Das Projekt ist in groben Zügen geplant. Die Arbeitspakete stehen fest und sind in einem Ablaufschema sortiert. Um schnell voranzukommen, wird die Termin- und Ressourcenplanung projektbegleitend durchgeführt. Dies setzt Flexibilität, Disziplin und ein erhebliches Maß an Kreativität voraus. Mit weiteren Vereinfachungen traditioneller Methoden und klaren Regeln kann man auch in dieser herausfordernden Situation das Projekt auf Zielkurs halten.

Was Sie beachten sollten

Das Ziel bestimmt den Weg

Während die im ersten Teil der Artikelserie behandelte Planung noch sehr allgemeingültig beschrieben werden konnte, treten bei der anschließenden Projektdurchführung die Unterschiede zwischen Branchen, Unternehmen und Personen deutlicher zu Tage. Beispielsweise ist bei dem einen Projekt der Endtermin das absolut wichtigste, dagegen steht bei einem anderen Projekt die exakte Erfüllung aller Anforderungen im Vordergrund. In dem einen Unternehmen sind Positionen und Titel nebensächlich, aber in einem anderen Unternehmen bestimmen sie die Geschäftsprozesse weitgehend.

Die im folgenden dargestellten Methoden dürfen Sie daher nicht als unveränderliche Formvorschriften ansehen. Vielmehr sollten Sie sie als Vorschlag zur eigenen Projektgestaltung verwenden. Wenn die Unternehmenskultur es z.B. nicht ermöglicht, ein Kick-off-Meeting durchzuführen, können Sie als Alternative versuchen, alle Projektbeteiligten in der Kantine zum gemeinsamen Mittagessen zusammenzubringen.

Ein charakteristisches Merkmal von Projektarbeit ist zudem, dass Sie immer wieder mit ungeplanten und unvorhersehbaren Situationen konfrontiert sind. Dies gilt vor allem bei dem beschriebenen Schnelleinstieg in ein spontanes Projekt, da hier auf eine detaillierte Ablaufplanung verzichtet wurde.

Zur Bewältigung von Hindernissen auf dem ursprünglich geplanten Weg gibt es zwei Grundprinzipien, die Sie sich immer wieder bewusst machen sollten:

1. Fokussierung auf das ursprüngliche Ziel
2. Flexibilität für den Weg dorthin

Der beliebte Spruch "Der Weg ist das Ziel" gilt nicht im Projektmanagement. Dort ist es genau umgekehrt. Es kommt ausschließlich darauf an, das mit dem Auftraggeber vereinbarte Ergebnis zu erzielen. Im ersten Teil der Artikelfolge wurde deshalb besonderer Wert auf eine belastbare und überprüfte Zielbeschreibung gelegt, die Ablaufplanung hingegen wurde grob vereinfacht.

Dieser Artikel kann nicht alle Eventualitäten eines Projektablaufs beschreiben. Deshalb müssen Sie selbst beständig das Projektumfeld überwachen und eigenverantwortlich entscheiden und umsetzten, was in der aktuellen Situation wichtig und richtig ist.

Planung und Projektarbeit trennen

Das "Kochrezept" für den Umgang mit Situationen, die sich dynamisch verändern, übernehmen wir vom Qualitätsmanagement - allerdings in reduzierter Form. Wir vereinfachen dazu den aus dem Total Quality Management stammenden Regelkreis "Plan", "Do", "Check", "Act" (Deming-Zyklus), der zur Überprüfung und Bewertung von Prozessabläufen und ihrer anschließenden Optimierung dient und aus den vier zyklisch zu durchlaufenden Schritten besteht:

1. Plan: Planen, was zu tun ist
2. Do: Den geplanten Prozess ausführen
3. Check: Ablauf und Ergebnis des Prozesses überprüfen und bewerten
4. Act: Steuerungsmaßnahmen ergreifen, um den durchgeführten Prozess zu verbessern

Die Vereinfachung für den Schnelleinstieg ins Projektmanagement besteht darin, die beiden für den kontinuierlichen Verbesserungsprozess im Qualitätsmanagement notwendigen Schritte "Check" und "Act" wegzulassen.

Bild 1: Reduzierung des PDCA-Zyklus für vereinfachtes Projektmanagement.