Einführung in das Projektmanagement

Teil 5:
Projektplanung
Ein Projekt steht und fällt mit der richtigen Planung. Im letzten Teil der Einführungsserie in das ProjektmanagementProjektmanagementProjektmanagement ist die Anwendung eines Projektmanagementsystems auf ein Projekt durch den Projektleiter bzw. durch die Projektleiterin sowie weitere Projektbeteiligte . erfahren Sie, wie Sie ein Projekt zielgerichtet planen und welche Techniken und Hilfsmitteln Ihnen dafür zur Verfügung stehen. Die 21 Schritte des Projekterfolgs fassen übersichtlich die einzelnen Schritte innerhalb eines Projektablaufs zusammen.

 

Einführung in das Projektmanagement

Teil 5:
Projektplanung
Ein Projekt steht und fällt mit der richtigen Planung. Im letzten Teil der Einführungsserie in das ProjektmanagementProjektmanagementProjektmanagement ist die Anwendung eines Projektmanagementsystems auf ein Projekt durch den Projektleiter bzw. durch die Projektleiterin sowie weitere Projektbeteiligte . erfahren Sie, wie Sie ein Projekt zielgerichtet planen und welche Techniken und Hilfsmitteln Ihnen dafür zur Verfügung stehen. Die 21 Schritte des Projekterfolgs fassen übersichtlich die einzelnen Schritte innerhalb eines Projektablaufs zusammen.

 

Unter ProjektplanungProjektplanungProjektplanung ist der Prozess, Ablauf, Umfang, Kosten, Ressourcen, Qualität und andere Aspekte eines Projekts zu planen. versteht man die systematische Informationsgewinnung über den künftigen Ablauf des Projekts und die gedankliche Vorwegnahme des notwendigen Handelns im Projekt. Grundsätzlich steht und fällt erfolgreiche Projektarbeit mit der sorgfältigen, zielgerichteten Planung. Es gibt das geflügelte Wort: "Wenn Sie beim Planen versagen, planen Sie Ihr Versagen". Der Projektplan legt die Sollvorgaben fest, anhand derer später die Projektüberwachung und -steuerung den Soll/Ist-Vergleich macht, Abweichungen erkennt und Korrekturmaßnahmen einleitet.

Planen bedeutet unter anderem, auf Erfahrungen zurückzugreifen. Gerade das aber ist bei neuen Projekten nur bedingt möglich. Die Gefahr, FehlerFehlerFehler sind unvermeidlich bei Projekten. Andererseits ist das Ziel des Projektmanagements und insbesondere des Qualitätsmanagements, Fehler zu verhindern. Aus Sicht des Qualitätsmanagements stellt ein Fehler eine "Nichtkonformität" dar, die unverzüglich behoben werden muss und deren Ursache abzustellen ist. Aus Sicht des Projektmanagements stellt ein Fehler hingegen eine Möglichkeit dar, neue Erkenntnisse zu gewinnen. zu machen, ist groß. Eine besonders gründliche Vorgehensweise wird daher nötig. Es empfiehlt sich, folgende Aspekte zu berücksichtigen:

Bei der Gliederung von Projekten existieren zwei Gliederungsmöglichkeiten: Die Top-Down-Methode und die Bottom-Up-Methode. Je nach ProjektartProjektartAuch wenn alle Projekte in vielen Punkten gleiche Eigenschaften haben, so gibt es doch unterschiedliche Klassen von Projekten. Die ICB führt als Klassifizierungsmerkmale für Projekte neben der Projektart auch die Auftragsart (intern/extern) und die räumliche Ausdehnung (regional, national, international) an. Häufig ist auch eine Unterscheidung nach Projektbudget anzutreffen: Auftrag, Kleinprojekt, Projekt, Großprojekt. Die Grenzen zwischen diesen Bezeichnungen hängen vom jeweiligen Unternehmen ab. und bereits begonnener Planung sollte sich der Verantwortliche für eine der beiden Techniken entscheiden.

