Probleme können unterschiedliche Ursachen haben, von menschlichem Fehlverhalten über technische Schwierigkeiten bis hin zu komplexen systemischen Herausforderungen. Sie können klein und alltäglich oder groß und komplex sein. Probleme können in verschiedenen Kontexten auftreten, sei es persönlich, beruflich, in sozialen Beziehungen oder in anderen Lebensbereichen.
Mit dem Problembaum wird ein Problem unter dem Aspekt der Ursachen und der Auswirkungen analysiert und grafisch dargestellt. Der Baumstamm symbolisiert das Problem. Die Wurzeln des Problembaums stellen die Ursachen des Problems dar und die Äste dessen Auswirkungen (Bild 1).
Beim Erstellen des Problembaums beantworten Sie drei grundsätzliche Fragen:
- Was ist das Problem?
- Was sind die Ursachen des Problems?
- Welche Auswirkungen hat das Problem?
Bild 1: Aufbau eines Problembaums
Die Methode wird am Beispiel einer Terminverzögerung beim Bau eines Hauses beschrieben. Die Methodenbeschreibung ist unabhängig davon, ob der Problembaum von einer Einzelperson, einer Gruppe oder online erstellt wird. Besonderheiten bei der Durchführung in einer Gruppe vor Ort sowie online werden im Abschnitt "Varianten" beschrieben.
Schritt 1: Definieren Sie das Problem!
Ein Problem ist eine Herausforderung oder eine Fragestellung, die eine Lösung erfordert. Es handelt sich um eine Situation, die als unbefriedigend oder als Hindernis für das Erreichen eines Ziels wahrgenommen wird. Es ist nicht erforderlich, dass diese Situation bereits eingetreten ist. Bei der Analyse von Risiken werden z.B. Probleme betrachtet, die erst in der Zukunft mit einer gewissen Wahrscheinlichkeit eintreten. Dabei werden ihre Auswirkungen abgeschätzt, um das Risiko vollständig zu beschreiben und ihre möglichen Ursachen analysiert, um geeignete vorbeugende Maßnahmen zu ergreifen.
Bei der Definition des Problems sollten Sie folgende Punkte beachten:
- Geben Sie konkrete, messbare Fakten und Zahlen an, um das Problem zu beschreiben. Statt "Die Fertigstellung des Hauses verzögert sich", sollte eine konkrete Zeitangabe gemacht werden: "Die Fertigstellung des Hauses verzögert sich um sechs Monate."
- Wenn Sie ein Verhalten als Problem beschreiben, berücksichtigen Sie Ihre subjektive Einschätzung. Versuchen Sie, das Verhalten zu quantifizieren. Statt zu formulieren "der Bauleiter kommuniziert unzureichend", sollten Sie schreiben: "Der Bauleiter beantwortet meine E-Mails erst nach zwei Tagen."
- Beschreiben Sie das beobachtbare Problem und nicht ihre Interpretation. Statt zu schreiben "Planlose Vorgehensweise bei der Bauausführung", sollten Sie schreiben: "Die Planung der Baudurchführung enthält Fehler".
- Grenzen Sie das Problem ein. Statt "Die Fertigstellung verzögert sich", schreiben Sie "Die Fertigstellung des Hauses Gartenstraße 1 verzögert sich um sechs Monate."
Beispiel Problembeschreibung der Bauverzögerung
Die Problembeschreibung ist dann vollständig, wenn keine Fragen zur Konkretisierung mehr möglich sind. Wenn Die Problembeschreibung lediglich lautet: "Fertigstellung des Hauses verzögert sich", bleiben als Fragen offen: Wie lange verzögert sich die Fertigstellung? Um welches Haus handelt es sich?
Die vollständige Problembeschreibung im Beispiel kann z.B. lauten: "Fertigstellung des Hauses Gartenstraße 1 dauert sechs Monate länger". Diese Beschreibung bildet den Stamm des Problembaums (Bild 2).
Bild 2: Problembaum des Problems Fertigstellung des Hauses Gartenstraße 1 mit Problembeschreibung
