Was ist Projektmanagement?

Laut Definition nach DIN 69 901 ist mit Projektmanagement die Gesamtheit von Führungsaufgaben, Führungsorganisation, Führungstechniken und Führungsmitteln für die Abwicklung eines Projekts gemeint. Mit anderen Worten: Projektmanagement ist die Gesamtheit der Elemente, die zur Abwicklung eines Projekts nötig sind. Es soll sicherstellen, dass vereinbarte Ziele im Rahmen der personellen, technischen, terminlichen und finanziellen Rahmenbedingungen erreicht werden. Die wesentlichen Elemente des Projektmanagements sind:

• die Projektorganisation (Aufbau und Ablauf) 
• die Projektlenkung (Planung, Steuerung, Kontrolle) 
• Instrumente (Methoden, Verfahren, Werkzeuge) 
• Führungsfunktionen und Führungsgrundsätze 

Fachleute unterscheiden außerdem zwischen operativem und strategischem Projektmanagement.

Operatives Projektmanagement

Das operative Projektmanagement beschäftigt sich mit allen Fragen, Problemen und Aufgabenstellungen des Managements, sofern diese Aufgaben als "Projekte" definiert werden. Das operative Projektmanagement entspricht also der Definition nach der DIN-Norm. Deshalb sprechen die Fachleute dabei vom klassischen oder auch ausführenden Projektmanagement.

Strategisches Projektmanagement

Diese Art des Projektmanagements ist wesentlich umfassender. Sie geht der Frage nach, wie sich Projektmanagement als grundsätzliches Führungsinstrument in die spezifische Unternehmens- und Führungsorganisation der jeweiligen Firma einbinden läßt. Das strategische Projektmanagement stellt ein Bindeglied dar zwischen strategischen Unternehmenszielen und dem operativen Projektmanagement, also der Umsetzung strategischer Ziele in operative Projektziele. Strategisches Projektmanagement schafft damit den Rahmen, in dem eine Vielzahl von Projekten nach klar definierten Regeln effizient abgewickelt werden kann.

Wozu Projektmanagement?

Schwerfällige Organisationen

Das Ergebnis einer Umfrage Mitte der 90er Jahre wirft ein bezeichnendes Licht auf die Schwachstellen im Gesamtablauf. Sowohl bei Kundenaufträgen als auch bei firmeninternen Problemlösungen wurde folgendes bemängelt:

• Bestehende Organisationen sind zu umständlich und zu schwerfällig, um auf organisationsübergreifende Problemstellungen zu reagieren. 
• Ziele werden durch das unstrukturierte Vorgehen und die unklaren Kompetenzen nicht erreicht. 
• Durch die Entscheidungsprobleme innerhalb der Hierarchie im Unternehmen kann niemand flexibel reagieren. Die Gruppenbildung funktioniert nicht. 
• Mitarbeiter sind in Organisationsabteilungen verankert und fühlen sich nicht zuständig oder haben keine Kapazitäten frei. 

All diese Gründe sprechen für Projektmanagement, um Aufgaben zu bewältigen.

Projektkonflikte

Ein großer Teil der Arbeit besteht darin, Konflikte, die sich aus den unterschiedlichen Zielsetzungen ergeben, zu bewältigen.

Nur selten gehen Projekte ganz ohne Ärger über die Bühne. Hier einige Beispiele:

• Weil Projektmitarbeiter krank werden, kann das Team sein Projekt nicht innerhalb der
  vorgesehenen Zeit abschließen (Terminzielverletzung). Überstunden würden Mehrkosten verursachen (Kostenzielverletzung). Änderte sich das Projektergebnis, dann würde sich automatisch das Sachziel verändern. 
• Während des EDV-Entwicklungsprojekts entstehen zusätzliche Wünsche der Abnehmer über die Funktionalität der Software, die das Team erarbeitet (Sachzieländerung). Die Kosten verändern sich, und ohne zusätzliches Personal entsteht Termindruck. 
• Um Konflikte zu vermeiden, müssen die zuständigen Führungspersonen alle Projektziele exakt definieren. Auf diesem Wege kann die Überwachung während des Projektablaufs besser und genauer ausfallen. 
• Die Aufgabe des Projektmanagements ist es auch, bei allen Konflikten zu entscheiden, in welchen Zielarten Veränderungen, Kürzungen oder Erweiterungen möglich sind. 
• Zudem besteht die Möglichkeit, die Veränderungen auf mehrere Zielarten zu verteilen. Schlimmen Auswirkungen einer Krankheit zum Beispiel kann das Team durch Überstunden, Überlappung der Arbeitsschritte und eventuell eine Terminverschiebung entgegensteuern. 

Zwar sind Konflikte teilweise vermeidbar. Es liegt aber in der Natur des Projektgeschäfts, dass das nicht immer möglich ist. Viele Konflikte sind nicht vorhersehbar. Richtig mit Konflikten umzugehen ist eine der Hauptaufgaben in Projekten. Hier ist vor allem die fachliche und soziale Kompetenz des Projektleiters gefordert.

Phasen im Projektmanagement

Ein Projekt läßt sich in verschiedene Phasen unterteilen. Je nach Projektgröße oder Projektart spielen bestimmte Phasen keine oder nur eine untergeordnete Rolle.