Verantwortungsbereiche und Aufgaben des Projektleiters
Der Projektleiter ist eine vom Auftraggeber (zum Beispiel Geschäftsführung, externer Auftraggeber) für die Dauer des Projekts ernannte Person, die mit zahlreichen Verantwortlichkeiten ausgestattet ist. Die Aufgaben und Kompetenzen hängen immer individuell vom Projekt, der Firmenstruktur oder auch vom Auftraggeber ab. Die folgende Aufzählung geht von einer Matrix-Projektorganisation aus, in der der Projektleiter nur fachliche Kompetenz hat.
Der Verantwortungsbereich des Projektleiters umfasst
- Kostenüberwachung und Budgeteinhaltung
- Termineinhaltung
- Sachzielerreichung
- Konfliktmanagement
- die fachliche und sachliche Verantwortlichkeit für das Projektteam
- die Steuerung der Projektaktivitäten
- die Einhaltung der Richtlinien, Verfahrens- und Arbeitsanweisungen
- die Kommunikation innerhalb des Teams und mit dem Auftraggeber
- die Vorbereitung und Durchführung von Projektbesprechungen und die Erstellung und Aktualisierung des Projektplans.
Zu den Aufgaben des Projektleiters gehört
- die Mitwirkung bei der Zieldefinition
- die Benennung von Stellvertretern
- die Koordination des Teams
- die Mitwirkung bei der Teamzusammensetzung
- die Aufgabenverteilung innerhalb des Teams
- die Überwachung der Projektfortschritte
- die Definition der Projektmeilensteine
- die laufende Kontrolle, ob Kostenrahmen und Termine eingehalten werden
- die Repräsentation des Projekts nach außen
- für die erforderliche Abstimmung intern und extern zu sorgen
- das Veranlassen von notwendigen Schulungsmaßnahmen
- der Abruf der Entscheidungs- und Abstimmungsinstanz bei Bedarf
- das Erstellen von Projektstatusberichten
- die Projektdokumentation und Unterlagenverwaltung
- die Projektnachkalkulation.
Persönliche Anforderungen an den Projektleiter
Die Aufgaben und die Verantwortlichkeiten stellen eine Vielzahl von Anforderungen an den Projektleiter, die dieser idealerweise mitbringen sollte:
- Fachliche Kompetenz
- Führungskompetenz
- Soziale Kompetenz
- Kommunikative Fähigkeiten
- Motivationsfähigkeit
- Delegationsbereitschaft
- Kooperationsbereitsschaft
- Erkennen von Zusammenhängen
- Organisationstalent
- Wirtschaftliches und unternehmerischen Denkvermögen
- Eigeninitiative
- Kreativität
- Entscheidungsfreude
- Verhandlungsgeschick
- Durchsetzungsvermögen
- Dynamik
Da der Projekterfolg ganz entscheidend von der Persönlichkeit des Projektleiters abhängt, sollte die Unternehmensleitung darauf ganz besonderes Augenmerk legen. Um Missverständnisse von vornherein auszuschließen, muss immer feststehen, ob der Projektleiter nur fachliche oder auch disziplinarische Weisungsbefugnis bekommt.
Mindestkompetenzen
Für eine reibungslose Durchführung des Projekts benötigt der Projektleiter allerdings gewisse Mindestkompetenzen:
- Er darf bei der Zieldefinition für das Projekt mitwirken.
- Er erhält ein Mitspracherecht bei der Bestimmung der Fachverantwortlichen.
- Er hat ein projektbezogenes Informations-, Weisungs-, und Entscheidungsrecht.
- Er darf Teilaufgaben zur weiteren Bearbeitung freigeben.
- Er ist berechtigt, Projektergebnisse zu akzeptieren oder abzulehnen.
Das Projektteam
Das Team, das an einem Projekt arbeitet, setzt sich im Regelfall zusammen aus
- dem Projektleiter
- ständigen Projektmitgliedern
- zeitweiligen Projektmitgliedern
- Personen oder Firmen, die Dienstleistungen für das Projekt erbringen
Darüber hinaus spricht man von geschlossenen oder offenen Projektgruppen. Bei einer geschlossenen Projektgruppe handelt es sich um eine feste Anzahl von Mitarbeitern, die von Anfang bis Ende des Projekts dabei sind. Bei offenen Projektteams wechseln die Projektmitarbeiter je nach Projektstatus. Zum Beispiel kann die Mitarbeit von Programmieren im Projektteam nur in einer bestimmten Phase notwendig sein.
