"Vorbereiten eines Projekts" ist ein Prozess, der in der gemeinsamen Verantwortung der Linien- und Projektorganisation liegt und den PRINCE2 deshalb nicht zum Projekt selbst zählt. Das Projekt beginnt gemäß PRINCE2 erst dann, wenn der Lenkungsausschuss die Initiierungsphase freigibt.

Gestartet wird "Vorbereiten eines Projekts" durch das sog. "Projektmandat", d.h. einer Anweisung der Geschäftsführung oder des Programm-Managements, ein bestimmtes Projekt vorzubereiten. Bei PRINCE2 müssen Projekte – auch im Vorfeld – obligatorisch durch eine übergeordnete Autorität angestoßen werden. Initiativen von Mitarbeitern, die nicht befugt sind, über den Ressourceneinsatz der Organisation zu entscheiden, sind demzufolge gemäß PRINCE2 keine Projekte.

Tätigkeiten im Prozess "Vorbereiten eines Projekts"

Wesentliche Tätigkeiten des Prozesses sind:

• Die Trägerorganisation ernennt den Auftraggeber des Projekts als Vertreter ihrer Interessen im Projekt.
• Der Auftraggeber ernennt den Projektmanager.
• Der Projektmanager legt das Projekttagebuch und das Erfahrungsprotokoll an. Er erfasst vorhandene Erfahrungen, die für das Projekt relevant sein können.
• Der Projektmanager erstellt den Entwurf des Business Cases, die Beschreibung des Projektendprodukts und den Projektlösungsansatz.
• Der Projektmanager definiert die Struktur des Projektmanagementteams und erstellt dessen Rollenbeschreibungen.
• Der Projektmanager stellt diese Dokumente in der sog. Projektbeschreibung zusammen und ergänzt sie mit der Projektdefinition.
• Der Projektmanager erstellt den Plan für die Initiierungsphase.
• Der Projektmanager übergibt die Projektbeschreibung und den Plan für die Initiierungsphase an den Lenkungsausschuss und empfiehlt diesem entweder die Initiierung des Projekts freizugeben oder das Projekt abzulehnen.

An den Prozess "Vorbereiten eines Projekts" schließt unmittelbar der Prozess "Lenken eines Projekts" (Directing a Project, DP) an.

Erläuterungen und Kommentar

Es ist ein Spezifikum von PRINCE2, in seinem Prozessmodell einen Prozess explizit als nicht zum Projekt selbst gehörig auszuweisen. Der Vorteil dieser Konstruktion ist, dass PRINCE2 dadurch eine organisatorische Einbettung von Projekten in die Trägerorganisation erzwingt: Nur Personen mit den entsprechenden Befugnissen können überhaupt ein Projekt anstoßen. Nachteilig erscheint auf den ersten Blick, dass dadurch eine Grauzone mit nicht eindeutig definierten Zuständigkeiten im Lebenszyklus eines Projekts geschaffen wird. Aber sobald die Trägerorganisation über ein Programm-Management verfügt, ist diese Grauzone beseitigt, da dann das Projektmandat in definierter Qualität durch das Programm-Management erstellt wird und das Programm alle Rahmenbedingungen für das Projekt vorgibt.

Die "Initiating Process Group" im Prozessmodell des PMBOK Guides enthält zwar eine ähnliche Aufgabenstellung wie "Vorbereiten eines Projekts", allerdings wird dort bereits die Entscheidung über das Projekt oder eine Projektphase vorbereitet, indem der Project Charter (d.h. der Projektauftrag) erstellt wird.

Die Projektmanagementphase der DIN 69901-2 "Initialisierung" deckt sich teilweise mit "Vorbereiten eines Projekts", da dort z.B. die Projektziele zuerst skizziert werden. Dies entspricht in etwa dem Entwurf des Business Cases. Allerdings erfüllt die Projektmanagementphase "Initialisierung" gem. DIN 69901-2 nicht in gleicher Weise die Schnittstellenfunktion zwischen Trägerorganisation und Projekt, wie dies bei "Vorbereiten eines Projekts" der Fall ist.