Kostenüberlegungen stehen (neben der Termintreue und Leistungserzielung) im Zentrum der ProjektplanungProjektplanungProjektplanung ist der Prozess , Ablauf, Umfang, Kosten, Ressourcen, Qualität und andere Aspekte eines Projekts zu planen. und -durchführung. Da Projekte möglichst preiswert abgewickelt werden sollen, bekommen Projektleiter immer wieder die Aufgabe, die Kosten weiter zu reduzieren. Im Folgenden werden Ihnen ein paar Möglichkeiten vorgestellt, Kosten einzusparen.

Nicht um jeden Preis!

Sie haben das Projekt kalkuliert, das Budget ist vereinbart. Es würde einen schlechten Eindruck vermitteln, wenn Sie die Kürzung problemlos umsetzen. Damit hätten Sie zugegeben, dass Ihre ursprüngliche KalkulationKalkulationKalkulation ist die Strukturierung, Schätzung und Berechnung von Kosten und Preisen für einen definierten Leistungsumfang. zu großzügig ist. Machen Sie demjenigen, der von Ihnen die Kostenreduktion fordert, deshalb die Konsequenzen deutlich: angemessene Reduktion des gesamten Liefer- und Leistungsumfangs, evtl. Verlängerung der ProjektdauerProjektdauerProjektdauer ist der in Einheiten der Arbeitszeit gemessene Zeitraum zwischen Projektstart und Projektende. Der Begriff " Projektdauer " wird in den Richtlinien und Normen für Projektmanagement nicht explizit definiert. Weiterhin wird der Begriff " Dauer " nicht einheitlich verwendet. Dauern können entweder in kalendarischen Einheiten (Tage, Wochen, Monate, Jahre) oder in Einheiten der Arbeitszeit (z.B. in Arbeitstagen) angegeben werden. Der PMBOK® Guide definiert "Dauer" eindeutig im Sinne von Arbeitszeit und grenzt sie von "elapsed time" (verstrichener Zeit) und "effort" ( Arbeitsaufwand ) ab., Verringerung der Qualität und des Umfangs der Projektergebnisse. Damit verschaffen Sie sich zumindest eine günstigere Ausgangsposition für die nachfolgenden Verhandlungen.

Einsparung je nach Projektart

Prinzipiell wird unterschieden zwischen PersonalkostenPersonalkostenMit Personalkosten werden betriebswirtschaftlich diejenigen Kosten bezeichnet, die durch den Einsatz von Arbeitnehmern im Unternehmen entstehen. Als Projektkostenart umfassen die Personalkosten alle Kosten, die durch die Bearbeitung von Projektaufgaben durch eigenes Personal auflaufen. (verschiedene Stundensätze z.B. für Entwicklung, Produktion, Montage) und Sachkosten (Reisen, Maschinen, Miete, Reparatur, Werkzeuge usw.). Je nach Art des Projekts ist die Verteilung zwischen Personalkosten und Sachkosten unterschiedlich: Bei Anlagenbauprojekten rechnet man mit ca. 30-40% Personalkosten und ca. 60-70% Sachkosten. Bei Produktentwicklungsprojekten ist die Verteilung eher umgekehrt. In Organisations- und Software-Entwicklungsprojekten machen die Personalkosten ca. 90% aus, die Kosten für Sachleistungen nur etwa 10%.

Grundsätzlich sollten Sie mit der Kostenreduzierung dort anfangen, wo die Kosten am höchsten sind und/ oder der ProjekterfolgProjekterfolgGrundsätzlich gilt ein Projekt als erfolgreich, wenn es seine Ziele (Ergebnis, Termintreue, Budgettreue) erreicht oder übertroffen hat. Neben diesen objektiv messbaren Kriterien hängt die Beurteilung des Projekterfolgs aber auch vom Standpunkt des jeweiligen Stakeholders ab. am wenigsten gefährdet ist.

Beispiele

Anlagenbauprojekte

Bei Anlagenbauprojekten geht es in erster Linie um die Sachkosten. Identifizieren Sie die Einsparungsmöglichkeiten, indem Sie z.B. folgende Fragen beantworten:

  • Was kann an Material gespart werden?
    Beispiele: Bei Kabelverlegungen können vielleicht die Wege optimiert werden, bei Autos lässt sich evtl. die Stärke des Blechs reduzieren. Ist es möglich, die Bedienungsanleitung zu kürzen oder sogar gleich auf die Verpackung zu drucken - technische Details werden dann auf der Firmenwebseite für den Kunden bereitgestellt.
  • Gibt es technische Lösungen, die sowohl in der Erstellung als auch später im Betrieb günstig sind?
    Beispiel: Ein Hersteller von Motorsägen hatte fünf Funktionen in seinen Produkten auf drei Produkteinheiten verteilt. Die Kosten betrugen 2,50 Euro pro Stück. Über eine Wertanalyse fanden die Entwickler heraus, dass diese fünf Funktionen in eine Komponente integriert werden konnten. Diese Lösung kostete nun nur noch 25 Cent pro Stück.
  • Kann das Projekt so abgewickelt werden, dass die Prozesskosten sinken?
    Beispiel: Wenn Sie eine Anlage von einem Ort zu einem anderen verlagern müssen, kann es teurer sein, die Anlage zu zerlegen und wieder aufzubauen, als sie mit entsprechendem Equipment anzuheben und als Ganzes zu transportieren.

Software-Projekte / Organisationsentwicklungsprojekte

Bei Organisationsentwicklungsprojekten (OE-Projekten) oder Software-Projekten steht der Personalbereich im Mittelpunkt.

Bei Software-Projekten ist zu prüfen:

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