Kriterien und Freigabeprozess eines Quality Gates müssen spätestens zu Beginn der jeweiligen Phase verbindlich vereinbart werden. Am besten geschieht dies bereits zu Projektbeginn.

Am jeweiligen Phasenende entscheidet ein geeignetes Gremium, z.B. der Lenkungsausschuss, im Rahmen eines Projektreviews, ob das Projekt das "Tor" zur nächsten Phase passieren darf, oder ob Verbesserungen erforderlich sind.

Ziel dieser Controlling-Methode ist die Risikominimierung und die Erhöhung der Prognosezuverlässigkeit. Durch das nachgewiesene Erreichen der Ergebnisse entsteht ein gesicherter Rückzugspunkt bei erforderlichen Neuplanungen. Gleichzeitig werden zu optimistische Schätzungen (90%-Syndrom) vermieden.

Zu viele Quality Gates wirken jedoch behindernd auf den Projektfortschritt. Bei ihrer Festlegung muss daher sorgfältig darauf geachtet werden, dass sie den Projektablauf nicht unnötig verzögern.