Egal ob ein Flughafen gebaut wird oder ein Unternehmen eine bestimmte Strategie umsetzt, ein neues Produkt entwickelt oder ein EDV-System einführt: Fast alle Vorhaben in Wirtschaft, öffentlicher Verwaltung, Forschung und Politik werden heute in Form von Projekten verwirklicht. Auch kleinere, interne Aufgabenstellungen realisieren die Unternehmen in Projektteams. Besser bewältigen lassen sich mit Hilfe von Projektarbeit vor allem komplexe interdisziplinäre Probleme.
Die Zahl der Projekte ist in den letzten Jahren rapide angestiegen. Projektmanagement ist aber kein Wundermittel. Vielmehr ist es ein hochkomplexes Werkzeug, das es richtig anzuwenden und einzusetzen gilt. Die kritischen Faktoren in Projekten sind oft die Menschen selbst. Denn ein erfolgreiches Projekt zu managen, hängt vor allem davon ab, ob die Firma einen sozial kompetenten Projektleiter einsetzt und die Teammitglieder gut zusammenarbeiten.
Die Definition des Begriffs "Projekt" klingt zunächst einmal etwas theoretisch. Laut DIN 69 901 ist ein Projekt "ein Vorhaben, das im wesentlichen durch eine Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist". Besser verständlich wird sie, wenn man sich die konkreten Bedingungen ansieht, die ein Projekt als abgrenzbare Einheit mit bestimmten Eigenschaften kennzeichnen.
Diese Bedingungen, die ein Projekt ausmachen, lauten wie folgt:
Anders ausgedrückt: Projekte sind zeitlich begrenzte Vorhaben, die abgeschlossen sind, sobald ein Ziel erreicht ist. Ein Projekt besteht aus mehreren, miteinander verbundenen Aktivitäten, auch Tasks oder Vorgänge genannt. Sie müssen ausgeführt werden, um ein bestimmtes Ziel oder Teilziele zu erreichen. Dazu muss das Team diese Vorgänge in einer bestimmten Reihenfolge (Priorität) mit Hilfe der zugewiesenen Ressourcen wie Personen und Arbeitsmittel so abarbeiten, dass die Projektleitung die vorgegebenen Rahmenbedingungen wie Zeit, Budget und Ergebnis einhalten kann.
Ziel des Projekts und damit die Vorgabe des Projektleiters ist es, das gewünschte Ergebnis innerhalb dieser Rahmenbedingungen zu erreichen.
Projektstart und Projektende müssen eindeutig definiert sein. Die zeitliche Abgeschlossenheit bedeutet nicht immer, dass genaue Datumsangaben festgelegt werden müssen, sondern ist an Ereignisse geknüpft.
Ein Beispiel: Das Projekt "Einführung eines neuen EDV-Systems" ist dann abgeschlossen, wenn es der Auftraggeber abgenommen hat.
Das Projektziel muß exakt und eindeutig formuliert sein. Es gibt verschiedene Kategorien von Zielen:
Sonderziele: Damit sind Nebenbedingungen gemeint, die während des Projekts eingehalten werden müssen, zum Beispiel eine maximale Anzahl von Projektmitarbeitern. Es kann sich aber auch um übergeordnete Unternehmensziele handeln. Beispielsweise soll der Unternehmensfluktuation entgegen gewirkt werden, indem Mitarbeiter in Projekten nicht zu starker Überforderung ausgesetzt werden.
Ein Projekt grenzt sich deutlich gegenüber der täglichen Routinearbeit ab. Mit Einmaligkeit ist in diesem Zusammenhang gemeint, dass sich das Projekt hinsichtlich Zielsetzung und Häufigkeit des Einsatzes seiner Mitarbeiter aus dem üblichen Tagesgeschäft hervorhebt.
