In der Personalentwicklung wird Job Shadowing oft als eine bewährte Methode für On-the-Job-Training angewandt, bei der Mitarbeitende eine andere Person begleiten, deren täglichen Aufgaben und Verantwortlichkeiten erleben und aus erster Hand Einblicke in deren berufliche Abläufe gewinnen. Die Methode dient in der Personalentwicklung auch als effektives Instrument für Wissensaustausch und Karriereentwicklung. Z.B. kann ein:e angehende:r Projektmanager:in durch Job Shadowing bei erfahrenen Projektleiter:innen erleben, wie die in Trainings oder durch Zertifizierung erworbenen Kenntnisse in der Praxis eingesetzt werden. Job Shadowing erleichtert dadurch den Einstieg in eine neue Position wie z.B. die Übernahme der ersten Projektleitung.

In dieser Methodenbeschreibung behandle ich schwerpunktmäßig die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten von Job Shadowing in Projekten, bei denen die beobachtende Person eine analytische Rolle hat und die Beobachtungen nicht für sich selbst, sondern als Input für ein Projekt sammelt. Ein typisches Beispiel ist hierfür das Erheben von Anforderungen aus der Beobachtung von Anwender:innen einer Software.

Die beschriebenen Aspekte treffen grundsätzlich für alle Anwendungsbereiche von Job Shadowing zu, sollten aber an die im ersten Schritt erarbeiteten Ziele und Vorgehensweisen angepasst werden. Der bewusste und reflektierte Einsatz von Job Shadowing bewirkt, dass es eine transformative Rolle in Projekten einnehmen kann.

Beobachten will gelernt sein

Die Durchführung von Beobachtungen mag auf den ersten Blick als eine triviale Aufgabe erscheinen – schließlich betrachten wir täglich unsere Umgebung und nehmen Informationen auf. Doch gerade im geschäftlichen Kontext ist eine strukturierte Herangehensweise an Beobachtungen wichtig. Die Kunst liegt darin, über das bloße Sehen hinauszugehen und tiefergehende Einsichten zu erlangen. Beobachtungen ermöglichen nicht nur einen Blick auf das Offensichtliche, sondern eröffnen auch Einblicke in die subtilen Dynamiken, die den Erfolg eines Projekts oder einer Geschäftsstrategie beeinflussen können.

Sei es das Verstehen von Arbeitsabläufen, die Identifikation von Optimierungspotenzialen oder die Validierung von Anforderungen – die systematische Durchführung von Beobachtungen bildet die Grundlage für fundierte Entscheidungen und erfolgreiche Projekte. Dies gilt nicht nur für das Job Shadowing, sondern grundsätzlich für alle Methoden.

Im Folgenden betrachte ich die Durchführung von Beobachtungen im allgemeinen und beleuchte speziell die Schritte und Aspekte, die bei Job Shadowing von Bedeutung sind.

Schritt 1: Bereiten Sie die Beobachtung vor!

Definieren Sie klare Ziele und Fragestellungen, die während des Beobachtungsprozesses beantwortet werden sollen. Was wollen Sie herausfinden? Unter anderem können Sie z.B. sich folgende Fragen stellen:

• Geht es um die Verbesserung einer Software?
• Sollen Arbeitsabläufen verändert werden?
• Soll die Mitarbeiterzufriedenheit erhöht werden, indem Arbeitssituationen optimiert werden?
• …

Identifizieren Sie die relevanten Arbeitsbereiche und Prozesse, die Sie beobachten möchten. Führen Sie Gespräche mit entsprechenden Führungskräften aus diesen Bereichen, um vorab eine Genehmigung für die Beobachtung zu erhalten.

Wählen Sie Personen zur Beobachtung aus, die diese Arbeitsbereiche/Prozesse ausüben. In den meisten Fällen wird es sinnvoll sein, eher erfahrene Mitarbeitende auszuwählen. Je nach Ziel der Beobachtung kann es aber auch sinnvoll sein, weniger erfahrene Personen auszuwählen, beispielsweise wenn die Usability einer Softwarelösung bewusst für diese Zielgruppe geprüft werden soll.

Planen Sie die Beobachtungszeitpunkte und -dauer sorgfältig. Dabei sollten Sie vor allem sicherstellen, dass die Beobachtungen in einem Zeitrahmen durchgeführt werden, der repräsentative Einblicke ermöglicht. So ist die Arbeitsauslastung eines Paketdienstleisters beispielsweise in der Vorweihnachtszeit eine vollkommen andere als in der Urlaubssaison.

Klären Sie rechtliche Aspekte, insbesondere im Hinblick auf Datenschutz und ethische Richtlinien, um sicherzustellen, dass der Beobachtungsprozess rechtskonform und ethisch vertretbar ist. In manchen Fällen kann es auch sinnvoll sein, den Betriebsrat in den Vorbereitungsprozess einzubeziehen. Wenn die Interaktion mit Kunden aufgezeichnet werden soll, beispielsweise in einem Call-Center, ist es notwendig, die Kunden darüber zu informieren.

Bei der gleichzeitigen Beobachtung von mehreren Personen, wie z.B. Arbeitsteams oder Abteilungen, achten Sie darauf, alle Personen der beteiligten Gruppe vorab über die Beobachtung zu informieren.