Projekte verändern nicht nur die Arbeitsbedingungen aller Beteiligten und Betroffenen, sie erweitern auch den Horizont. Dies durfte ich in einem meiner letzten Projekte feststellen. Die Verfügbarkeit von Projektdokumenten für alle Projektbeteiligten hielt ich für eine Selbstverständlichkeit – tatsächlich sind Dokumente jedoch nur dann für alle gleichermaßen zugänglich, wenn sie auch die speziellen Anforderungen von Menschen mit Behinderungen erfüllen.

Wie ich erst nach einigen Wochen erfuhr, war einer unserer wichtigen Stakeholder schwer sehbehindert. Bei einem Dienstleister im Projekt waren zudem einige blinde Entwickler beschäftigt. Bemerkt habe ich dies jedoch nicht, da wir keine Videokonferenzen mit Bildübertragung nutzten. Für Menschen mit einer körperlichen oder Sinnesbeeinträchtigung (z.B. mit eingeschränkten motorischen Fähigkeiten oder wie in meinem Projekt mit einer Sehbehinderung) können digitale Dokumente durch technische Hilfsmittel zugänglich gemacht werden. Zu diesen Hilfsmitteln zählen u.a. die Bildschirmvorlesefunktion ("Screen Reader") und die Steuerung per Sprache.

Seit dieser Erkenntnis befasse ich mich damit, wie ich Protokolle, Dateien und Präsentationen für alle Projektbeteiligten besser nutzbar machen kann. Die MS-Office-Produkte Word, Excel und PowerPoint werden in vielen Projekten als Arbeitsmittel verwendet. Die folgenden Tipps gelten jedoch auch für andere Office-Produkte wie Libre Office etc. Sie alle bieten gute Möglichkeiten, Projektdokumente ohne großen Aufwand so zu gestalten, dass jeder und jede mit ihnen arbeiten kann.

Digitale Barrierefreiheit

Der Oberbegriff für dieses Ziel lautet "digitale Barrierefreiheit" (Accessibility): Digitale Angebote wie Websites, elektronische Dokumente, Software und mobile Anwendungen sollen für Menschen mit Beeinträchtigungen ohne Hindernisse erreichbar und bedienbar sein. Dafür müssen beispielsweise digital verfügbare Dokumente mithilfe einer Vorlesefunktion dieselben Informationen vermitteln, wie ohne diese Funktion. Auch ein Manövrieren in diesen Dokumenten über die Tastatur oder Sprachsteuerung sollte genauso möglich sein, wie die Bedienung per Maus (weitere Informationen zum Thema "Digitale Barrierefreiheit" bietet das Bayerische Staatsministerium für Familie, Arbeit und Soziales, siehe Literatur).

Strukturieren Sie Ihre Office-Projektdokumente

Ich habe festgestellt, dass mir einige wenige Grundsätze genügen, um ein Dokument schon bei der Erstellung wesentlich barriereärmer zu gestalten. Diese lassen sich kurz zusammenfassen:

1. Vermeiden Sie leere Felder und unnötige Absätze, um die Lesbarkeit für die Vorlesefunktion zu erhöhen.
2. Nutzen Sie Standardformatierungen in Office, um dem Dokument eine Struktur zu geben.
3. Setzen Sie Titel und alternative Texte ein, um den Informationsgehalt von Grafiken und Tabellen für alle zugänglich zu machen.
4. Verwenden Sie möglichst kontrastreiche, dunkle Farben, um auch Projektbeteiligten mit einer Sehbehinderung das Lesen des Dokuments zu ermöglichen.

Tipp 1: Leere Felder und unnötige Absätze vermeiden

Dies ist wichtig, um das Vorlesen eines Textes flüssiger zu gestalten, sodass sich der Nutzer besser auf den Inhalt konzentrieren kann. Die Lesbarkeit erhöht sich dadurch deutlich.

• Word: Verzichten Sie in Word auf Leerzeilen oder hintereinander ausgeführte Tabs. Nutzen Sie stattdessen Absatzformatierungen, um zwischen den Absätzen Abstände einzurichten. Verwenden Sie feste Tabulatoreinstellungen.
• Excel: Verzichten Sie in Excel auf leere Zeilen und beginnen Sie Tabellen in der Zelle A1. Vermeiden Sie Spalten ohne Überschrift, da diese beim Vorlesen unnötige Länge erzeugen und die Orientierung im Dokument erschweren.
• PowerPoint: Verwenden Sie auch in PowerPoint keine Leerzeilen und mehrfache Tabs, sondern Abstände innerhalb der Absätze und feste Tabulatoreinstellungen.

Tipp 2: Standardformatierungen nutzen

Mit Standardformatierungen strukturierte Projektdokumente sind für technische Hilfsmittel (Vorlesefunktion, Sprachsteuerung etc.) leichter erfassbar. Sie geben Orientierung und ermöglichen dem Nutzer, schnell zu gesuchten Inhalten im Dokument zu gelangen.