Im Laufe eines Projekts werden beständig Entscheidungen getroffen. Wie dies von statten geht, legt die Projektorganisation fest. Sie weist den einzelnen Projektbeteiligten Verantwortungen, Zuständigkeiten und Befugnisse zu.

Jede Entscheidung muss einen definierten Prozess durchlaufen. In den Meilensteinen eines Projekts sind Entscheidungen bereits im Vorhinein definiert. Es wird festgelegt, wer worüber entscheiden wird und aufgrund welcher Kriterien und Informationen dies geschehen wird.

Ebenfalls institutionalisiert ist in der Regel der Entscheidungsprozess im Konfigurationsmanagement, wobei hier die Entscheidungen nicht bereits zu Beginn des Projekts bekannt sind, sondern sich erst aus den konkreten Erfahrungen des Projekts in Änderungsanträgen niederschlagen,. Diese werden nach den Regeln des anzuwendenden Änderungssteuerungssystems behandelt.

Oberstes Entscheidungsgremium innerhalb eines Projekts ist der Lenkungsausschuss, in dem wiederum das Votum des (internen oder externen) Auftraggebers den Ausschlag gibt.