Microsoft Project wird von vielen Anwendern als komplex wahrgenommen. Manche Projektleiter – vor allem solche mit weniger Erfahrung – empfinden das Programm sogar als unberechenbar. Das äußert sich in Bemerkungen wie "Project rechnet wie es will" oder "Die Software zerschießt den Projektplan von alleine". Ursache sind selten echte Programmfehler, sondern meist die (zu) vielen Funktionen, standardmäßig aktivierte Automatismen, eine nicht standardisierte Methodik und insbesondere eine mangelnde Qualität bei der Projektstrukturierung – oft verbunden mit einer unpassenden Abbildung der Struktur in Microsoft Project.

Im Grunde ist der Umgang mit Microsoft Project einfach: Setzt man die richtigen Optionen, lässt sich die Bedienung deutlich vereinfachen. Doch das alleine reicht nicht aus, damit das Programm einen bei der Projektarbeit wirkungsvoll unterstützt – auch die richtige Vorgehensweise des Anwenders ist dafür entscheidend. Im Folgenden werde ich darum zum einen darstellen, welche Einstellungen man meiner Erfahrung nach am besten gegenüber dem Lieferzustand von Microsoft Project ändert, zum anderen erfahren Sie, auf was Sie achten müssen, damit ein entsprechend konfiguriertes Programm auch wirklich die gewünschte Hilfestellung bringt.

Ziel ist es, die Dynamik und Komplexität zu reduzieren und damit die Arbeit mit Project einfacher zu machen. In den folgenden vier Abschnitten finden sie konkrete Vorschläge für dieses Streben nach Simplizität.

Weniger ist mehr

Wie bei jeder anderen Anwendung von Microsoft Office, ist auch bei Project der Funktionsumfang im Laufe der Jahre stetig gewachsen. Dies erschwert es dem Anwender, Wichtiges von Unwichtigem zu unterscheiden und erhöht gleichzeitig das Risiko, unbewusst Aktionen auszulösen, die zu unerwünschten Änderungen führen. Die folgenden drei Vorschläge tragen dazu bei, dieses Risiko zu verringern.

Drag-and-Drop deaktivieren

Das Verschieben von Inhalten mit der Maus (Drag-and-Drop) ist grundsätzlich eine nützliche Funktion, da sie in vielen Fällen Tastatureingaben ersetzt. Sie führt jedoch auch bei Profis leicht zu Fehlern. Zum Beispiel beim Versuch, einen Vorgang zu verschieben. Hierbei kann es leicht passieren, dass nur der Name des Zielvorgangs überschrieben wird (Bild 1).