"Ich hechle meinem Zeitplan ständig hinterher," sagte ein Projektmanager während eines Zeitmanagementkurses. "Ich habe keine Ahnung, wie ich irgendetwas fertigstellen soll, bei all dem, was ich zu tun habe. In Ruhe zu arbeiten, davon träume ich nur."

Auf die Frage, wie er seinen Arbeitstag beginnt, sagte er: "Meistens mit dem Abrufen von E-Mails. So komme ich morgens in Schwung."

Ein solcher Arbeitsanfang ist sinnvoll, wenn man nicht länger als 15 Minuten darauf verwendet und anschließend an wichtigeren Aufgaben arbeitet. Meist geht es aber so weiter wie bei unserem Manager: "Wenn ich ehrlich bin, dauert das immer länger als geplantGeplantAttribut für alle Größen der Zeit- und Kostenplanung. Der englische Begriff "Scheduled" bezieht sich nur auf Größen der Zeitplanung.. Ich muss jemand anrufen und etwas direkt klären; im Internet etwas recherchieren oder Mitteilungen wenigstens anlesen. Oft ist es mittags, bevor ich überhaupt an meinen Zeitplan und die Dinge, die ich eigentlich tun wollte, denke."

Was tun Sie Ihrer leistungsstärksten Zeit?

Schon ist die leistungsstärkste Zeit vorbei. Vorbei ist auch die Zeit, in der er weitgehend ungestört arbeiten konnte: Sein Arbeitstag geht weiter mit Terminen und anderen Unterbrechungen. Wie wahrscheinlich ist es, jetzt noch effektiv an wichtigen Aufgaben zu arbeiten?

Der geschilderte ArbeitsablaufArbeitsablaufEin Arbeitsablauf ist ein Prozess, der Personalkosten verursacht. lässt sich immer wieder beobachten und ist typisch für Menschen, die nicht wirklich nach Prioritäten arbeiten. Sie kennen durchaus Zeitmanagement-Prinzipien und führen Listen mit wichtigen Aufgaben. Aber sie handeln nicht danach: Dringendes und Unwichtiges bestimmt ihren Tag, ihre Prioritäten verlieren sie aus den Augen.

Welche Aufgaben liefern Ihre wichtigsten Arbeitsergebnisse?

In einem ersten Schritt wurde mit dem Manager eine ABC-AnalyseABC-AnalyseDie ABC-Analyse priorisiert Aufgaben, Probleme, Produkte oder andere gleichartige Elemente in drei Stufen: A = sehr wichtig / sehr dringend, B = wichtig / dringend, C = weniger wichtig / weniger dringend. Zweck der ABC-Analyse ist die Konzentration beschränkter Kapazitäten oder Arbeitszeit auf die wesentlichen und ausschlaggebenden Aufgaben. durchgeführt. Ausgangspunkt war die Frage: "Welche Aufgaben liefern meine wichtigsten Arbeitsergebnisse?" Die ABC-Analyse stuft Aufgaben nach der Bedeutung für das Arbeitsergebnis und angestrebte Ziele ein und unterteilt sie in drei Kategorien:

A-Aufgaben sind Aufgaben mit hoher Priorität und bringen entscheidende Ergebnisse für das Erreichen langfristiger Ziele. Typische A-Aufgaben sind Planung, Auswahl neuer Mitarbeiter, Delegieren, Weiterbildung, AkquisitionAkquisitionDer Begriff Akquisition bedeutet ganz allgemein "Erwerb". Je nach Zusammenhang hat er unterschiedliche Bedeutungen: Die Akquisition (auch: Akquise) von Aufträgen oder Kunden steht für die Tätigkeit des Auftragnehmers, einen Auftrag zu erhalten. Akquisition bezeichnet auch den Kauf eines Unternehmens durch ein anderes Unternehmen und die Tätigkeiten, die zu diesem Kauf führen. Das Ergebnis der Tätigkeiten nach 1) und 2), d.h. der erhaltene Auftrag ebenso wie ein erworbenes Unternehmen, wird ebenfalls häufig als Akquisition bezeichnet. Schließlich kann Akquisition noch im Beschaffungswesen als Begriff für alle Aktivitäten verwendet werden, die mit der Beschaffung eines Produkts oder einer Dienstleistung in Zusammenhang stehen. neuer Aufträge und Pflege wichtiger Kundenkontakte.

B-Aufgaben sind Aufgaben mit mittlerer Priorität. Typische B-Aufgaben sind Routinetätigkeiten, die sich ständig wiederholen: die Beantwortung von Kunden- und Mitarbeiterfragen, Projektpläne aktualisieren oder Protokolle schreiben.

C-Aufgaben sind Aufgaben mit niedriger Priorität. Diese Aufgaben haben keine Bedeutung für das Erreichen Ihrer Ziele. Das Tückische an diesen Tätigkeiten ist: Sie machen Spaß und lenken ab. Beispiel: Erst mal den Schreibtisch aufräumen statt mit der Ausarbeitung einer wichtigen PräsentationPräsentationVor Gremien das Projekt und seine Ergebnisse zu präsentieren ist eine der wichtigsten Aufgaben des Projektleiters. Von der Präsentation der Projektidee bzw. des Projektantrages hängt es ab, ob die Geschäftsführung das Projekt überhaupt genehmigt, bzw. der Auftraggeber den Auftrag erteilt. anzufangen.

Die ABC-Analyse ist leicht zu verstehen, aber sie umzusetzen ist nicht einfach. Warum ist es so schwierig, konsequent nach eigenen Prioritäten zu arbeiten?

A-Aufgaben sind z

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