Kleine Projekte werden häufig von Einzelunternehmen oder kleineren Firmen durchgeführt. Ein Büro als Kommunikationszentrale und ein Sekretariat für die Unterstützung bei der Projektarbeit sind nicht vorhanden. Das Projektteam setzt sich aus eigenen und externen Mitarbeitern zusammen, die oft räumlich voneinander getrennt arbeiten. Diese verteilte Struktur darf die Projektdurchführung jedoch nicht behindern. Der Artikel stellt Ihnen Ideen und Konzepte für eine erfolgreiche Durchführung von kleinen Projekten verteilt über mehrere Orte vor.

Spezifische Probleme bei verteilten Projekten

Bei kleinen Projekten ist der zeitliche (wie auch der finanzielle) Spielraum für das Management des Projekts und die Verwaltungsaufgaben meist gering. Vorbereitende Besprechungen zum Projektbeginn finden nicht in gewohnter Weise statt.

Im Vergleich zu herkömmlichen Strukturen gibt es in verteilten Projekten weniger Möglichkeiten, die einzelnen Mitarbeiter zu kontrollieren und zu steuern - vor allem wegen deren räumlicher und zeitlicher Flexibilität. Das Vertrauen der Mitarbeiter untereinander ist daher besonders wichtig.

Das hat Auswirkungen auf:

• die Überwachung des Projektfortschritts und der Arbeitsergebnisse (interne Faktoren)
• das Auftreten gegenüber dem Kunden (externe Faktoren).

Diese kritischen Bereiche werden im Folgenden detaillierter dargestellt.

Projektfortschritt und Arbeitsergebnisse

Bedingt durch den begrenzten Spielraum ist es bei kleinen Projekten kritisch, wenn der Projektfortschritt von der ursprünglichen Planung abweicht. Eine VerzögerungVerzögerungVerzögerung ist die Zeitspanne zwischen dem ursprünglich geplanten und dem tatsächlichen, verspäteten Eintreten eines Termins oder Zeitpunkts. um einen Tag bedeutet z.B. für ein auf zehn Tage angelegtes Projekt eine Abweichung von 10%! Durch die räumliche Trennung sind die Wege zwischen den Mitarbeitern länger. Der Blick über die Schulter des Entwicklers, ob das gewünschte Layout des Programms stimmt, oder die kurze Frage an den Kollegen, "wie würdest Du das machen?", sind nicht möglich. Die Gefahr von Abstimmungsfehlern nimmt zu, vor allem durch die begrenzte ProjektdokumentationProjektdokumentationProjektdokumentation ist die zum Zweck eines Projektaudits aufbereitete Zusammenstellung von Projektdokumenten. und die auf Telefon und E-Mail beschränkten Kommunikationsmöglichkeiten.

Nicht jeder Mitarbeiter kann auf die Projektablage zugreifen; sie ist meist auf mehrere Mitarbeiter bzw. Orte verteilt. Bei Nachfragen zu Projektdokumenten und Arbeitsergebnissen muss bekannt sein, wo sich der Mitarbeiter aufhält, wie er erreicht werden kann oder wie sich die "2 MByte Handbuch-Datei" schnell austauschen lässt.

Auch die Arbeitszeiten der Mitarbeiter lassen sich nur eingeschränkt überwachen. In der Praxis spielt das aber keine RolleRolleRolle bezeichnet eine temporäre Funktion einer Person oder Organisationseinheit innerhalb der Projektorganisation. Eine Rolle wird beschrieben durch Aufgaben, Befugnisse und Verantwortungen. Zur vollständigen Definition einer Rolle gehört die Angabe, ob sie teilbar (d.h. ob sie von mehreren Personen wahrgenommen werden kann) und kombinierbar (d.h. ob sie mit anderen Rollen gemeinsam von einer einzigen Person wahrgenommen werden kann)., da die Zeiten sich generell in den Arbeitsergebnissen widerspiegeln.

Auftreten gegenüber dem Kunden

Auch verteilte Projekte erfordern ein einheitliches und professionelles Auftreten gegenüber dem Kunden. Das beginnt bei der Verwendung einheitlicher Dokumentvorlagen oder eindeutig nummerierter Projektdokumente und geht weiter bis zur guten Erreichbarkeit mittels Telefon, Fax und E-Mail. Ein Kunde, der drei verschiedene Telefonnummern wählen muss, um einen Projektbetreuer zu erreichen, wird sich nicht gut betreut fühlen. Insbesondere wenn extern zugekaufte Einzelunternehmen mit einbezogen werden, weiß der Kunde häufig nicht, mit welcher Firma er das Projekt eigentlich durchführt. Er zweifelt dann, dass seine Qualitätsstandards eingehalten werden.

Einige der angeführten Probleme treten sicher auch bei Großprojekten und zentralem Bürostandort ein. Dafür sind aber Gründe verantwortlich, die nicht mit der verteilten Struktur des Projekts zusammenhängen.

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