Normalerweise wird vor Projektbeginn eine detaillierte Planung erstellt, inklusive einer Budget- und Zeitkalkulation sowie einer Risikoanalyse. Doch selbst trotz optimaler Voraussetzungen laufen die wenigsten Projekte reibungslos ab.

Insbesondere wenn das Projektteam den Überblick verloren hat und der Projektleiter seinen ursprünglichen Plan nicht weiter umsetzen kann, kurzfristige Änderungen entstehen oder ein Problem zu komplex ist, um selbst eine effektive Lösung zu finden, ist Unterstützung durch den Einsatz eines Interimsmanagers hilfreich.

Aufbau von Vertrauen fördern

Bei der Installation eines Interimsmanagers empfehlen wir dringend dafür zu sorgen, dass dieser das Vertrauen des Projektteams gewinnt. Dies kann z.B. durch offene Gesprächsrunden mit allen Beteiligten gefördert werden, indem diese ihre Anliegen schildern können und gemeinsam am Kern des Problems arbeiten.

Im Zuge dessen öffnen sich die Akteure in der Regel und erzählen von bisherigen Projektverlauf. Sie sprechen dabei auch über gemachte Fehler und räumen Missverständnisse aus – beides erleichtert die Aufgabe des Interimsmanagers enorm.

Dann erst kann der Prozess der Neuausrichtung und Restrukturierung erfolgen, welcher in einzelnen Schritten bis hin zur Rückübergabe des Projekts an die ursprüngliche Projektleitung erfolgt. Bis zu diesem Punkt sollten jedoch die übergreifenden Verantwortungsbereiche beim Interimsmanager liegen, – inklusive Durchgriffs- und Entscheidungsbefugnissen – damit er seine Strategie geradlinig verfolgen kann, ohne Kompromisse eingehen zu müssen.

Frischer Blick und Erfahrung als Trümpfe

Bei strauchelnden Projekten ist uns vor allem wichtig, dass ein Verantwortlicher von außen ins Projekt kommt, der lösungsorientiert sowie pragmatisch denkt und handelt, da die Lösungssuche situativ angepasst und auf Basis von Praxiserfahrungen durchgeführt werden sollte. Idealerweise hat er daher bereits viele unterschiedliche Projekte geleitet.

Durch seinen unvoreingenommenen Blick kann der Interimsmanager sich zunächst einmal ein Bild von der aktuellen Lage machen und mögliche Verstrickungen oder Strukturverluste identifizieren. Zudem erleichtert es ihm seine Erfahrung, die Gesamtsituation des Projekts einzuordnen.

Branchenkenntnisse sind ebenfalls hilfreich, um die Anliegen der verschiedenen Stakeholder nachzuvollziehen und Prioritäten zu setzen. So kann er gemeinsam mit dem Projektleiter zügig ein problemorientiertes Vorgehen finden, um das Projekt aus der Krise zu führen. Ebenso relevant wie eine gute Lösung ist es, dass der Interimsmanager diese den Projektakteuren klar kommuniziert, inklusive der dazugehörigen Risiken.

Enge Zusammenarbeit mit dem Projektleiter

Der Interimsmanager verantwortet also die Neustrukturierung des Projekts und plant diese. Dazu ist eine enge Zusammenarbeit und Koordination zwischen Interimsmanager und Projektleiter wichtig, da der Projektleiter die Absicht, Grundlagen und Ziele des Projekts kennt, während der Interimsmanager das weitere Vorgehen steuert.

Bei der Umsetzung des neuen Plans arbeiten die beiden Hand in Hand. Der Interimsmanager behält dabei die Einhaltung der Ressourcen und der Zielstellung im Blick, bis die ursprünglich geplanten Prozesse wieder aufgenommen werden können und der Projektleiter wieder die Leitung des Projekts übernimmt.