Aufwändig und teuer: Ressourcenallokation

Folglich gibt es weiterhin große Abstimmungsrunden, in denen die jeweilige Projektleitung von den einzelnen Abteilungen geeignete Mitarbeitende für das Projekt anfragt. Dies kann zu zähen Diskussionen darüber führen, ob diese Ressourcen überhaupt im geforderten Umfang zum angefragten Zeitraum verfügbar sind und für Projekte abgestellt werden können. Nicht selten ist das Ergebnis solcher Abstimmungen, dass Projekte wegen der vorherrschenden Ressourcenknappheit sich hinauszögern bzw. unterbrochen werden müssen oder der laufende Betrieb in den Fachabteilungen negativ beeinträchtigt wird, weil zu viele Mitarbeitende für Projekte abgestellt werden müssen. Darüber hinaus kommen solche Abstimmungsmeetings dem Unternehmen teuer zu stehen: Führungskräfte aus Projekt und Linie sind nicht selten mehr als einen Tag damit beschäftigt, eine gute Gesamtlösung für die Bestückung aller Projekte mit geeignetem Personal zu finden - und solche Abstimmungsmarathons sind mehrmals pro Jahr erforderlich.

Mangelnde Transparenz und mangelhafte Effizienz in der Ressourcenallokation sorgen so für aufwändige Prozesse, mühselige Abstimmungsrunden, Projektverzögerungen und Überlastungssituationen in den Abteilungen und damit nicht selten für Frust. Gleichzeitig entgeht dem Unternehmen die Möglichkeit, aktuelle Informationen über die derzeitige und künftige Auslastung der einzelnen Bereiche zu erhalten. Es ist dem Management nicht klar ersichtlich, welche Abteilungen wann noch freie Kapazitäten haben oder welche überlastet sind und wann sie für neue Initiativen wieder zur Verfügung stehen. Ebenso kann die Personalabteilung nicht erkennen, für welche Rollen und Skills im Unternehmen künftig der größte Bedarf besteht, wo also Neueinstellungen oder Schulungsmaßnahmen sinnvoll wären.

Von klassisch bis agil und auf jeden Fall hybrid

Trotz der beschriebenen Herausforderungen ist es für das Gesamtunternehmen sehr lohnenswert, auf eine effiziente Ressourcenallokation inklusive detaillierte Auslastungsanalysen zu bestehen. Dazu benötigt es softwareseitig im Wesentlichen zwei Dinge: eine größtmögliche Flexibilität in der Abbildung der vorherrschenden Vielfalt im Projektmanagement und gleichzeitig eine einheitliche Datengrundlage.

Dies kann kein einzelnes Tool für das Projekt- und Ressourcenmanagement leisten. Dafür sollte eine Plattform gewählt werden: Diese muss in der Lage sein, die unterschiedlichen Planungs- und Projektmanagement-Methoden, die im Unternehmen verwendet werden, zu unterstützen - egal ob eine Abteilung agile oder klassische Vorgehensweisen nutzt oder eine Mischform aus beidem. Je mehr Teams ihre Tätigkeiten samt Ressourceneinsatz auf dieser Plattform planen, desto vollständiger und besser wird die Datenbasis und desto wertvoller werden die Erkenntnisse, die das Unternehmen daraus gewinnen kann.

Eine Plattform, viele spezifische Lösungen

Wie gelingt es nun, unterschiedliche Teams mit unterschiedlichen Arbeitsmethoden für eine gemeinsame Lösung zu begeistern? Indem die Teams selbst ohne externe Hilfe und möglichst ohne Unterstützung durch die interne IT-Abteilung auf der gemeinsamen Plattform bestehende Lösungsapplikationen für ihre Bedürfnisse zusammenstellen und anpassen können. Dabei geht es um weit mehr als um die Modifikation des Layouts: Die Lösungen, die die Plattform bereitstellt, sollten über einen modularen Aufbau verfügen, bei dem einzelne Funktionselemente wie Lego-Bausteine zu Applikationen kombiniert, Dashboards individuell erstellt, spezifische Workflows einfach hinterlegt und Datenmodelle entwickelt werden können. Diese Anpassungen werden durch IT-affine Mitarbeitende der Fachabteilungen, so genannte Citizen Developer, selbst durchgeführt.

