Die Realisierung von Multimedia-Produktionen ist insbesondere für die Agenturen mit besonderen wirtschaftlichen Risiken verbunden. Hauptgrund hierfür ist, dass die meisten Agenturen ihre Leistungen auf der Grundlage von Pauschal- oder Festpreisen erbringen, obwohl sie im Zeitpunkt der Angebotserstellung bzw. des Abschlusses des Produktionsvertrages mit ihrem Kunden mangels ausreichender Informationen den Projektverlauf und den Zeitaufwand nicht einmal annähernd einschätzen können.
Regelmäßig kristallisieren sich die Vorstellungen und Ziele des Kunden erst während der Ausführung eines Projektes heraus. Immer wieder sieht sich die Agentur mit neuen Ideen und Wünschen des Kunden konfrontiert, zieht aber zähneknirschend mit, um den Kunden nicht zu verärgern. Denn schließlich winken lukrative Nachfolgeaufträge.
Daher sind die Agenturen gezwungen, die Projektleistung den sich fortlaufend ändernden oder sich präzisierenden Vorstellungen des Kunden anzupassen. Plötzlich explodiert der ursprünglich - zumindest vage - kalkulierte Zeitaufwand und das Projekt wird zum Stundengrab. Nachverhandlungen der Agentur mit ihrem Kunden scheitern in den meisten Fällen. Denn der Kunde weist dezent, aber unmissverständlich darauf hin, dass er sich ja gerade zum Zwecke der Risikobegrenzung nur auf einen Pauschal- bzw. Festpreis eingelassen habe.
Hierauf wenden viele Agenturen ein, dass sie weit mehr an Leistung erbracht haben, als ursprünglich vereinbart war, und ihnen deshalb eine höhere Vergütung zustünde. Der Kunde lächelt und fragt nach, woraus die Agentur denn entnehme, dass sie über den ursprünglich vereinbarten Projektumfang hinausgegangen sei. Und hier kommt es dann regelmäßig zu einer Art Offenbarungseid der Agentur: Denn was tatsächlich vereinbart war, steht angesichts der zumeist schlecht, widersprüchlich und lückenhaft formulierten schriftlichen Produktionsverträge in den Sternen. Die mangelhafte Qualität zahlreicher selbst gestrickter Produktionsverträge ist zugleich der zweite Grund dafür, dass Multimedia-Produktionen für Agenturen risikobehaftet sind. Denn schlecht abgefasste schriftliche Verträge bzw. Angebote - sofern sie denn überhaupt erstellt werden - bieten einen reichhaltigen Nährboden für Meinungsverschiedenheiten und unnötige Reibereien mit dem Kunden.
Für jede Multimedia-Agentur ist es also überaus wichtig, ein vernünftiges Vertrags- und Risikomanagement zu betreiben. Wie dies genau aussieht, hängt von der Arbeitsweise der Agentur, der Art ihrer Projekte und Kunden ab. Ein allgemein gültiges Konzept hierfür gibt es nicht. Doch gibt es einige zentral bedeutsame Punkte, die stets Voraussetzung für ein erfolgreiches Vertrags- und Risikomanagement sind:
Mit einem durchdacht und sorgfältig formulierten Angebot kann die Agentur bereits den Grundstein für einen erfolgreichen Projektverlauf legen. Wichtig ist, rechtsverbindliche Angebote nicht voreilig, sondern erst dann abzugeben, wenn sich die Agentur Klarheit über die Wünsche, Ziele und Vorstellungen des Kunden verschafft hat. Erst dann ist es der Agentur möglich, den Projektumfang abzuschätzen und alle wesentlichen Aspekte im Angebot anzusprechen. Nur auf diese Weise kann die Agentur verhindern, dass sie während der Projektausführung die zu Beginn getroffenen Vereinbarungen laufend nachverhandeln muss und allein auf die Fairness des Kunden angewiesen ist. Anregungen und Tipps hierzu waren Gegenstand eines bereits früher veröffentlichten Beitrags im Projekt Magazin ("Die häufigsten Fehler bei der Angebotserstellung in Multimedia-Projekten", erschienen in der Ausgabe 16/2000).
Verträge kann man auf unterschiedliche Art und Weise abschließen. Die meisten Agenturen übersenden ihren Kunden Angebote, die sie sich - im Idealfall - gegenzeichnen lassen. Manche Agenturen verhandeln die zu regelnden Punkte erst einmal mündlich oder schriftlich mit ihrem Kunden und entwerfen dann eine Vertragsurkunde, die von beiden Vertragspartnern unterschrieben wird. Inwieweit hierbei auf standardisierte, vorformulierte Regelungen (z.B. in Form von Allgemeinen Geschäftsbedingungen) zurückgegriffen wird oder die einzelnen Vertragsbestimmungen individuell mit dem jeweiligen Kunden ausgehandelt werden müssen, richtet sich wiederum nach der Arbeitsweise der Agentur, der Art ihrer Projekte sowie den Sensibilitäten und Eigenarten ihrer Kunden. Einzelheiten hierzu werden in einem der nachfolgenden Beiträge erläutert.
Lückenhafte Verträge sind häufig der Auslöser für ernsthafte Streitigkeiten mit dem Kunden, die oft dazu führen, dass das gesamte Projekt scheitert oder man sich vor Gericht wieder trifft. Die beste Versicherung gegen das Scheitern von Projekten sind Vertragsbestimmungen, die so detailliert und ausführlich wie möglich und auch für Außenstehende leicht verständlich formuliert sind.
In der Praxis ist zu beobachten, dass viele Agenturen mit standardisierten Vertragsmustern arbeiten, die unter rechtlichen Gesichtspunkten im Prinzip in Ordnung sind. Leider aber sind diese Vertragsmuster oft nicht auf die tatsächliche Arbeitsweise der jeweiligen Agentur und den Projektablauf zugeschnitten.
Viele standardisierte Verträge sehen vor, dass sich das Gesamtprojekt in mehrere eigenständige Projekt- bzw. Leistungsphasen gliedert, die jeweils gesondert vom Kunden abzunehmen und zu vergüten sind, z.B.:
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