Projekte stehen für eine bessere Zukunft, ihre Ergebnisse sollen Wettbewerbsvorteile sichern, die Effizienz steigern oder für spürbar bessere Arbeitsbedingungen und Stabilität im Unternehmen sorgen.

Gleichzeitig binden die Koordination und die Durchführung von Projekten immer mehr Ressourcen. Ein wesentlicher Teil der Arbeitszeit von Mitarbeitenden mit Schlüsselkompetenzen ist für die Projektarbeit vorgesehen. Oftmals lässt sich geradezu ein interner Wettkampf um die wertvollen Projektressourcen einzelner Abteilungen beobachten (z.B. IT, Produktentwicklung). Auch der finanzielle Aspekt in Form von projektbedingten Investitionsausgaben (CAPEX) und laufenden Kosten (OPEX) spielt eine wesentliche Rolle in der internen Planung.

Trotz der enormen inhaltlichen Wichtigkeit und Bedeutung für die interne Ressourcenkoordination fehlt in der Regel ein ganzheitlicher Blick auf das aktuelle Projektportfolio. Aufgrund fehlender oder mangelhafter Berichte ist das Management vielfach nicht in der Lage, klare Aussagen über den Status und die Entwicklung von Projekten zu treffen. Eine aktive Steuerung ist dadurch nur eingeschränkt möglich.

Der folgende Artikel beschäftigt sich mit den Anforderungen, die ein modernes Projektreporting leisten muss, und zeigt anhand von Beispielen, wie diese in der Praxis umgesetzt werden können. Anhand meiner Erfahrung in unterschiedlichen Branchen und Unternehmen beleuchte ich die wesentlichen Faktoren für eine erfolgreiche Umsetzung.

Vier Anforderungen an das Projektreporting

Für ein schlagkräftiges Projektreporting müssen vier konkrete Anforderungen berücksichtig werden:

1. Klare Vorgaben zum Projektmanagement als Basis
2. Auf Empfänger:innen und den Steuerungszweck abgestimmte Reportinginhalte und Auswertungsperspektiven
3. Durchgängiger Datenfluss von der Erfassung bis zur Veröffentlichung
4. Einsatz moderner Reporting-Software

Anforderung 1: Klare Vorgaben zum Projektmanagement als Basis

Das Projektreporting wird nicht zum Selbstzweck aufgebaut, sondern soll vielmehr als wesentliches Werkzeug für die professionelle Koordination, Umsetzung und Nachbetrachtung von Projekten in der Steuerung verankert werden.

Durch ein klares Projektmanagement-Konzept werden Rahmenbedingungen geschaffen und notwendige Informationsbedarfe abgeleitet. Bild 1 zeigt die wesentlichen Eckpfeiler typischer Projektmanagement-Vorgaben, die sinnvollerweise in einem eigenen Projektmanagement-Handbuch zusammengefasst werden:

Projektdefinitionen

• Ab wann wird intern von einem Projekt gesprochen?
• Was sind die notwendigen Merkmale/Größendimensionen?
• Gibt es ober- oder unterhalb des Objekts "Projekt" noch weitere Steuerungsebenen (z.B. Programm, Teilprojekt, Aufgaben etc.)?
• Welche formalen Kriterien müssen noch zusätzlich erfüllt werden?

Projektrollen und Verantwortlichkeiten

• Welche Projektrollen gibt es immer/kann es optional geben?
• Was sind die damit einhergehenden Aufgaben und Verantwortlichkeiten?

Projektsteuerung

• Durch welche Vorgaben werden Projekte gesteuert?
• Welche verbindlichen Prozess- und Reportingmaßnahmen müssen müssen berücksichtigt werden?
• Welche Eskalationsmechanismen und Entscheidungsvorgaben sind vorgesehen?
• Wie erfolgen die Projektpriorisierung und die Ressourcenzuweisung? (siehe dazu "Excel-Vorlage – Ressourcenplanung mit Projektpriorisierung")

Informationsbedarfe

• Welche Informationen müssen regelmäßig erfasst und berichtet werden?
• Projektstammdaten
• Projektstruktur/Zeitplan
• Geplante/verbrauchte Ressourcen
• Statusinformationen
• Risikoinformationen
• Sonstige Projektdetails

Anforderung 2: Auf die adressierten Personen und den Steuerungszweck abgestimmte Reportinginhalte und Auswertungsperspektiven

Leiten Sie die konkreten Inhalte des Reportings sowie die Perspektiven der Auswertung ab von den Anforderungen der einzelnen Stakeholder:innen und der allgemeinen Rahmenbedingungen.

Sorgen Sie dafür, dass die Empfänger:innen nur die Informationen erhalten, die aus ihrer Sicht für die Projektumsetzung und -steuerung relevant sind.