Das Cynefin-Framework teilt Systeme in die fünf Kategorien "einfach", "kompliziert", "komplex", "chaotisch" sowie "verwirrt" ein. Für jede dieser Kategorien empfiehlt es ein entsprechend abgestimmtes Vorgehensmuster, um das System zu steuern.
Autor des Cynefin-Frameworks ist der britische (walisische) Forscher und Berater für Wissensmanagement David John Snowden (Snowden, D.: Cynefin: a sense of time and space, the social ecology of knowledge management, in: Knowledge Horizons: The Present and the Promise of Knowledge Management, 2000). Das walisische Wort "Cynefin" bedeutet in etwa "Lebensraum", womit Snowden ausdrücken wollte, dass zwischen Individuen und ihrer Umwelt eine Vielfalt von Wechselwirkungen bestehen, die eine vollkommen analytische Beschreibung eines realen Systems unmöglich macht.
Einfache Systeme zeichnen sich dadurch aus, dass ihre Elemente geordnet sind und mit sofort erkennbaren Ursache-Wirkungs-Beziehungen verknüpft sind.
Das Cynefin-Framework empfiehlt hierfür das Handlungsmuster "beobachten - kategorisieren - reagieren".
Diese sind wie die einfachen Systeme geordnet. Allerdings sind die Ursache-Wirkungsbeziehungen zwischen den einzelnen Elementen so vielfältig und zahlreich, dass man spezielles Fachwissen benötigt und sie explizit untersuchen muss, um sie nachvollziehen zu können.
Das Handlungsmuster für komplizierte Systeme ist dementsprechend: "beobachten - analysieren - reagieren".
Komplexe Systeme sind im Gegensatz zu komplizierten Systemen ungeordnet, so dass die Ursache-Wirkungsbeziehungen nicht mehr vorausschauend, sondern nur im Rückblick erkannt werden können.
Da eine Analyse in komplexen Systemen nicht möglich ist, empfiehlt das Cynefin-Framework hier die Vorgehensweise "probieren - beobachten - reagieren". Dahinter steckt die Annahme, dass ein komplexes System reproduzierbare Antworten gibt, nach denen man seine Handlungen ausrichten kann.
In chaotischen Systemen können keine Ursache-Wirkungsbeziehungen identifiziert werden. Auf identischen Input kann das System mit unterschiedlichen Outputs reagieren, da es sich beständig verändert.
Ein gezieltes und gesteuertes Vorgehen ist in chaotischen Systemen nicht möglich, deshalb ist hier der empfohlene Lösungsansatz: "handeln - beobachten - reagieren“.
Der Zustand der Verwirrung besteht dann, wenn unklar ist, welche Art von System vorliegt. Entscheidungsträger ziehen sich dann in ihre Komfortzone zurück, d.h. sie treffen Entscheidungen dann nur aufgrund ihrer bestehenden Erfahrungen, ohne die tatsächliche Situation zu berücksichtigen.
Je nach Innovationsgrad können in Projekten einfache, komplizierte, komplexe und chaotische Systeme auftreten. Die Aufgabe des Projektleiters besteht darin, die Art des Systems zu erkennen, um auf geeignete Art und Weise steuern zu können. Der im Projektmanagement zur Steuerung verwendete PDCA-Zyklus (Plan - Do - Check - Act, PDCA) fasst im Prinzip die vier empfohlenen Vorgehensweisen des Cynefin-Frameworks zusammen (s. Tabelle 1). Mit Kenntnis der Systemkategorien ist es möglich, Steuerungsprozesse zu vereinfachen. Z.B. können für einfache Systeme vorgegebene Kategorien und definierte Prozesse eingesetzt werden, die entsprechend delegiert werden können. Dies kann z.B. das Risikomanagement stark vereinfachen.
| Deming-Cyle | Plan | Do | Check | Act |
| einfache Systeme | beobachten | kategorisieren | reagieren | |
| komplizierte Systeme | beobachten | analysieren | reagieren | |
| komplexe Systeme | probieren | beobachten | reagieren | |
| chaotische Systeme | handeln | beobachten | reagieren |
Projektmanagementsysteme, wie z.B. der PMBOK Guide®, PRINCE2® oder das V-Modell, entspringen dem Bemühen, Projekte im Idealfall zu einfachen, bei Bedarf komplizierten und schlimmstenfalls komplexen Systemen zu machen. In einem Unternehmensumfeld ohne Projektmanagementsystem tendieren Projekte dazu, chaotische Systeme zu werden. Da dies in den Anfängen des Projektmanagements der Regelfall war, ist die Vorstellung, dass Projekte per se chaotisch seien, immer noch weit verbreitet. Je höher der Projektmanagementreifegrad einer Organisation jedoch ist, desto geordneter werden Projekte durchgeführt, insbesondere können auch Unsicherheiten besser gemanagt werden.
Basierend auf den Kategorisierungen des Cynefin-Frameworks wird häufig die Komplexität von Projekten, Organisationseinheiten oder Projektumfeldern betont oder allgemein von einer zunehmenden Komplexität des Sozial- und Wirtschaftssystems gesprochen. Oftmals ist damit implizit die Aussage verbunden, dass es nicht möglich ist, zielführende Steuerungsmaßnahmen zu ergreifen. Im Sinne des Cynefin-Frameworks ist in diesem Fall jedoch eher vom Zustand der Verwirrung zu sprechen, der überwunden werden sollte.
