Beim Projektstart spielt die Qualität der ersten Präsentation eine wichtige Rolle. Sie verdeutlicht die Kompetenz des Vortragenden (meist der Projektleiter) und zeigt, dass das Projekt inhaltlich durchdacht und technisch sowie organisatorisch gut vorbereitet ist. PowerPoint ist ein ideales Tool für eine solche Präsentation. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie wichtige Informationen bereits beim Kick-Off des Projekts zuschauergerecht visualisieren.

Eine gute Präsentation sollte in der (Informations-)Menge gut dosiert, übersichtlich strukturiert sowie grafisch anspruchsvoll sein und sich im Gedächtnis der Teilnehmer einprägen.

Überlegungen im Vorfeld

Vermutlich haben Sie auch schon Präsentationen erlebt, bei denen in einer Viertelstunde 20 Folien aufgelegt wurden, die zum Teil mit Textwüsten überladen, bis zum letzten Quadratzentimeter mit Informationen gefüllt oder - noch schlimmer - mit Excel-Tabellen bestückt waren, die nur der Redner selbst lesen konnte. Der Eindruck solcher Vorstellungen ist schlichtweg katastrophal.

Nutzen Sie solche Erfahrungen konstruktiv, wenn Sie Ihre eigene Projektpräsentation vorbereiten. Alle Überlegungen sollten stets um die zentrale Frage kreisen, wie das Publikum Ihre Folien aufnehmen wird. Denn mit einer Präsentation möchten Sie etwas erreichen: Sie wollen informieren, oft auch Einfluss auf das Denken und Handeln der Zuhörer nehmen.

Vorbereitung mit System

Damit Sie im Vorfeld des Vortrages möglichst ohne Hektik und "nach Plan" vorgehen können, sollten Sie sich die nachfolgenden Fragen stellen. Die Antworten dienen als inhaltlicher, organisatorischer und zeitlicher Leitfaden.

• Wie viel Zeit verbleibt für die Vorbereitung?
• Welche Informationen liegen bereits vor, welche müssen noch zusammengetragen werden? Wie hoch ist der Zeitaufwand dafür?
• Welches grafische Material ist bereits vorhanden? Müssen noch Fotos eingescannt, Bilder gesucht und Grafiken erstellt werden?
• In welchen Räumlichkeiten wird der Vortrag gehalten? Wie sind die Licht-, Schall- und Platzverhältnisse, wie ist die Belüftung?
• Welche Technik steht zur Verfügung, welche muss noch beschafft werden?
• Welche Materialien müssen für Teilnehmer und Vortragenden vorbereitet werden?

Vier Fragen, bevor Sie beginnen

Bevor Sie über die Abfolge der Folien nachdenken, sollten Sie sich folgende vier Fragen stellen und die Antworten notieren:

1. An wen richtet sich die Präsentation? Handelt es sich um Teilnehmer mit Projekterfahrung oder um Neulinge im Projektgeschäft? Sind die Teilnehmer mit den Grundzügen des Projekts bereits vertraut? Werden an der Projektpräsentation nur interne oder auch externe Mitarbeiter teilnehmen?
2. Welche konkreten Ziele verfolgt der Vortrag? Geht es nur um eine allgemeine Information oder soll bereits etwas Konkretes für das Projekt bewirkt werden?
3. Gibt es eine klar umrissene Botschaft oder bestimmte Formulierungen, die "rübergebracht" werden sollen? Sind diese schriftlich fixiert? Mit wem müssen solche Inhalte abgestimmt werden?
4. Welcher Zeitrahmen steht zur Verfügung? Werden eventuell weitere Vorträge gehalten?

Vergleichen Sie die Notizen zu den ersten drei Fragen später mit dem fertigen Präsentationsergebnis. Das bewahrt Sie davor, einen Mix vorhandener Folien ohne Konzept zu fabrizieren oder sich von den gestalterischen Möglichkeiten des Programms PowerPoint "verführen" zu lassen.

Haben Sie eine Botschaft für Ihr Publikum?

Eine oder mehrere klar formulierte Botschaften sind eine wichtige Voraussetzung für eine gelungene Präsentation. Referenten sind sich meist sicher, dem Publikum alles genau und logisch erklärt zu haben. Doch was haben sich die Teilnehmer gemerkt? Begeben Sie sich am besten in die Rolle Ihrer Zuhörer und stellen Sie sich die Frage, was Ihnen der Vortrag an Wissenswertem gebracht hat. Mit einer gut durchdachten Zusammenfassung am Ende der Präsentation stellt man sich am besten auf diese Situation ein.

Bereits während des Vortrages sollten Sie zu wichtigen Komplexen, z.B. zu Terminen und Verantwortlichkeiten, kleine Zusammenfassungen anfertigen, um die zuvor genannte Details für die Zuschauer übersichtlich auf den Punkt zu bringen.

Scheuen Sie sich nicht davor, einen Slogan für Ihre Hauptinformation zu kreieren. Diesen gestalterisch hervorzuheben und gegebenenfalls zu wiederholen, ist ein wesentlicher Erfolgsbaustein, damit Ihre Botschaft vom Publikum aufgenommen, verstanden und angenommen wird.

Planung der Folien