Kriterien und Freigabeprozess eines Quality Gates müssen spätestens zu Beginn der jeweiligen Phase verbindlich vereinbart werden. Am besten geschieht dies bereits zu Projektbeginn.

Am jeweiligen Phasenende entscheidet ein geeignetes Gremium, z.B. der LenkungsausschussLenkungsausschussDer Lenkungsausschuss ist das verbindende Gremium zwischen Projekt- und Unternehmensorganisation. Seine Funktion und Rolle ist jedoch nicht einheitlich festgelegt., im Rahmen eines Projektreviews, ob das Projekt das "Tor" zur nächsten Phase passieren darf, oder ob Verbesserungen erforderlich sind.

ZielZielZiel ist ein prognostizierter Zustand, der ein bestimmtes Handeln legitimiert. Um ein Ziel zu erreichen ist ein Plan erforderlich. Sowohl Ziel als auch Plan sind charakterischte Bestandteile eines Projekts . Siehe Projektziel . dieser Controlling-Methode ist die Risikominimierung und die Erhöhung der Prognosezuverlässigkeit. Durch das nachgewiesene Erreichen der Ergebnisse entsteht ein gesicherter Rückzugspunkt bei erforderlichen Neuplanungen. Gleichzeitig werden zu optimistische Schätzungen (90%-Syndrom90%-SyndromIn einer relativ frühen Phase des Projekts (typischerweise zwischen 30% und 60% der Projektlaufzeit), glaubt man, bereits 90% des Projektergebnisses zu haben. Hervorgerufen wird dieser Effekt durch die erworbene Kenntnis des Lösungswegs und die Unkenntnis der noch auftretenden Störungen. Tatsächlich erfordert die Umsetzung einer erkannten Lösung erhebliche Aufwände, so dass die subjektive Aufwandseinschätzung der Projektmitarbeiter hinterfragt und gegebenenfalls deutlich erhöht werden muss.) vermieden.

Zu viele Quality Gates wirken jedoch behindernd auf den ProjektfortschrittProjektfortschrittProjektfortschritt ist das Verhältnis der zu einem Stichtag erbrachten Leistungen zum gesamten vereinbarten Leistungsumfang des Projekts.. Bei ihrer Festlegung muss daher sorgfältig darauf geachtet werden, dass sie den Projektablauf nicht unnötig verzögern.

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