Kleine Projekte

Teil 4:
Projektanalyse mit Kennzahlen
Das Projekt ist abgeschlossen, die Software läuft beim Kunden. Aber war das Projekt erfolgreich? In diesem Artikel über kleine Projekte stellt Ihnen Olaf Clausen einen Vorschlag zur Erfolgsmessung von Projekten vor. Er geht außerdem auf die Behandlung von Bugfixes, Updates und Supportanfragen ein.

 

Kleine Projekte

Teil 4:
Projektanalyse mit Kennzahlen
Das Projekt ist abgeschlossen, die Software läuft beim Kunden. Aber war das Projekt erfolgreich? In diesem Artikel über kleine Projekte stellt Ihnen Olaf Clausen einen Vorschlag zur Erfolgsmessung von Projekten vor. Er geht außerdem auf die Behandlung von Bugfixes, Updates und Supportanfragen ein.

 

Projektabschlüsse haben etwas Schönes an sich. Der Kopf ist wieder frei, das kommende Wochenende ist der Familie versprochen und in den nächsten Tagen können wir (hoffentlich) mit einem Geldeingang auf unserem Konto rechnen. Wir denken noch einmal über das durchgeführte Projekt nach und werden uns an positive und negative Situationen erinnern. Intuitiv stufen wir das Projekt dann als erfolgreich oder vielleicht auch nicht so erfolgreich ein und legen es zu den Akten.

Leider trügt der Schein häufig. Auch wenn wir meinen, ein Projekt sei gut verlaufen, sagt das noch nichts darüber aus, ob wir es auch profitabel abschließen konnten. Insbesondere wenn mehrere Mitarbeiter an einem Projekt gearbeitet haben oder sich das Projekt über einen längeren Zeitraum erstreckte, reicht ein subjektiver Eindruck nicht. Gleichzeitig wird die objektive Einschätzung schwieriger. Wir benötigen ein SystemSystemProjekte sind Systeme und beziehen sich auf Systeme. Um Projekte erfolgreich abwickeln zu können, muss das betreffende System analysiert und umfassend betrachtet werden., dass uns bei der Beurteilung hilft und einen Vergleich mit anderen Projekten zulässt. Wir brauchen also ein Kennzahlensystem, das sich auf eine Projekt-Gesamtnote verdichten lässt.

Geeignete Kennzahlen festlegen

Wir können natürlich nur Kennzahlen verwenden, zu denen wir auch Daten erhoben haben bzw. die wir beurteilen können. Die Anzahl der Kundenanrufe könnte z.B. nur als Kennzahl dienen, wenn die Telefonanlage diese auch eindeutig erfasst.

Während des Projektverlaufs hat jeder Mitarbeiter seine Stunden erfasst. Ebenso wurden alle Kosten, die durch das Projekt direkt verursacht wurden, notiert. Es bietet sich also an, den Zeitaufwand und die Kosten als Kennzahlen zu verwenden. Welche Aspekte bei der Projektdurchführung könnten noch den Erfolg des Projekts beeinflussen? Die Stabilität und Zuverlässigkeit unser Software, ausgedrückt durch die Kennzahl QualitätQualitätQualität ist der zentrale Begriff des Qualitätsmanagements und wird dort äußerst differenziert diskutiert. Für die Praxis im Projektmanagement ist es wichtig zu verstehen, dass "Qualität" durch vier Aspekte beschrieben ist: Die Einheit (engl.: entity), d.h. der Gegenstand der Betrachtung Die konkrete Beschaffenheit der Einheit (engl.: totality of characteristics and their values) Die Anspruchsklasse, nach der die Einheit bewertet wird Die Qualitätsforderung, an der die Beschaffenheit gemessen wird erscheint noch sinnvoll. Ebenso ist die KundenzufriedenheitKundenzufriedenheitKundenzufriedenheit ist implizit das oberste Projektziel. Der (interne oder externe) Auftraggeber muss mit der erbrachten Leistung zufrieden sein, dafür kann auch das explizit genannte Projektziel modifiziert werden. Gleiches gilt für die Entwicklung eines neuen Produkts: Der Käufer muss mit dessen Leistungen zufrieden oder sogar von ihnen begeistert sein. ein wichtiger Aspekt. Vielleicht interessiert uns aber auch der Zuwachs an Know-how, den wir durch dieses Projekt erlangen konnten. Dann sollten wir diese Kennzahl ebenfalls in unser System aufnehmen.

Kardinale und nominale Kennzahlen

Den Zeitaufwand und die Kosten können wir zahlenmäßig genau erfassen. Wir bezeichnen diese Kennzahlen daher als kardinale Kennzahlen. Den Know-how-Gewinn exakt zu messen ist dagegen unmöglich. Wir können höchstens Aussagen wie z.B. "nichts Neues" oder "Einarbeitung in ein neues Thema (zukunftsweisend)" treffen. Diese Aussagen versehen wir mit Nummern. Wir sprechen dann von nominalen Kennzahlen. Jede Aussage wird also einer Nummer zugeordnet. In der Regel lässt sich mit kardinalen Kennzahlen besser arbeiten, da diese einfacher zu handhaben sind. Wichtig ist allerdings, dass ein System von Kennzahlen verwendet wird, das verschiedene Bereiche der Softwareentwicklung abdeckt. Wird z.B. nur die Kennzahl "Kosten" verwendet, so kann ich zwar eine Aussage darüber treffen, ob das Projekt sich finanziell gerechnet hat, berücksichtige aber überhaupt nicht, dass das Projekt beispielweise einen deutlichen Know-how-Gewinn gebracht hat, der uns in anderen Projekten zu Gute kommt.

Welche Kennzahlen für welches Unternehmen relevant sind, kann jedes Unternehmen nur selbst unter Berücksichtigung seiner Besonderheiten bestimmen.

Für unsere Beispielanalyse verwenden wir die folgenden fünf Kennzahlen:

  1. Zeitaufwand (Stunden der Mitarbeiter)
  2. Qualität unserer Software
  3. Entwicklungskosten (z.B. Fahrtkosten)
  4. Know-how (Konnten wir etwas lernen?)
  5. Kundenzufriedenheit

Aus diesen Kennzahlen wollen wir dann eine Gesamtprojektbeurteilung ableiten.

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Fortsetzungen des Fachartikels

Teil 1:
Wichtige Planungsschritte

Die klassischen Methoden und Verfahren des Projektmanagements sind häufig nur bei größeren Projekten sinnvoll, kleine Projekte bereiten dagegen oft Probleme. Dieser Artikel widmet sich deshalb speziell den kleineren Projekten und ihrer Planung.

Teil 2:
Wichtige Daten effizient erheben
Kleine Projekte stehen fast immer unter Zeitdruck. Darunter leidet oft die allgemeine Verwaltung – vor allem während der Durchführung des Projekts.
Teil 3:
Unerwartete Ereignisse
Die Projektgröße alleine entscheidet nicht, ob unerwartete Ereignisse während der Projektdurchführung auftreten. Auch kleinere Projekte können beispielsweise unter Termintreue leiden.
Teil 5:
Mitarbeiter an unterschiedlichen Standorten
Kleine Projekte werden häufig von Einzelunternehmen oder kleineren Firmen durchgeführt. Ein Büro als Kommunikationszentrale und ein Sekretariat für die Unterstützung bei der Projektarbeit sind nicht vorhanden.
Teil 6:
Urlaubsplanung für Selbständige
Viele Selbständige tun sich schwer damit, ihr Geschäft alleine zu lassen und entspannt Urlaub zu machen. Die Folge davon sind oft seelische, geistige und körperliche Erschöpfung bis hin zum Burnout.