Im ersten Teil dieses Beitrags haben Sie bereits erfahren, wie Sie die sogenannte "Longlist" mit einer Vorauswahl an Software-Lösungen erstellen. Dieser zweite und abschließende Teil beschreibt, wie Sie von den verschiedenen Anbietern ein Angebot einholen, worauf Sie bei Anbieterpräsentationen achten sollten, wie Sie eine Teststellung durchführen und wie Sie nach der getroffenen Entscheidung schließlich einen Vertrag zum Abschluss bringen.

Mit der Longlist liegt Ihnen eine Auswahl an interessanten Produktkandidaten vor, die zumindest auf den ersten Blick aussichtsreich erscheinen. In den nächsten Schritten geht es nun darum, diese Produkte intensiver zu betrachten und dabei das Kandidatenfeld nach und nach zu reduzieren.

Bild 1: Nachdem die Longlist erstellt ist, geht es darum, den Kreis der möglichen Lösungen Schritt für Schritt einzugrenzen.

Schritt 1: Angebot einholen

Vage Preisanfragen und feste Ausschreibungen

Eine Vorbemerkung zu Ausschreibungen: Gerade in öffentlichen Projekten ist oft eine sehr formale Ausschreibung vorgeschrieben. Auch mancher Einkäufer bevorzugt den frühen Festpreis. Für Ihr Software-Auswahlprojekt ist es allerdings eher problematisch, wenn Anbieter zu Beginn verbindliche Preise für Softwarelizenzen und vor allem für begleitende Dienstleistungen angeben sollen.

Nachteile einer festen Ausschreibung bzw. standardisierten Ausschreibungsplattform:

• Da Sie die Software anhand der Rückmeldungen auf Ihre schriftlichen Anfragen auswählen müssen, ist ein schrittweises Vorgehen, wie es im Folgenden beschrieben wird, nicht möglich.
• Es gibt keine Möglichkeit, individuelle Besonderheiten abzufragen und interaktiv Lösungen zu entwickeln.
• Der direkte Kontakt zum Anbieter obliegt strengen Regeln.
• Formale Ausschreibungen und standardisierte Ausschreibungsplattformen bergen das Risiko, Standard-Anforderungen abzuhaken.
• Sie erschweren Anbietern die Rückfrage.
• Alle Anforderungen und technische Schnittstellen müssen von Ihnen so präzise und interpretationsfrei formuliert werden, dass die Anbieter ihren Aufwand realistisch einschätzen können. Doch das ist kaum möglich.

Im Idealfall lernen während des Auswahlprozesses beide Parteien – also die Software-Anbieter und die späteren Anwender – wechselseitig voneinander und entwickeln gemeinsam Lösungsansätze.

Daher meine Empfehlung: Wenn auf eine formale Ausschreibung verzichtet werden kann, führen Sie den Auswahlprozess schrittweise und im Dialog mit den Anbietern durch. Geben Sie sich zunächst mit Kostenschätzungen zufrieden. Je mehr sie von den Produkten und die Anbieter von Ihnen lernen, desto präziser werden die Kosten für Lizenzen und Implementierung absehbar.

Gute Lösungen entstehen im wechselseitigen Austausch zwischen Stakeholdern und Anbietern!

Anfrage formulieren – was muss rein?

Natürlich kann man die schriftliche Form dennoch verwenden, um die Produkte auf der Longlist im ersten Schritt weiter einzugrenzen. Wenn Sie den Anbietern eine schriftliche Anfrage senden, können Sie zum einen die jeweiligen Lizenzpreise und erste grobe Aufwandsschätzungen erfahren und zum anderen erfragen, inwieweit die Software Ihre Anforderungen im Standard oder mit kleineren Anpassungen abdeckt.

Eine Herstelleranfrage sollte im direkten Kontakt mit den Anbietern erfolgen, sofern das zulässig und möglich ist. Von einer komplett anonymen Anfrage über externe Berater ist eher abzuraten: Je mehr ein Anbieter über das entsprechende Unternehmen weiß, desto präziser kann er das Angebot formulieren. Natürlich können externe Berater dennoch den "First-Level-Support“ bei Rückfragen übernehmen, wenn sie mit den Zielen der Einführung durch die Anforderungsworkshops ohnehin vertraut sind.

Wenn Sie die Auswertung der Rückläufe schon beim Versand bedenken, erleichtert das die spätere Auswertung. Stellen Sie den Anbietern ein Rückmeldeformular zur Verfügung, das für die Abdeckung der technischen und funktionalen Anforderungen mehrere Antwortmöglichkeiten erlaubt, beispielsweise in Excel (Bild 1). Kurze Kommentare tragen die Anbieter direkt im Formular ein, ausführliche Kommentare in einem ergänzenden Dokument.