Projektmanagement verfügt zwar über eine große Bandbreite an Methoden und Prozessen, in kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) werden diese jedoch nur begrenzt eingesetzt. Grund ist, dass die Standards auf große Unternehmen ausgelegt sind. Hier können sie dank ausreichender Kapazitäten und einer ausgereiften (IT-)Infrastruktur umgesetzt werden. Explizite Standards für KMU existieren dagegen nicht. KMU können die bestehenden Standards deshalb nicht einfach übernehmen, sondern müssen sie an ihre besondere Ressourcensituation und Infrastruktur anpassen und schlanker gestalten.

Projektmanagement leistet einen wichtigen Beitrag zur Verbesserung der Unternehmensführung. Es ist deshalb wünschenswert, KMU den Einsatz von Projektmanagement zu erleichtern bzw. sie zur Einführung von Projektmanagement zu ermutigen. Unternehmen müssen flexibel auf die sich schnell verändernden Marktanforderungen reagieren können. Das setzt eine bessere Ressourcensteuerung sowie die effektivere Abwicklung von Aufträgen voraus. Auch aus volkswirtschaftlicher Sicht ist der Einsatz von Projektmanagement in KMU erstrebenswert, denn KMU sind für die deutsche Wirtschaft von großer Bedeutung: Sie stellen mit über 95% die größte Gruppe der Unternehmen, leisten 40% der Bruttoinvestitionen und erwirtschaften 49% der Umsätze. Rund 70% aller Arbeitnehmer sind in KMU beschäftigt.

In diesem Artikel werden Best Practices aufgezeigt, die in KMU den erfolgreichen und effizienten Einsatz von Projektmanagement ermöglichen.

Aufbau und Teilnehmer der Studie

Die Universität Osnabrück führte von 2006 bis 2007 eine Studie zur Anwendung von Projektmanagement in KMU durch. Bereits in den Voruntersuchungen wurde deutlich, dass viele KMU den administrativen Aufwand scheuen, der mit der Einführung eines umfassenden Projektmanagements verbunden ist. Zudem fehlt es ihnen für die Einführung und die Schulung der Mitarbeiter an personellen Ressourcen. Projektmanagement wird nicht als Unterstützung gesehen, sondern als zusätzliche Belastung.

Doch Projektmanagement kann auch im Kleinen funktionieren. Die Antworten der Studienteilnehmer liefern einen Einblick in die PM-Praxis von KMU und beschreiben erfolgreiche Vorgehensweisen. KMU, die den Einsatz von Projektmanagement bisher vermieden haben, können sich im Folgenden über Best Practices informieren.

In drei Phasen zu den Best Practices

Die Studie ist in drei Untersuchungsphasen gegliedert:

1. Befragung von Projektmanagementexperten (Projektmanager, Geschäftsführer und Personen mit langjähriger PM-Erfahrung) aus KMU verschiedener Branchen.

Die Experten schilderten einen typischen Projektverlauf in ihrem jeweiligen Unternehmen. Aus den daraus gewonnen Erkenntnissen wurde ein Fragebogen entwickelt, mit dem der Kenntnisstand und die Verbreitung des Projektmanagements in deutschen KMU ermittelt werden sollte.

2. Eine fragebogenbasierte Erhebung über Anwendung und Verbreitung von PM in KMU

Die Ergebnisse aus den Phasen 1 und 2 wurden verwendet, um ein bestehendes Referenzmodell für Projektmanagement (vgl. Ahlemann 2006) an den Bedarf von KMU anzupassen. Das Referenzmodell beschreibt mit Hilfe der UML (Unified Modeling Language) Projektmanagementprozesse in einer schematischen Form und kann als Vorlage zur Entwicklung von Informations- oder Organisationssystemen dienen.