Stellen Sie sich vor: Sie essen mit einem Experten für Zeitmanagement zu Mittag und unterhalten sich über Methoden, Ihre Arbeit besser zu organisieren. Das Thema ist das Eindämmen der Papierflut. Der Experte fragt: Wie sieht es im Augenblick in Ihrem Büro und auf Ihrem Schreibtisch aus? Wie lautet Ihre Antwort?

In manchen Büros herrscht das blanke Chaos

Viele Menschen häufen stapelweise Unterlagen auf ihrem Schreibtisch an. Zusätzlich finden sich Nachschlagewerke, Aktenordner, Taschenrechner, Stifte, Kaffeetassen usw. Die Unordnung beschränkt sich nicht nur auf den Schreibtisch. In Regalen stapeln sich weitere Unterlagen und Bücher bedrohlich. Ablageordner gibt es zwar, aber leider findet sich nie die Zeit, die Ablage zu erledigen.

Viele Inhaber solcher Büros behaupten gerne: "Ich habe das im Griff. Ich weiß, was wo liegt und finde alles sofort." Sie verdrängen, wie viel Zeit sie für die Suche nach einzelnen Unterlagen benötigen. Und selbst wenn sie sich in diesem Chaos einigermaßen zurechtfinden mögen: Andere tun das nicht. Kommt es zu einer unerwarteten Abwesenheit, z.B. durch Krankheit, ist das für die Kollegen, die in dem Durcheinander etwas suchen müssen, eine Katastrophe.

Ein unaufgeräumter Schreibtisch lenkt ab

Ein unaufgeräumter Schreibtisch lenkt von der eigentlichen Aufgabe ab, da die Aufmerksamkeit ständig zu den unerledigten Unterlagen abschweift. Auch für Vorgesetzte und Kollegen ist große Unordnung bedrohlich, denn man kann nicht sicher sein, dass Aufgaben fristgerecht erledigt werden und wichtige Termine eingehalten werden.

Räumen Sie alles von Ihrem Schreibtisch, woran Sie zur Zeit nicht arbeiten. Es reicht, wenn Sie sich auf die jeweils aktuelle Aufgabe konzentrieren. Häufig wird die Befürchtung geäußert, Aufgaben zu vergessen, wenn sie nicht sichtbar auf dem Schreibtisch liegen. Doch eine Aufgabe, die sich ständig in Erinnerung bringt, ist dadurch noch nicht erledigt. Im Gegenteil: Es macht nervös, ständig vor Augen zu haben, was alles noch zu tun ist. Nutzen Sie Ihren Tagesplan, um sich an unerledigte Aufgaben zu erinnern.

So bleibt Ihr Schreibtisch immer aufgeräumt:

• Stellen Sie einen Eingangskorb für Unterlagen auf ein Regal, das in der Nähe des Schreibtisches steht. So landen die Post, Unterschriftenmappen, Zeitschriften u.ä. nicht auf Ihrem Schreibtisch. Sie entscheiden aktiv, wann Sie die Unterlagen aus dem Eingangskorb bearbeitet wollen. Je nach Umfang könnten Sie dafür bestimmte Zeiten festlegen, z.B. 30 Minuten am späten Vormittag und 45 Minuten am Nachmittag.
• Finden Sie heraus, welche Aufgaben sich regelmäßig wiederholen und legen Sie mehrere Mappen mit den entsprechenden Kategorien an: "Dringend", "Telefonate", "Diktieren", "Schwebende Vorgänge", "Wiedervorlage" etc. In diese Mappen werden die jeweiligen Unterlagen gelegt. Wollen Sie dann z.B. die anstehenden Telefonate erledigen, finden Sie die dafür benötigten Unterlagen in der jeweiligen Mappe. Legen Sie diese Mappen je nach Ihrer Arbeitssituation an. Wer keine Sekretärin hat, braucht keine Mappe für Diktate. Für einen Verkaufssachbearbeiter könnte z.B. eine Mappe für "Reklamationen" sinnvoll sein.
• Entwickeln Sie ein funktionierendes System für Ihre Ablage. Tipps dazu finden Sie weiter unten.
• Arbeiten Sie täglich Ihren Eingangskorb leer. Nutzen Sie dafür z.B. die letzte halbe Stunde Ihres Arbeitstags. Lassen Sie nicht zu, dass sich die Post mehrerer Tage dort stapelt. Tipps zur Bearbeitung Ihrer Post finden Sie weiter unten.
• Räumen Sie Ihre Schreibtischschubladen so ein, dass Sie einen schnellen Zugriff auf täglich benötigte Hilfsmittel haben. Schreibgeräte, Schere und Papier sollten mit einem Handgriff zu erreichen sein. Legen Sie alle Gegenstände nach Gebrauch sofort an den richtigen Platz zurück. Es bedeutet eine unnötige Unterbrechung Ihrer Arbeit, wenn Sie regelmäßig eine Schere oder den Locher suchen müssen, bevor Sie mit der Arbeit fortfahren können.

Wenn Sie diese Punkte beachten, dürften sich eigentlich nur die Unterlagen für Ihre jeweils aktuelle Aufgabe auf dem Schreibtisch befinden. Sollten sich trotzdem regelmäßig wieder Stapel bilden: Finden Sie heraus, woran das liegt. Mögliche Gründe können sein: Sie halten sich nicht an dieses System. Häufig werden Aufgaben angefangen und nicht abgeschlossen. Unterlagen für eine neue Aufgabe kommen auf den Schreibtisch und schon nähert man sich wieder dem Chaos, das man vermeiden wollte.

Arbeiten Sie mit einer Mappe zur Wiedervorlage

Eine Wiedervorlagemappe hat 31 Fächer, eines für jeden Tag des Monats. Diese Mappe ist ein wichtiges Hilfsmittel, um Ihren Schreibtisch von gerade nicht benötigten Unterlagen frei zu halten. Beispiele: Sie haben am 15. des Monats eine Besprechung, zu der Sie einige Unterlagen mitnehmen wollen. Sie haben einem Mitarbeiter eine Aufgabe übertragen, die bis zum 18. des Monats abgeschlossen sein soll. Sie erwarten eine Rückantwort auf eine Anfrage bei einem Lieferanten bis zum 27. des Monats.

Alle Unterlagen, die zu diesen Vorgängen gehören, werden jeweils unter das entsprechende Datum in die Mappe gelegt. Sie müssen nicht mehr nach den Unterlagen suchen, sondern wissen, wo sich diese befinden. Außerdem haben Sie die Gewissheit, dass Ihnen die Unterlagen zum richtigen Zeitpunkt zur Verfügung stehen.

Machen Sie es zu einer festen Gewohnheit, morgens aus dieser Mappe die entsprechenden Unterlagen zu nehmen oder lassen Sie sich diese von Ihrer Sekretärin vorlegen.

Tipps zur Bewältigung der Papierflut

Computer, Kopierer und Faxgeräte sorgen neben der Korrespondenz und Fachliteratur dafür, dass wir mit mehr Papier eingedeckt werden als wir verarbeiten können. Wieviel Zeit müssen Sie für die Bearbeitung Ihres Papierberges aufwenden? Steht die eingesetzte Zeit im Verhältnis zum Ergebnis?