Dadurch, dass die einzelnen Teams ihre Lösung nach ihren Anforderungen gestalten können, wird der Mehrwert, den sie ihnen bietet, für alle spürbar sein. Sie wird auf breite Akzeptanz stoßen und intensiv genutzt werden. So bietet eine einzelne Plattform für eine Problemstellung viele unterschiedliche Lösungsmöglichkeiten. Dabei werden alle Daten und Informationen in einer zentralen Datenbasis gesammelt. Diese ermöglicht dann umfassende Kapazitätsanalysen für das gesamte Unternehmen und für einzelne Bereiche.

Transparenz beschleunigt Abstimmungsprozess

Wie kann eine lösungsunterstützte Ressourcenallokation in der Praxis aussehen? Fließen die Kapazitätsinformationen aus den internen Planungen in eine zentrale Datenbasis, so liegen damit bereits sehr wichtige Informationen über Abteilungen und Mitarbeitenden für das Ressourcenmanagement vor. Dieser Datenbestand sollte dann um Urlaube, verschiedene Arbeitszeitmodelle und sonstige Abwesenheiten wie Fortbildungen erweitert werden. Damit erhält das Unternehmen ein durchgängiges, vollständiges – und damit realistisches – Auslastungsbild. Wichtig ist auch, dass die Organisationsstruktur samt Rollenbezeichnung der einzelnen Mitarbeitenden hinterlegt ist, um eine Ressourcenallokation auf Rollenbasis zu ermöglichen.

Ist die Auslastungssituation von Teams, Abteilungen und Mitarbeitenden hinterlegt, kann bereits in der Planungsphase von Projekten die Verfügbarkeit berücksichtigt werden: Sucht bspw. die Projektleitung für ihr Vorhaben geeignetes Personal, kann sie dieses anfragen, indem Sie die benötigten Rollen (z.B. Python-Entwickler) dem entsprechenden Vorgang oder der Projektphase zuweist. Idealerweise erhält sie dabei schon von der Plattform einen Hinweis, ob die angeforderte Rolle zum angefragten Zeitraum im gewünschten Umfang überhaupt verfügbar ist.

Die Zuweisung der Rolle (Python-Entwickler) löst einen individuell gestaltbaren Prozess aus, der die Ressourcenanfrage aus dem Projekt an die entsprechende Abteilungsleitung adressiert. Diese sieht in der Applikation sofort, welche Mitarbeitenden Python-Entwickler sind und wer im angeforderten Zeitraum verfügbar ist. Die Abteilungsleitung kann nun diese Anfrage bestätigen und – je nach Planungsgranularität – konkrete Personen dem Vorgang zuweisen. Sind keine Python-Entwickler verfügbar, zeigt eine Auslastungsanalyse, wann noch freie Kapazitäten vorhanden sind, oder ob bspw. externe Entwickler angefordert werden müssen.

Bessere Planung dank verlässlicher Datenbasis

Der Prozess der Ressourcenzuweisung basiert nun auf belastbaren Daten und ist für alle Beteiligten transparent: Überlastungen auf Rollen- und Abteilungsebene werden der Projektleitung bereits bei der Anfrage angezeigt. Sie kann die Anfrage entweder modifizieren (z.B. den Zeitraum ändern) oder sie tritt direkt in den Austausch mit der Abteilungsleitung. Die Abteilungsleitung wiederum erhält zentral alle Ressourcenanfragen aus den einzelnen Projekten, sieht, welche Rollen angefragt werden, welche Mitarbeitenden dieses Rollenprofil erfüllen und ob diese verfügbar sind.

Ein durchgängiges Ressourcenmanagement erweist sich nicht erst seit dem vorherrschenden Fachkräftemangel als zentraler Erfolgsfaktor für die Projektarbeit. Auf Basis von belastbaren Daten können kluge Entscheidungen über die Ressourcenzuweisung in Projekten getroffen werden. Bereits im Status der Projektplanung bzw. der Projektbeantragung werden Überlastungen sichtbar und können planerisch oder organisatorisch gelöst werden. Davon profitieren das Projektgeschäft als auch die Fachabteilungen. Das Management erhält einen Überblick über die Kapazitäten und Auslastungen der einzelnen Bereiche und kann seine strategische Personalplanung auf ein belastbares Datenfundament aufsetzen. Die einzelnen Teams und Abteilungen erhalten spezifische Softwarelösungen, die sie ihren aktuellen und künftigen Anforderungen gemäß gestalten können und ihnen den größtmöglichen operativen Nutzen bringen – auf Basis einer zentralen Lösungsplattform.

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