Herr Aquila, im neuen Release Ihrer Planforge-Software bieten Sie erstmals ein Modul für Ideenmanagement an. Was war Ihre Motivation sich schwerpunktmäßig diesem Thema zu widmen?

Zum einen fragen wir unsere Kunden regelmäßig nach für sie spannenden Themen ab und da wurde dieses Thema verstärkt genannt. Zum anderen empfahlen uns führende IT-Analysten, wie Gartner, unsere Software mit Ideenmanagement abzurunden. Nicht zuletzt hatten wir das Thema schon länger auf unserer Entwicklungsagenda, doch anfangs passte das noch nicht zum Reifegrad des Projektmanagements bei vielen unserer Kunden. Unternehmen, die Projektmanagement einführen, wollen erst mal mit den Basisfunktionen wie Projektplanung, Ressourcenmanagement und Statusreporting starten.

Und jetzt schien die Zeit reif, auch den Weg von der Idee zum Projekt mit IT zu unterstützen?

So ist es. Dazu kommt, dass vor allem das Technologie-Business, in dem wir viele Kunden haben, immer schnelllebiger wird. Wir Mitteleuropäer haben leider nicht ganz zu Unrecht den Ruf, dass bei uns alles ein bißchen langsamer geht – Stichwort: Bürokratie. Da ist es umso wichtiger, dass frische Ideen professionell behandelt werden. Hier haben Unternehmen Gestaltungsfreiheit und damit eine gute Chance, schneller und besser zu werden.

Ideen als Geschäftsobjekte in die Projektprozesse integrieren

Lässt sich die Aufgabe der IT im Hinblick auf Ideenmanagements kurz zusammenfassen?

Ideenmanagement bedeutet Ideen zu sammeln, zu bewerten und die guten herauszufiltern. Die Entwicklung eines agilen Umgangs mit Ideen ist hauptsächlich eine Frage der Unternehmenskultur. Die IT hat wie so oft die Rolle des Enablers, also des Ermöglichers, indem sie komfortable Tools zur Verfügung stellt. Wir bei Planforge betrachten Ideen in unserem System als leichtgewichtigte Geschäftsobjekte, ähnlich wie wir das bereits mit Lessons Learned tun. Das heißt, ich kann sie erfassen, auswerten, analysieren und verknüpfen ohne dass die Information, wer wann was vorgeschlagen hat, verloren geht.

Was müssen die Ideengeber dafür tun?

Sie halten ihre Idee in einer Vorlage fest, die wir bewusst sehr einfach gehalten haben. Es hat nur wenige Felder für Titel, kurze Beschreibung, wesentliche Vorteile und Risiken, wobei bis auf den Titel nichts zwingend aufgefüllt werden muss. Zeitliche Einschränkungen zum Einreichen einer Idee gibt es nicht. Unsere generell dynamisch angelegte Projektsoftware gibt also auch hier keinen fixen Prozess vor, sie schafft Möglichkeiten. Zu dieser Offenheit gehört noch ein weiterer Punkt, der auf dem Feedback unserer allerersten Anwender basiert: „Tolles Modul, aber wir würden uns wünschen, dass jeder hier Ideen einbringen kann.“ Also nicht nur die Nutzer der Projektmanagement-Software, sondern auch die Kunden, Partner und Mitarbeiter mit ausschließlich Leseberechtigung. Dem haben wir nach kurzem Nachdenken zugestimmt und die Gratislizenzen entsprechend erweitert.

Wie wird der Umgang mit den Ideen strukturiert?

Da gibt es viele Möglichkeiten; das ist eine Frage der Konfiguration. In der Praxis fügt sich das Ideenmanagement gut in die im Portfolio schon angelegte Struktur ein. So lässt sich relativ einfach ein sinnvoller Prozess entwickeln. Eine tabellarische Übersicht zeigt, wo die Ideen herkommen. Die Kunden definieren die weiteren Rollen und Zuständigkeiten, also zum Beispiel, wer für die Analyse der Ideen verantwortlich ist.

Gibt es Empfehlungen für den zeitlichen Ablauf des Ideenmanagements?

Generell weiß man, dass ein direktes Reagieren auf neue Ideen normalerweise nicht möglich ist; dafür ist im Tagesgeschäft zu viel los. Deshalb werden in der Regel Fristen definiert, innerhalb derer die Ideen behandelt werden sollen. Oft ist das ein Zeitraum von einem Vierteljahr, weniger ist kaum zu schaffen.

Wie unterstützt die Software den Bewertungsprozess?

Wir haben unser vielen bereits vertrautes Bewertungssystem für Projekte als Basis für das Ideenmanagement verwendet und angepasst. Für die Auswertung lassen sich beliebig viele Kriterien definieren und einsetzen. Jeweils vier kann man sich in einem frei konfigurierbaren Bubble Chart optisch darstellen lassen. Um eine bereichsübergreifende Vergleichbarkeit herzustellen, sind diese Kriterien unternehmensweit einheitlich.

Viele Ideen für weitere Features

Was sieht die Software für den Weg nach der Entscheidung aus?

Da gibt es den Status, den die Anwender der Idee im Bewertungsprozess geben, also zum Beispiel „schnelle Umsetzung“, „baldige Umsetzung“ oder „vielleicht später“. Einer der Vorteile der Behandlung von Ideen als Geschäftsobjekte: Wenn aus einer Idee ein Projekt wird, dann bleibt die Verknüpfung dauerhaft erhalten. So sieht man später, was aus Ideen entstehen kann. Dasselbe gilt, wenn man die Idee nur mit einem spezifischen Teil eines Projekts verbindet, zum Beispiel mit einer Phase. In einem SAFe-Umfeld kann man die Idee gut mit einem SAFe-Epic verknüpfen, also jener Ebene, auf der die großen Business-Anforderungen verwaltet werden. Das ist in der agilen Community bereits auf reges Interesse gestoßen.

Gibt es weitere Ideen für künftige Weichenstellungen?

Ja, da steht einiges auf unserer Roadmap, zum Beispiel die Schnittstelle zu Jira. Auch die Verknüpfung mit den bei unseren Kunden sehr beliebten Lessons Learned lässt sich gut herstellen, sodass in Zukunft vielleicht ein schöner Kreislauf entsteht: Ideen führen zu Projekten, diese zu Lessons Learned und daraus entstehen wieder Ideen. Generell wollen wir unsere Kunden dabei begleiten, Schritt für Schritt ein lebendiges Ökosystem für Innovationsmanagement aufzubauen.

Rechnen Sie damit, dass auch Ihr neues Ideenmanagement-Modul eine eigene Dynamik entwickelt?

Tatsächlich tut es das schon. Es ist schnell gut angelaufen. Ein erstes Feedback – die oben bereits erwähnte Freischaltung für Anwender mit Leseberechtigung – haben wir bereits erfolgreich umgesetzt. Weitere Kunden und Interessenten nutzen derzeit die Möglichkeit, die Software kostenlos zu testen oder haben sich dafür angemeldet. So rechnen wir damit, dass schon im Herbst ausreichend Feedback vorliegen wird, um über die nächsten Schritte zu entscheiden.Eine dynamische Innovationskultur aufzubauen ist Aufgabe der Unternehmen selbst. Wir sind bereit, unseren Beitrag als Softwareentwickler zu leisten und die Prozesse im Ideenmanagement mit effizienter IT zu unterstützen.

Herr Aquila, vielen Dank für das Interview!

Die Fragen stelle Elisabeth Wagner.