Aus Gründen der einfacheren Lesbarkeit wird im Folgenden nur die grammatikalisch männliche Form (Teilnehmer, Moderator, Berater, Fallerzähler usw.) verwendet. Es sind dabei aber stets Personen jeden Geschlechts gemeint.

Kern der Kollegialen Beratung ist gegenseitige Unterstützung von Kollegen bei der Bewältigung von betrieblichen Fragen und Problemen. Der Beratungswunsch eines Teilnehmers wird als Fall oder Anliegen bezeichnet. Die Kollegiale Beratung findet in Form regelmäßiger Gruppentreffen statt. Sie bewirkt dadurch sowohl kontinuierliche Reflexion der beruflichen Tätigkeit als auch laufenden fachlichen Austausch im beruflichen Netzwerk.

Die Kollegiale Beratung wird gesteuert, indem die Mitglieder der Gruppe bei der Beratung vorgegebene Rollen einnehmen und die Beratung auf der Grundlage einer festgelegten Struktur durchführen.

Bild 1 stellt die bei der Kollegialen Beratung durchzuführenden Schritte im Überblick dar.

Die Teilnehmenden einer Beratungsgruppe sind gleichberechtigt, es gibt keine hervorgehobenen Positionen. Für die Durchführung definiert die Kollegiale Beratung insgesamt fünf Rollen: Moderator, Fallerzähler, Berater, Beobachter, Sekretär. Diese Rollen können im Wechsel von allen Gruppenmitgliedern übernommen werden, manche auch gleichzeitig. Jede Rolle wird durch ihre Aufgaben definiert:

Moderator

In der Rolle des Moderators leiten Sie den Gruppenprozess. Sie bringen sich inhaltlich nicht in die Beratung des Falls ein, sondern konzentrieren sich auf die Begleitung und Steuerung des Beratungsprozesses. Ihre Aufgaben sind:

• Sitzung der Kollegialen Beratung eröffnen und schließen
• Übergänge von einer Phase zur nächsten gestalten
• Darauf achten, dass die Teilnehmenden die Rollen und Regeln einhalten

Fallerzähler

In der Rolle des Fallerzählers bringen Sie eine Frage oder ein Problem aus ihrem beruflichen Alltag in die Sitzung ein. Ihre Aufgaben sind:

• In einem spontanen Bericht eine berufliche Situation erzählen, zu der Sie Hilfe durch die Berater erhalten möchten
• Formulieren einer Schlüsselfrage, in der Sie Ihren Beratungswunsch konkretisieren
• Passives Zuhören in der Beratungsphase, um die Aussagen der Berater auf sich wirken zu lassen
• Ziehen eines vorläufigen Resümees der Beratung, ohne dass Sie sich rechtfertigen

Berater

In der Beraterrolle entwickeln Sie Ideen, Gedanken und Fragen, die dem Fallerzähler helfen können, seine Schlüsselfrage zu beantworten. Ihre Aufgaben sind:

• Der Spontanerzählung zuhören und dabei die Situation des Fallerzählers erfassen.
• Stellen von Verständnisfragen, um das Anliegen des Fallerzählers besser nachzuvollziehen.

Als Berater sollten Sie die folgende Haltung einnehmen:

• Der Fallerzähler ist der Experte für seine berufliche Praxis und kann am besten einschätzen, welche Lösungen zum Erfolg führen können. Er trägt die Verantwortung für die Umsetzung der Lösung und deren Konsequenzen.
• Sie als Berater und der Fallerzähler sind trotz unterschiedlicher Rollen auf gleicher Augenhöhe. Beide suchen gleichberechtigt nach Lösungen. Vermeiden Sie Bewertungen, Belehrungen und Vorhaltungen.
• Sie respektieren die Sicht des Fallerzählers und würdigen die bisher von ihm versuchten Lösungsansätze.
• Sie sind bestrebt, die Anzahl der Sichtweisen und Lösungsansätze zu erhöhen, aus denen der Fallerzähler die für ihn passende auswählen kann.
• Sie laden den Fallerzähler ein, seine Sichtweise zu überdenken.
• Sie wissen, dass ihre Sichtweise der Situation nicht objektiver, besser oder richtiger ist als die des Fallerzählers.

Sekretär

Die Rolle des Sekretärs übernimmt ein Teilnehmer parallel zur Beraterrolle. Der Sekretär dokumentiert die von den Beratern geäußerten Ideen, Vorschläge und Lösungen.

Prozessbeobachter

In dieser Rolle nehmen Sie nicht an der Beratung teil. Sie sitzen außerhalb der Gruppe und beobachten, wie die Berater die Lösungen für den Fall erarbeiten. Ihre Beobachtungen sollten Aufschluss darüber geben, wie hilfreich die Beratung für den Fallerzähler ist. Sie geben der Gruppe Feedback darüber, was sich positiv oder negativ auf den Prozess ausgewirkt hat.

Schritt 1: Casting – Bereiten sie die Sitzung vor!

Ziel des Castings ist es, das Vorgehen, die Rollen und die Beratungsanliegen zu ermitteln und die Beratungsanliegen für die Sitzung festzulegen. Hierzu führen Sie in der Gruppe die folgenden Teilschritte durch:

Moderator bestimmen

Die Gruppe sollte eine Regel festlegen, nach welcher der Moderator für jede Sitzung bestimmt wird. Dies kann z.B. reihum geschehen oder der Moderator wird am Ende einer jeder Sitzung festgelegt.

Festlegen der Rollen Sekretär und Prozessbeobachter

Dies geschieht am besten dadurch, dass sich zwei Teilnehmer bereit erklären, die Rolle zu übernehmen. Die Rollen können auch für jeden Fall separat festgelegt werden.

Reflexion der letzten Sitzung

Jeder Fallerzähler der letzten Beratungssitzung hat Ideen für die Lösung für seine Frage oder sein Problem erhalten. Hier berichtet er, wie gut diese Lösung in der Praxis umgesetzt werden konnte.

Beratungswünsche sammeln

Jeder, der einen Beratungswunsch hat, stellt diesen der Gruppe mit einem aussagekräftigen Namen vor. Der Moderator schreibt diesen auf ein Flip-Chart. Die Teilnehmer legen dann gemeinsam die Reihenfolge für die Sitzung fest.

Beispiele für Beratungswünsche

• Chaotische Projektstatus-Meetings
• Ein Mitarbeiter erfüllt seine Aufgaben nicht wie vereinbart
• Vorbereitung auf Sitzung des Projektlenkungsausschusses
• Die User Storys des Product Backlogs hängen voneinander ab