Die erste Benchmarking-Studie der Severn Consultancy zur Qualität des Projektmanagements bei Finanzdienstleistern hat gezeigt: Es gibt in diesem Bereich noch große Potenziale für Effizienzsteigerungen und Kostensenkungen (vgl. "Ergebnisse eines Branchen-Benchmarkings: Qualität des Projektmanagements im Finanzdienstleistungssektor", Ausgabe 11/03).
Aufgrund der positiven Resonanz auf die erste Studie im Herbst 2002, haben wir das Project Assessment Benchmarking in Zusammenarbeit mit dem Projekt Magazin von Juni bis September 2003 erneut durchgeführt. Dabei wurde der Teilnehmerkreis um Unternehmen erweitert, die nicht der Finanzdienstleistungsbranche angehören (im Folgenden "Nicht-Finanzdienstleister" genannt). Dieser Beitrag stellt wesentliche Ergebnisse der beiden Teilnehmergruppen - Finanzdienstleister und Nicht-Finanzdienstleister - gegenüber.
Seit der Veröffentlichung der ersten Studienergebnisse hat sich an den Rahmenbedingungen des Projektmanagements in Unternehmen nichts geändert: Trotz der signifikanten Senkung von Projektbudgets ist es weiterhin notwendig, Projekte zur Umsetzung der Geschäftsstrategie erfolgreich durchzuführen und gleichzeitig die Kosten zu senken.
In diesem Umfeld ist eine konsistente Projektmanagement-Methodik ein erfolgskritischer Faktor: Prozesse und Verfahren zur Priorisierung von Projekten sowie zur Steuerung von Projektportfolios ermöglichen bedeutende Einsparungen. Darüber hinaus erhöht eine konsistente Vorgehensweise signifikant die Wahrscheinlichkeit, die zeit-, kosten- und qualitätsbezogenen Projektziele zu erreichen.
Auch bei der zweiten Benchmarking-Studie legten wir das Severn Best Practice Framework für Projektmanagement (BPF) zugrunde, mit dessen Hilfe sich die Qualität der vorhandenen Projektmanagement-Methodik beurteilen lässt. Es umfasst die in Tabelle 1 genannten, elementaren Bereiche.
| Bereich | Beispiele |
|---|---|
| Grundlagen | Projektpriorisierung, Business Case, Sponsorship |
| Organisation | Projektstruktur, Rollen und Verantwortlichkeiten, Ressourcenmanagement |
| Planung | Zeit-, Aufwands- und Kostenplanung, Projektphasen und Meilensteine |
| Risikomanagement | Identifikation, Bewertung, Steuerung und Überwachung von Risiken |
| Umfang & Abgrenzung | Projektinhalt und -ziele, Change Management |
| Qualitätsmanagement | QM-Standards und -Maßnahmen, Review-Prozeduren |
| Fortschritt & Reporting | Fortschritts-, Aufwands- und Kostenkontrolle, Eskalationsmechanismen |
| Implementierung | Abnahmeprozeduren, Test- und Migrationskonzepte |
Die angewandte Projektmanagement-Methodik ist umso erfolgreicher, je höher der Reifegrad in den einzelnen Kriterienbereichen ausfällt. Dieser wiederum fällt umso höher aus, je professioneller dessen Elemente gemanagt werden. Elemente des Best Practice Frameworks, die vernachlässigt bzw. gar nicht berücksichtigt werden können, sind auf konkrete Optimierungspotenziale zu analysieren. Indem Unternehmen fehlende Prozesse optimieren oder neu gestalten, wird die Projektmanagement-Methodik konsistenter und effizienter. Erfolgreiche Projekte und Einsparungen werden damit wahrscheinlicher.
Für das Benchmarking haben wir jedes Element der Best Practice Framework-Bereiche mittels einer These in einem Fragebogen beschrieben. Die befragten Unternehmen überprüften diese 44 Thesen auf Übereinstimmung mit der eigenen Organisation und bewerteten sie nach einer Skala von 1 bis 5 (1 = absolut zutreffend, 5 = wenig bis gar nicht zutreffend).
Die Ergebnisse basieren demnach auf der Selbsteinschätzungen der teilnehmenden Unternehmen. Jeder Teilnehmer erhielt nach Abschluss der Studie einen individuellen Bericht, in dem seine Ergebnisse den Gesamtergebnissen aller Teilnehmer gegenübergestellt waren.
Bild 1 zeigt ein Beispiel für eine solche detaillierte Ergebnisdarstellung des exemplarisch ausgewählten Bereichs "Grundlagen des Projekts":
