Auch Texte sind Produkte. Wie jedes andere Produkt müssen sie dem Kunden, hier also dem Leser, Nutzen bringen und bestimmte Qualitätsanforderungen erfüllen. Der Verfasser sollte deshalb Wert darauf legen, seinen Text so aufzubereiten, dass er alle relevanten Informationen enthält und leicht verständlich ist. Doch das ist oft gar nicht so einfach, besonders wenn es um komplexe Themen geht. Vielleicht ist es Ihnen auch schon einmal passiert, dass Sie einen Text formulieren mussten und nicht wussten, wo und wie Sie anfangen sollten. Im Folgenden erhalten Sie eine Anleitung, um Texte zielgruppengerecht und prägnant zu gestalten. Die Empfehlungen sind in erster Linie für lange Texte hilfreich. Allerdings gelten die Grundprinzipien (z.B. Grobphasen, Ausrichtung auf die Zielgruppe) auch für kurze Texte.

Wenn Sie einen Text erstellen, sollten Sie in drei Schritten vorgehen (Zahrnt 2008, Teil 3): Entwerfen - Ausformulieren - Verbessern. Aus persönlicher Erfahrung halte ich dieses Vorgehen für sehr sinnvoll, deshalb beschreibe ich das Erstellen eines Textes anhand dieser drei Grobphasen.

Bild 1: Es ist sinnvoll, einen Text in drei Schritten zu erstellen.

Entwerfen

Sie können selbst entscheiden, ob Sie den Entwurf für Ihren Text schriftlich niederlegen oder im Kopf vornehmen. Bei komplexen Sachverhalten und längeren Dokumenten ist eine schriftliche Vorbereitung zu empfehlen. Im Folgenden erfahren Sie, welche Aspekte Sie klären sollten, bevor Sie zu schreiben beginnen.

Zwei Ausgangssituationen

Wenn Sie sich daran machen, einen Text zu erstellen, sind zwei grundsätzlich Ausgangssituationen möglich.

1. Die Zielgruppe ist bekannt; die konkrete Botschaft/Information nicht.
   Beispiel: Sie müssen die Anwohner einer Großbaustelle (Zielgruppe/Empfänger) über das Bauprojekt informieren und überlegen, welche Informationen Sie zusammenstellen sollen (und welche nicht).
   
   Hier ist zu klären: Welche Informationen sind für die jeweilige Zielgruppe wichtig oder interessant? Die Anwohner einer Großbaustelle möchten wahrscheinlich wissen, was gebaut wird (z.B. Schule, Bürokomplex, Wohnanlage), wie lange die Bauarbeiten dauern werden, mit welchen Einschränkungen sie rechnen müssen (z.B. Lärm, Staub, Straßensperrung für Schwertransporte), an wen sie sich mit Fragen oder Beschwerden wenden können usw. Oft hilft es, wenn Sie sich in die Lage der Zielgruppe versetzen und sich fragen: Was würde ich an ihrer Stelle wissen wollen? Welche Informationen wären für mich wichtig?
   Manchmal kann man auch direkt bei der Zielgruppe nachfragen, welche Informationen sie benötigt, und den Text entsprechend ausrichten. In jedem Fall sollte man im Text angeben, an wen sich der Leser bei Rückfragen wenden kann.
2. Die Botschaft/Information ist bekannt; die Zielgruppe nicht.
   Beispiel: Eine wichtige Mitarbeiterin fällt krankheitsbedingt aus (Botschaft/Information) und Sie überlegen, wer darüber informiert werden muss.
   
   Wenn Sie wissen, welche Botschaft bzw. Information Sie kommunizieren möchten (z.B. Problemmeldung, Abschluss eines Meilensteins, Terminverschiebung), müssen Sie als nächstes die Zielgruppe identifizieren. Dafür müssen Sie die Frage klären: "Für wen ist diese Information wichtig?" Stellen Sie auch die Gegenfrage: "Für wen ist diese Information nicht wichtig?" Auf diese Weise vermeiden Sie, dass Sie Personen benachrichtigen, die mit der Information nichts anfangen können.

Text auf Zielgruppe ausrichten

Egal ob E-Mail, Brief oder Bericht - wie Sie einen Text gestalten, hängt in erster Linie davon ab, für wen er bestimmt ist (z.B. Projektbüro, Abteilungsleiter, Teammitglieder, Controller). Grundsätzlich gilt die Regel:

• Schicken Sie dem Empfänger keine Informationen, die er nicht benötigt.
• Schicken Sie dem Empfänger alle Informationen, die er benötigt.

Das klingt einfach, ist in der Praxis aber oft schwierig (wie man u.a. an den vielen überflüssigen E-Mails sieht, die jeder von uns täglich bekommt). Einen Kosten-Controller (sofern er nicht direkt betroffen ist) interessiert es nun einmal nicht, ob das Projektteam B eine Mediation beantragt hat. Er braucht diese Information nicht und will beim entsprechenden Mail-Verkehr auch nicht auf CC gesetzt werden. Ein anderes Beispiel sind schriftliche Arbeitsaufträge, aus denen nicht klar hervorgeht, was man denn nun eigentlich tun soll. Hier muss der Empfänger dem Sender nachtelefonieren oder nachlaufen, um sich die fehlenden Informationen zu holen. Dies ist kein effizientes Vorgehen.

Bevor Sie ein Mammut-Dokument an zwanzig Personen versenden, überlegen Sie sich, wer welche Informationen tatsächlich braucht oder explizit möchte. Unterteilen Sie die zwanzig Empfänger in Gruppen, die jeweils dieselben Informationen benötigen. So erhalten Sie am Ende statt eines langen Textes, zwei oder drei kürzere Texte, die auf die jeweiligen Empfänger abgestimmt sind. Alternativ können Sie den Text gliedern und mit aussagekräftigen Überschriften versehen, so dass die Leser sofort erkennen, welche Absätze sie etwas angehen und welche sie überspringen können. Grundsätzlich sind kurze Texte aber vorzuziehen, weil sie weniger abschreckend wirken und eher gelesen werden.