In der heutigen agilen Welt sind effiziente Arbeitsprozesse und kontinuierliche Verbesserung die wichtigsten Schlüssel zum Erfolg. Kanban hat sich als ein äußerst leistungsfähiger Rahmen zur Steuerung von Arbeitsabläufen, zur Maximierung der Produktivität und zur Organisationsentwicklung erwiesen.

In diesem kurzen Beitrag werfen wir einen Blick auf den zentralen Bestandteil von Kanban: die sogenannten WIP-Limits (Begrenzung des Work in Progress, d.h. die Zahl der gleichzeitig bearbeiteten Aufgaben), die dabei helfen, den Arbeitsfluss zu optimieren und transparent zu machen sowie sicherzustellen, dass das Team in einem gleichmäßigen und nachhaltigen Tempo arbeitet. In diesem Artikel stelle ich Ihnen vier Schritte vor, die sich in meiner Praxis bewährt haben, um als Team- oder Projektleitung WIP-Limits einzuführen.

WIP-Limits sind ein mächtiges Werkzeug, um Arbeitsabläufe zu optimieren, und sie ermöglichen es Teams, in einem ausgewogenen Tempo zu arbeiten und sich kontinuierlich zu verbessern. Indem Sie die vier Schritte befolgen, können Sie sicherstellen, dass Ihr Team WIP-Limits erfolgreich in seinen Kanban-Praktiken anwendet und die Vorteile eines optimierten Arbeitsflusses voll ausschöpft.

Ich lege den Fokus auf 1. die richtige Strategie, 2. eine gute Reflexionsbasis, 3. die Weiterentwicklung und 4. beispielhafte CFD-Muster (CFD = Cumulated Flow Diagram), die Sie nutzen können, um das WIP-System zu verstehen.

Schritt 1: Strategie überlegen

Das Einführen von WIP-Limits ist immer eine Veränderung der aktuellen Arbeitsweise. Überlegen Sie sich zu Beginn eine Strategie für diesen Change, die zu Ihrem Kontext passt, um die Akzeptanz dafür zu steigern. Im Folgenden finden Sie vier praxiserprobte Vorschläge:

1. Eine wirksame Strategie besteht darin, dem Team die Kontrolle über die Festlegung der Limits zu geben. Ermutigen Sie es dazu, die Limits gemeinsam zu definieren, und stellen Sie sicher, dass die Teammitglieder verstehen, wie diese Limits dazu beitragen, Engpässe zu identifizieren und die Effizienz zu steigern. Erklären Sie, dass das Begrenzen des WIP den Fokus erhöht und Überlastung verhindert.
2. Senken Sie die Hürden, indem Sie Ihrem Team das Konzept im Rahmen einer Infopräsentation vorstellen, die auch erstmal folgenlos bleiben darf, falls das Konzept keinen Anklang finden sollte. Für Ihre Präsentation ernten Sie entweder ein "Ja, dann probieren wir es eben mal" oder ein "Warum sollen wir es denn dann überhaupt machen?". In ersterem Fall einfach machen, die zweite Aussage liefert Ihnen einen ausgezeichneten Grund, das Konzept näher vorzustellen, und Sie holen sich so indirekt die Erlaubnis ab, tiefer ins Thema einzusteigen (z.B. mit Schritt 2: Reflektieren).
3. Zudem können sie ebenso die Strategie ausprobieren, die Limits höher anzusetzen, als sie Arbeit erwarten. Auch das kann die Akzeptanz erhöhen, da sich das Team dann nicht eingeschränkt fühlt. Geben Sie dem Team die Möglichkeit, über diese Limits zu reflektieren und dann in einem offenen und zielführenden Gespräch über die Möglichkeiten zu sprechen. (Verbinden Sie das doch einmal mit Schritt 3: Experimente.)
4. Als letzte Strategie schlage ich Ihnen beispielhaft einige simple Formeln vor, die sich zum Reflektieren eignen, um einen ersten Startpunkt für ein Limit zu bekommen (siehe auch Tabelle 1):

• WIP-Limit = immer nur eine Aufgabe (Single Piece Flow)
• WIP-Limit = 2 x die Anzahl der Personen, die am Arbeitsschritt beteiligt sind, + 1
• WIP-Limit = Anzahl der Teammitglieder
• WIP-Limit = mittlere Anzahl bisheriger Tickets im Schritt