Wer Projektmanagement-Software sucht, dem steht heute eine Vielzahl an Lösungen zur Auswahl. Zudem werden die angebotenen Produkte immer leistungsfähiger. Sie entwickeln sich zu umfassenden Multiprojektmanagement-Paketen, die neben Portfoliomanagement und Projektmanagement immer häufiger auch die operative Zusammenarbeit im Projektteam abdecken.

Im Projektmanagement geht es allerdings nicht nur um Selbstorganisation für Alltags-Aufgaben oder um unabhängige Einzelprojekte. Mit einer PM-Software sollen üblicherweise einheitliche Prozesse für Projekte und Projektportfolios unterstützt werden. Nur dann sind nämlich sinnvolle Multiprojektauswertungen möglich. Daher ist die Einführung einer PM-Software immer auch ein Organisationsprojekt, bei dem die Software ein zentraler Teil ist. Eine systematische Auswahl, die den PM-Prozessen und PM-Methoden folgt, ist somit unabdingbar.

Die positive Nachricht: Eine systematische Auswahl verursacht kaum zusätzlichen Aufwand. Denn viele der vermeintlich aufwändigen Aufgaben, die dabei anfallen, sind für die spätere Implementierung ohnehin erforderlich. Sie möglichst früh anzugehen bietet sogar einen entscheidenden Vorteil: So können z.B. Fragen zum PM-Konzept geklärt werden, bevor die Antworten womöglich schon durch die Fähigkeiten einer ausgewählten Softwarelösung begrenzt sind.

Bild 1: Das Fundament der Software-Auswahl mit den einzelnen Detailstufen.
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Eine solche sorgfältige Auswahl umfasst im Wesentlichen drei Schritte, die für die Entscheidung notwendig sind. In Bild 1 sind diese Schritte entsprechend ihrer Reihenfolge abgebildet: Die Basis für einen Auswahlprozess ist die Prüfung der vorhandenen Prozesse und Methoden. Ein Auswahlteam sollte darauf aufbauend die Anforderungen ermitteln und formulieren. Diese Vorüberlegungen bilden schlussendlich die Grundlage für die spätere Software-Auswahl.

Dieser Beitrag skizziert ein solches Vorgehen, das sich bereits in zahlreichen Auswahlprojekten bewährt hat.

Systematische Auswahl statt Lotterie

Es ist nicht ungewöhnlich, dass die Entscheidung für eine PM-Software spontan fällt: Am Rande einer Tagung oder auf einer Messe stößt man auf einen Software-Anbieter, man kommt ins Gespräch, schaut sich die optisch ansprechende Software an und ist von der Referenzliste beeindruckt. Nach einer Präsentation vor Kollegen und einem Blick auf die Lizenzpreisliste fällt dann die Entscheidung für dieses Tool. Nun bleibt nur noch eine kleine Frage offen: "Was genau machen wir mit der Software?“.

Um diese Frage zu beantworten wird dann überlegt, wie man das bestehende Projektmanagement optimal mit der Software unterstützen kann. Eventuell müssen dafür bestimmte Vorgehensweisen geändert werden. Auch so eine spontane, schnelle Software-Auswahl erspart einem also nicht die Überlegung, was mit der Software ganz konkret erreicht werden soll. Daher kann man diese Fragen ebenso gut an den Anfang des Auswahl-Prozesses stellen, um so schon vorab herauszufinden, welche Software bereits im Standard möglichst gut passt.

Bild 2: Bei der systematischen Auswahl werden vor der Produktsuche bestehende Prozesse überprüft und Anforderungen ermittelt.
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Bild 2 zeigt die Schritte auf dem Weg vom Wunsch nach einer PM-Software zum geeigneten Produkt. Dabei wird bewusst zwischen der Anforderungsermittlung (Schwerpunkt dieses ersten Beitragsteils) und der Auswahl (Teil 2 des Beitrags) unterschieden. Erst wenn die Anforderungen allen klar sind, folgt die Suche nach Produkten.

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