Die Auswahl des Projektverantwortlichen und der Projektmitglieder ist von wesentlicher Bedeutung für den Erfolg eines Projekts. Auch eine Entscheidung über die Organisationsform des Projekts muss vorliegen.

Mögliche Organisationsformen

Folgende Organisationsformen bieten sich grundsätzlich an:

• Reine Projektorganisation
  Häufig wird diese Organisationsform bei sehr großen Projekten eingesetzt.
  Das Projektteam wird eigens aus den Linienorganisations-Abteilungen heraus gegründet. Die Projektmitarbeiter sind dem Projektleiter unterstellt. Dieser besitzt volle Entscheidungsbefugnis und hat die Verantwortung für das Projekt.

  Vorteile: Der Projektleiter hat alle Kompetenzen. Dadurch ist die Verantwortung eindeutig geregelt und das Projekt kann effizient ablaufen. Bei Konflikten können diejenigen, die dann vermitteln müssen, schnell reagieren, da die Kommunikationswege kurz sind. Alle Projektmitglieder identifizieren sich stark mit dem Projekt. Eine Konsequenz ist hohe Motivation.

  Nachteile: Beim Zusammenstellen der Projektmitglieder ist der Projektleiter von der Kooperationsbereitschaft der Linienorganisation abhängig. Die Ersatzmitarbeiter für die definierten Projektmitglieder müssen bestimmt werden. Bei der Reintegration der Projektmitarbeiter nach Abschluß des Projekts in die Linienorganisation kann es zu Problemen kommen. Das heißt: Einerseits entsteht auf seiten des Projekts ein Know-how-Verlust. Andererseits haben die ehemaligen Projektmitglieder häufig Probleme, sich wieder in die Linienorganisation einzuordnen. Zusätzlich besteht die Gefahr, dass das Team isoliert dasteht und es an der Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen mangelt.

• Projektkoordination
  Die funktionale Organisationsstruktur bleibt bei diesem Ansatz erhalten. Sie wird lediglich durch eine Stabsfunktion, einen Projektkoordinator, ergänzt. Der Projektkoordinator besitzt aber nur beratende Funktion.

  Vorteile: Ein hohes Maß an Flexibilität hinsichtlich des Personaleinsatzes, da die Mitarbeiter in verschiedenen Projekten gleichzeitig eingesetzt werden können.
  Der Austausch von Informationen und Erfahrungen funktioniert relativ einfach.
  Es sind meist keine organisatorischen Umstellungen erforderlich.

  Nachteile: Niemand fühlt sich für das Gesamtprojekt verantwortlich. Die Reaktionszeit bei Störungen ist lang. Es bestehen Schwierigkeiten, über die Abteilungsgrenzen hinweg gemeinsam zu Lösungen zu kommen, weil sich niemand zuständig fühlt.

• Matrixorganisation
  Diese Form stellt eine Mischung aus reiner Projektorganisation und der Projektkoordination aus der Linienorganisation dar. Ein wesentliches Merkmal ist, dass die Verantwortung auf die Abteilungsleiter und Projektleiter aufgeteilt wird. So bekommt der Projektleiter zwar die volle Projektverantwortung übertragen, aber nicht die volle Weisungsbefugnis für die Projektmitarbeiter. Diese bleiben in ihren Linienorganisationsabteilungen und werden nur zeitweise in ein Projektteam eingegliedert.

  Vorteile: Das Personal ist flexibel einsetzbar. Dadurch kann das Unternehmen Spezialwissen gezielt einsetzen und weitergeben. Die Folge ist auch ein Synergieeffekt, weil Mitarbeiter aus unterschiedlichen Abteilungen zusammenwirken. Ferner entsteht eine größere Sicherheit für die Projektmitarbeiter, da sie nicht aus der Linienorganisation herausgelöst werden. Das heißt, die Mitarbeiter bekommen keine Probleme, nach Projektende wieder in ihre ursprüngliche Abteilung integriert zu werden. Die Verantwortung wird nach Projektverantwortung und Fachverantwortung geteilt.

  Nachteile: Kompetenzkonflikte zwischen der Linienorganisation und dem Projektleiter hinsichtlich Prioritäten und Ressourcen können auftreten, bezogen auf die zu erledigenden Projektaufgaben und das zu erledigende Tagesgeschäft. Mitarbeiter geraten dadurch häufig in einen Konflikt. Denn sie sind einerseits an den Linienverantwortlichen gebunden. Das bedeutet, sie müssen ihr Tagesgeschäft erledigen. Andererseits sind sie in die Projektorganisation eingebunden. Die Projektvorgänge müssen demnach innerhalb einer bestimmten Zeit erledigt werden.

Merkmale einer Projektorganisation

• Verschiedene Merkmale kennzeichnen die Projektorganisation: 
• Die Lebensdauer der Organisation ist auf die Projektdauer begrenzt. 
• Mitglieder des Projektteams werden (teilweise) von anderen Aufgaben freigestellt.
  Die hierachische Stellung im Projektteam ist unabhängig von der betrieblichen Position. 
• Die qualitative und die quantitative Zusammensetzung des Teams kann sich im Verlauf des Projekts ändern.