Bei der Planung von Projekten, bei der Identifikation von Risiken, beim Suchen nach Ursachen innerhalb von Problemformulierungen oder Troubleshootings, beim Generieren von Innovationen und bei vielen anderen Aufgabenstellungen, die bei der Initiierung von Vorhaben durchgeführt werden, steht das Sammeln von möglichst vielen Ideen am Anfang. Dieses Sammeln erfolgt in der Regel bewusst ohne jede Beschränkung, damit die Teilnehmenden ihre Kreativität voll entfalten können.

Anschließend ist es jedoch erforderlich, den Umfang der Aufgabe klar zu definieren. Zum einen, um einen ausführbaren Projektauftrag und ein eindeutig definiertes Ziel zu benennen. Zum anderen, um die stets knappen Ressourcen mit maximaler Wirkung einsetzen zu können.

Ein klar definierter Projektrahmen ist unbedingt erforderlich, um:

• die unterschiedlichen Erwartungen der Beteiligten zu klären
• die Herausforderungen eindeutig benennen zu können
• die Beteiligten für Durchführung und Unterstützung des Vorhabens zu motivieren
• ein gemeinsames Verständnis aller Beteiligten für das Vorhaben zu schaffen.

Eine bewährte, einfache und vor allem sehr schnelle Methode zur ersten Klärung des betrachteten Gegenstands ist der In-Out-Rahmen (auch: Ist-Ist-Nicht-Analyse), der die Metapher des Bilderrahmens verwendet. Mit dem In-Out-Rahmen schaffen Sie interaktiv Orientierung und bauen ein gemeinsames Verständnis für die zu bewältigende Herausforderung auf.

Sie können den In-Out-Rahmen mit einer Vielzahl weiterer Methoden zur Ideensammlung und zur Definition des Umfangs einer Aufgabenstellung kombinieren. Hier beschreiben wir ihn eingebettet in eine Kartenabfrage mit anschließendem Dot-Voting. Der zentrale Aspekt des In-Out-Rahmens ist Schritt 4 mit der Kategorisierung der gesammelten Elemente nach "in", "out" und "?".

Denken Sie daran: Die Klarheit am Anfang eines Projekts kann den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg ausmachen!

Beispiele

Sie können den In-Out-Rahmen universell bei der Beschreibung aller Vorhaben verwenden. Als Anregung seien genannt:

• Sammeln von Anforderungen mit dem Kano-Modell
• Ursachenanalyse / Prozessoptimierung mit Design of Experiments (DoE)
• Produktentwicklung mit Design Thinking
• Risikoidentifikation
• u.v.a.m.

Vorbereitung

Zeichnen Sie auf der Moderationsfläche einen großen, leeren Rahmen (Bild 1). Dieser sollte deutlich erkennbar sein, z.B. durch stark kontrastierende Farbe zum Hintergrund und durch seine Breite. Bei der grafischen Ausgestaltung haben Sie freie Wahl: von einem einfachen Rechteck bis zum künstlerisch gestalteten Bilderrahmen. Beachten Sie, dass das Flächenverhältnis von Rahmeninhalt und Rest der Moderationsfläche unbewusst das spätere Ergebnis beeinflusst. Je kleiner der Rahmen im Verhältnis zur Moderationsfläche ist, desto schärfer wird das Team anschließend auch die Abgrenzung vornehmen.

Bei einem virtuellen Whiteboard kann es sinnvoll sein, die Arbeitsfläche selbst ebenfalls mit einem Rahmen abzugrenzen, d.h. einen Rahmen um den Rahmen zu setzen. Auf diese Weise geben Sie analog zum realen Whiteboard ein Flächenverhältnis vor.