Je größer ein Projekt ist, umso schwieriger wird es, reibungslos Informationen zwischen allen Teammitgliedern und den Interessengruppen auszutauschen. Das gilt vor allem, wenn mehr als eine Person an einem Dokument arbeitet. Dieser Tipp beschreibt, was Sie beim Speichern und Verteilen von Dokumenten (Projektplan, Protokolle, Berichte, etc.) beachten sollten, damit Sie wichtige Informationen später ohne Probleme wieder finden. Nur bei einer frühzeitigen Planung lassen sich Schwierigkeiten wegen eines uneinheitlichen Dokumentenformats vermeiden.

Software: Allen Teammitgliedern sollten dieselben Werkzeuge zur Verfügung stehen, um Textdokumente und Tabellenkalkulationen zu erstellen. Die Versionen und die Sprachausführungen (meist deutsch oder englisch) sollten identisch sein.

Zugangsregelung: Es muss festgelegt werden, wer auf Dokumente zugreifen kann, wer sie aktualisieren und wer sie lesen kann.

Logische und physikalische Organisation: Wie sind der Projektordner und die Datenspeicherung organisiert? Erstellen Sie zunächst eine logische Ansicht der Struktur. Entscheiden Sie dann, wie Sie diese Struktur physikalisch auf einem Rechner implementieren möchten. Die Struktur sollte leicht verständlich sein und den Anwender dabei unterstützen, die benötigten Informationen zu finden.

Namensgebung für Dokumente: Definieren Sie die Namensgebung für Dokumente, sobald Sie die Organisation eingerichtet haben. Dadurch stellen Sie sicher, dass alle Dokumente an den richtigen Stellen gespeichert werden und widerauffindbar sind.

In einem Unterabschnitt mit Statusberichten können die Dateien z.B. nach folgendem Schema benannt werden, wobei das Datum als Zahlenfolge aus Jahr, Monat und Tag angegeben wird: "20001201 Hans Schmidt Statusbericht". Alle Statusberichte einer Periode wären so leicht auffindbar. Oder Sie organisieren die Dateien nach folgendem Beispiel: "Hans Schmidt 20001201 Statusbericht". Dadurch wäre eine schnelle Zuordnung nach Personen möglich.

Der Projektleiter muss sicherstellen, dass jeder Mitarbeiter die Vereinbarung für die Namensgebung einhält. Das mag aufwändig oder lästig erscheinen, bringt aber entscheidende Vorteile, wenn das Projekt z.B. mehrere hundert Dokumente erzeugt.

Versionsverwaltung: Werden frühere Versionen eines Dokuments gespeichert oder wird nur die aktuelle Version abgelegt? Viele Dokumente, wie z. B. die Projektdefinition, sollten mit allen genehmigten Versionen gespeichert werden. Aus dem Dateinamen sollte eindeutig hervorgehen, um welche Version es sich handelt (z. B. "ABC Projektdefinition V 1"). Auf diese Weise lässt sich sicherstellen, dass jeder Mitarbeiter mit der aktuellsten Version arbeitet.

Dokumentenstatus: Wenn Dokumente genehmigt werden müssen (besonders bei langwierigen Genehmigungsprozessen), ist es wichtig, den Dokumentenstatus mit anzugeben. Der Leser muss wissen, ob es sich bei einem Dokument um die endgültige, genehmigte Version oder um einen Entwurf handelt. Es ist sinnvoll, dafür verschiedene Verzeichnisse einzurichten, z.B. "Entwurf", "Warten" (Wartet auf Genehmigung) und "Genehmigt". Ein neues Dokument wird zunächst im Ordner "Entwurf" abgelegt. Wird das Dokument verteilt und wartet auf Rückmeldung und Genehmigung, steht es im "Warten"-Ordner. Sobald es genehmigt ist, wird es im "Genehmigt"-Ordner gespeichert.

Aufbewahren / Löschen: Stellen Sie sicher, dass nur wichtige Informationen in den Ordnern stehen. Bestimmen Sie einen Mitarbeiter, der während des Projekts regelmäßig Informationen, die nicht länger gebraucht werden, archiviert und aus den Ordnern löscht. Wöchentliche Statusberichte Ihrer Teammitglieder werden vielleicht nach drei Monaten nicht mehr benötigt, die Projektdefinition behält dagegen ihre Wichtigkeit, selbst wenn sie zwölf Monate alt ist.