Stellen Sie sich vor, Sie müssen als Projektleiter für Ihr neues Projekt eine Vision erarbeiten. Um Ihr Team mitzunehmen, beschließen Sie, die Vision in einem gemeinsamen Workshop zu erarbeiten. Da Sie für die geplante Produktentwicklung viele verschiedene Fähigkeiten und Kompetenzen benötigen, ist Ihr Team heterogen zusammengesetzt. Daher müssen Sie mit sehr unterschiedlichen Sichtweisen und Wissensständen rechnen.

Mit der Methode "Magic System Mapping" können Sie in kurzer Zeit die verschiedenen Standpunkte aller Teammitglieder zu einem Gesamtbild oder System zusammenführen. Dieser Beitrag richtet sich somit an jeden, der Wissensstände in einer Gruppe angleichen möchte, sei es zur Ausarbeitung eines neuen Produkts, dem Angehen eines wenig bekannten Themas oder der Lösung eines Problems.

Die Methode beruht auf den zwei Prinzipien Visualisierung und non-verbaler Kommunikation, weswegen sie mich stark an die Schätzmethode "Magic Estimation" (siehe dazu Youtube-Vide von Boris Gloger) erinnert, mit der Scrum-Teams schnell Produktbacklogs schätzen können. Als Scrum Master und Agile Coach verwende ich Magic System Mapping in ganz unterschiedlichen Projektphasen.

 Dafür verwende ich die Methode

• Zum Entwickeln von Story Maps (siehe Video von Boris Gloger) und Customer Journeys (siehe Fachartikel "Die Customer Experience Journey – so "tickt" mein Kunde")
• Aufnehmen des Ist- und Soll-Prozesses / Business Process Management Modellierung ((siehe Fachartikel "Ursachen und Wirkungen in komplexen Projekten visualisieren und analysieren")
• Erarbeiten einer Projektvision (siehe Blogbeitrag "Wow, das war ein toller Projektstart!")
• Designen von Kanban-Systemen

Kanban Light

Sorgen Sie für hohe Transparenz bei der Aufgabenplanung für das Projektteam und verkürzen Sie die Durchlaufzeit einzelner Aufgaben durch die Überwachung und Steuerung entsprechender Verantwortlichkeiten. Regeltermine fördern den teaminternen Austausch.

Zur Methode

Wie funktioniert die Methode?

Zur Erklärung der Methode dient eine einfache Design-Übung, die je nach Gruppengröße 10-15 Minuten dauert. Die Idee stammt von dem kanadischen Autor und Pionier in Business-Visualisierung Tom Wujec, der die Hintergründe fabelhaft in einem TED Talk vorstellt. Die Design-Übung habe ich 1:1 von Tom Wujec übernommen Die Vorgehensweise zur Arbeit mit realen Themen habe ich selbst entwickelt.

 Was braucht man dafür?

• Einen Raum mit einer ca. drei Meter freien Wand (für kleine Gruppen mit bis zu fünf Personen genügt auch ein längerer Tisch)
• Rund zehn Haftnotizen pro Teilnehmer (hierbei verwende ich am liebsten große Zettel von ca. 15 x 10 cm; bei größeren Gruppen bieten sich kleine Zettel von ca. 7,6 x 12,7 cm an)
• Einen Timer

Design-Übung zum Kennenlernen der Methode

1. Anmoderation der Aufgabe

Nach der Begrüßung der Teilnehmer und einleitenden Worten bitten Sie die Anwesenden, in den nächsten fünf Minuten auf Haftnotizen aufzuzeichnen, wie sie Toast machen – die von Tom Wujec vorgeschlagenen drei Minuten empfinde ich für Personen, die nicht täglich zeichnen, als zu kurz. Hierfür gibt es drei Regeln:

1. Jeder macht die Aufgabe im ersten Schritt für sich,
2. es kommt jeweils nur ein "Toastmachschritt" auf eine Haftnotiz und
3. das Ganze ist kein Wettbewerb um das schönste Kunstwerk.

Nun verteilen Sie pro Teilnehmer zehn Haftnotizen. Optional können Sie noch erwähnen, dass die Zahl der Haftnotizen eine gute Orientierung über die Granularität der einzelnen Schritte darstellt.

2. Review der Toast-Modelle

Nach Ablauf der fünf Minuten bitten Sie den ersten Kollegen, die einzelnen Schritte seines Toastmachens auf der freien Fläche von links nach rechts aufzuhängen. Da wir mit Piktogrammen arbeiten, die selbsterklärend sein sollten, kann der Kollege auf das Kommentieren der einzelnen Schritte verzichten. Auch die Anderen müssen hier nicht kommentieren.

Dann geht es weiter mit der nächsten Person. Er oder sie hängt sein Toastmodell darüber oder darunter. Falls dieses Modell ähnliche Schritte wie das des Vorgängers umfasst, kann er diese unter bzw. über diese hängen. Am Ende hängen die Toastmodelle des gesamten Teams an der Wand.

Vergleich der Modelle

Nun fragen Sie die Teammitglieder, was ihnen bei den unterschiedlichen Modellen auffällt, was sie überrascht und welche Unterschiede sowie Gemeinschaften sie erkennen. Mögliche Punkte sind beispielsweise, wie komplex oder simpel die jeweiligen Modelle sind, oder ob dort Personen oder Prozesse (z.B. die Supply-Chain des Supermarkts) abgebildet sind. Halten Sie diese Phase kurz, sie sollte nicht länger als zwei Minuten dauern. Es genügen 2-3 Wortmeldungen aus der Gruppe.