Projektleiter sind meist auf sich gestellt. Sie müssen unter Druck schnell die richtige Entscheidung treffen. Fortbildungen und Projektmanagement-Coaching können dabei helfen. Aber im Projektalltag sieht vieles anders aus als in der Theorie und externe Berater können nur punktuell eingesetzt werden. Die Schweizer CSS Versicherung beschreitet mit der so genannten Kollegialen Beratung einen neuen Weg im Projektmanagement. Die in der Pädagogik entwickelte Methode zur Gruppenberatung durch Gleichgestellte eignet sich hervorragend zur nachhaltigen Steigerung des PM-Reifegrads in einem Unternehmen. Dieser Artikel zeigt, wie Kollegiale Beratung funktioniert, wie sie in die Projektkultur der CSS integriert wurde und welche Erfahrungen damit im laufenden Betrieb gesammelt wurden.
Die CSS Gruppe strebt als zweitgrößter Krankenversicherungskonzern der Schweiz zusätzliches Kundenwachstum an, um am Markt weiterhin erfolgreich zu bestehen. Neue Versicherungsprodukte (z. B. Alternativmedizin, Angebote für bestimmte Kundensegmente, Ärztenetzwerke) und neue Verkaufskanäle (z. B. Internet) sollen helfen, dieses Ziel zu erreichen. Auch die ins Alter gekommenen Informatiksysteme werden erneuert. Um diese Aufgaben zu bewältigen, werden in den nächsten zwei Jahren etwa fünfzehn Projekte durchgeführt, von denen einige bereits gestartet wurden.
Die dafür eingesetzten Projektleiter arbeiten in verschiedenen Geschäftsbereichen der CSS und verfügen über unterschiedliche Qualifikationen. Einige sind bereits seit vielen Jahren Projektleiter, andere leiten ihr erstes Projekt. Alle sind mit den typischen Herausforderungen und Problemen des Projektmanagements konfrontiert, wie z. B. Terminkonflikte, Kommunikationsdefizite, Budgetüberschreitungen, unklare Anforderungen oder zwischenmenschliche Probleme.
Die Projektleiter werden von einer Stabstelle, der so genannten Methodikgruppe in ihrer Arbeit unterstützt. Die Methodikgruppe besteht aus zwei internen Beratern. Sie bietet Projektbeteiligten Coaching an und definiert Prozesse unter anderem für Projekt‑ oder Qualitätsmanagement. Zu ihren Aufgaben gehört es, die Qualität der Projektarbeit (Termin‑, Kosten‑ und Ergebnistreue) zu erhöhen und neue Projektleiter schnell sattelfest zu machen.
Um diese Ziele zu erreichen und die Projektleiter bei den gestiegenen Anforderungen besser unterstützen zu können, entwickelte die Methodikgruppe in Zusammenarbeit mit einem externen Berater eine Reihe von Maßnahmen. Unter anderem schlug sie die Einrichtung eines Project Management Offices und die Einführung von Projektpaten für neue Projektleiter vor. Schnell wurde klar, dass für diese wünschenswerten Maßnahmen weder Finanzmittel noch personelle Kapazitäten zur Verfügung standen.
Als realistische Maßnahme blieb die Idee eines Projektleiter-Forums übrig. Dieses Forum sollte es den Projektleitern ermöglichen, sich regelmäßig über ihre Erfahrungen auszutauschen und sich gegenseitig bei Problemlösungen zu unterstützen. Aufgrund persönlicher positiver Erfahrungen mit der Methode "Kollegiale Beratung" entschied die Methodikgruppe, diese Methode als Basis für das Projektleiter-Forum bei CSS einzuführen.
Die CSS Gruppe ist mit 1,21 Millionen Versicherten und einem Prämienvolumen von 3,12 Milliarden Franken der zweitgrößte Krankenversicherungskonzern der Schweiz. Jeder siebte Einwohner der Schweiz ist bei der CSS versichert.Das Unternehmen mit Hauptsitz Luzern beschäftigt mehr als 1.900 Mitarbeiter in der Schweiz. Seit Mitte Mai 2006 fasst die CSS Gruppe auch im deutschen Gesundheitsmarkt Fuß und bietet dort über die neu gegründete Tochtergesellschaft CSS Versicherung AG mit Sitz in Vaduz Zusatzversicherungsprodukte an.
Das Prinzip der Kollegialen Beratung kommt aus der Pädagogik. Anfang der 70er Jahre verwendeten Lehrer diese Methode, um sich über ihre Schwierigkeiten im Umgang mit Schülern auszutauschen. Mittlerweile wird die Kollegiale Beratung auch im Projektmanagement eingesetzt. Sie ist einfach zu erlernen und kann mit geringem Zeitaufwand ohne externe Hilfe durchgeführt werden.
Die Kollegiale Beratung selbst ist ein strukturiertes Beratungsgespräch. Die Teilnehmer gehen alle einer ähnlichen Tätigkeit nach, sind gleichberechtigt und bereit, den anderen bei deren Problemen zu helfen bzw. selbst Hilfe anzunehmen. Der strukturierte Ablauf hilft der Gruppe, das komplexe Beratungsgeschehen in übersichtliche Abschnitte zu gliedern und innerhalb einer bestimmten Zeitspanne zu einem Ergebnis zu kommen. Eine Fallbesprechung sollte nicht länger als 60 Minuten dauern. Die klar zugewiesenen Aufgaben der einzelnen Rollen (s. u.) definieren die Spielräume der Teilnehmer. Es gilt, gemeinsam Lösungen für eine konkrete berufliche Schlüsselfrage zu entwickeln.
Der Ablauf einer Kollegialen Beratung gliedert sich in fünf Phasen (Tabelle 1), dabei sind insgesamt fünf Rollen zu besetzen:
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