Top-Down-Methode

Bei dieser Methode beginnt der Projektplaner mit der GrobplanungGrobplanungDie Grobplanung ist der erste Schritt der Top-Down-Planung. In ihr werden Phasen, Meilensteine und das Projektbudget festgelegt. Ebenso werden Projektgegenstand, Projektziel und Projektergebnis mit ihren wesentlichen Eigenschaften spezifiziert. Die Grobplanung dient dazu, zunächst die Chancen zur Verwirklichung des Projekts bestimmen zu können, bevor weiterer Arbeitsaufwand für die Detailplanung entsteht. (Top = Oben). Anschließend wird jeder Teilpunkt der Grobplanung weiter unterteilt, bis am Ende die einzelnen Vorgänge (Down = nach unten) stehen. Hier schafft der Planer zuerst das Gliederungsgerüst, das er anschließend mit Vorgängen füllt.

Bottom-Up-Methode

Diese Methode funktioniert genau umgekehrt, also von unten nach oben. Sie ist sinnvoll, wenn bereits alle oder fast alle Einzelvorgänge als ungeordnete Liste bekannt und vorhanden sind. Hier muss der Verantwortliche dann nur noch eine Gliederungsstruktur für den Ablauf der Vorgänge suchen. Das Gliederungsgerüst entsteht aus den einzelnen vorhandenen Vorgängen. Häufig sind weitere Zusatzgliederungen notwendig, etwa nach Abteilungen, Kostenstellen oder Produktarten.

Planungsarten

Folgende Einzelpläne sind notwendig und müssen in einem Projektplan dokumentiert werden:

  • Strukturplan: Wie ist das Projekt strukturiert?
  • Ablaufplan: Wie soll das Projekt ablaufen?
  • Terminplan: Welche Termine gelten für das Projekt?
  • Kapazitätsplan: Welche Ressourcen sind erforderlich?
  • Kostenplan: Welche Kosten erfordert das Projekt?

Projektplanungstechniken und -instrumente

In diesem Kapitel erfahren Sie die gebräuchlichsten Methoden der Projektplanung.

ProjektstrukturplanProjektstrukturplanEin Projektstrukturplan ist die vollständige hierarchische Darstellung aller Aufgaben eines Projekts . Häufig wird hierfür die Visualisierung in Form eines Baumdiagramms gewählt. (Gliederung)

Eine sinnvolle ProjektstrukturierungProjektstrukturierungDie Strukturierung einer großen Aufgabenstellung in einzelne Elemente ist Ausgangspunkt jeglicher Projektplanung. Neben dem Begriff " Projektstrukturierung " findet man hierfür auch "Projektstrukturplanung" sowie "Projektgliederung", also die Gliederung eines Projekts in Teilprojekte, Sammelvorgänge und Einzelvorgänge, ist Voraussetzung für eine transparente Projektplanung und Projektüberwachung. Das wirkungsvollste Instrument dafür ist der Projektstrukturplan (PSP). Im Englischen heißt dieses Verfahren Work Breakdown Structure (WBS).

Es gibt objektorientierte und funktionsorientierte Projektstrukturpläne. Mit einem funktionsorientierten PSP ist die Planung anhand von Vorgängen gemeint, mit "objektorientiert" die Planung anhand von Lösungen. Beim Bau eines Hauses würde der Planer die Phase "Fundament graben" im objektorientierten PSP als "Fundament" bezeichnen, im funktionsorientierten PSP als "Fundamentieren".

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Fortsetzungen des Fachartikels

Teil 1:
Projektarbeit auf der Überholspur
Projektarbeit hat sich seit Jahren etabliert, nicht nur in der Software-Branche. Doch was ist eigentlich ein Projekt? Und welche Merkmale zeichnen ein Projekt aus?

 

Teil 2:
Merkmale

Was ist Projektmanagement und wofür wird es gebraucht? Die Autorin definiert in dieser Einführungsreihe die verschiedenen Arten des Projektmanagements. Ferner definiert Sie Gründe und die einzelnen Phasen im Projektmanagement.

Teil 3:
Projektorganisation

Mögliche Organisationsformen im Projekt und die Merkmale einer Projektorganisation werden in Teil 3 behandelt.

Teil 4:
Verantwortungsbereiche und Aufgaben des Projektleiters

Das Thema dieses Beitrags sind die Anforderungen an Projektleiter und über welche Mindestkompetenzen ein Projektleiter verfügen muss.