"Wer ist hier eigentlich für was verantwortlich?" – So lautet eine oft gestellte Frage in Projekten. Nicht selten führt dieser ungeklärte Zustand zu Disharmonien und lässt das Projekt ins Stocken geraten. Um dies zu vermeiden, werden Rollen und deren Zuständigkeiten im Rahmen von Projekten definiert. Ein häufig benutztes und hilfreiches Werkzeug zur Darstellung von Rollen und Aufgaben ist die RACI-Matrix (siehe Projekt Magazin, Ausgabe 15/2009 ).

Allerdings offenbart diese Methode Schwächen, wenn viele Aufgaben in Kombination mit vielen Rollen dargestellt werden müssen. Die Tabellen werden einerseits schnell unübersichtlich, zum anderen nimmt der Abstimmungsprozess oft sehr viel Zeit in Anspruch. Darüberhinaus ist die RACI-Matrix bezüglich Ihrer Struktur sehr steif. So kann z.B. die Interaktion zu anderen Rollen nur schwer dargestellt werden und zusätzliche Kategorien, wie z.B. "unterstützt bei" sind gar nicht vorgesehen.

Das "Role Model Canvas" eliminiert genau diese Schwachstellen und bietet einen kollaborativen Ansatz zu einer schnellen Erarbeitung von Rollen, Aufgaben und Abgrenzungen in einem Projekt. Inspiriert von Alexander Osterwalders und Yves Pigneurs "Business Model Canvas” habe ich das Role Model Canvas als ein visuelles Werkzeug zur Darstellung von Rollen entwickelt. Dieser "Canvas" (engl. = Leinwand) charakterisiert visuell anhand von acht Feldern die zentralen Eigenschaften einer Rolle und ermöglicht einen schnellen Überblick über die assoziierten Aufgaben (siehe Bild 1).

Bild 1: Der Aufbau des Role Model Canvas.
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Das Role Model Canvas im Rahmen eines Workshops nutzen

Um das Canvas möglichst zielgerichtet mit Inhalten zu füllen, empfiehlt es sich, einen Workshop mit dem gesamten Projektteam durchzuführen, den der Projektleiter moderiert.

Vorbereitung

Die Workshopdauer hängt stark von der Anzahl der zu vergebenden Rollen ab. Bei z.B. acht Rollen dauert der Workshop höchstens einen halben Tag (typische Rollen sind z.B. Teilprojektleiter, Qualitätsmanager, Ressourcenverantwortlicher, Controller etc., bei IT-Projekten kommen Rollen wie Software-Architekt, Requirements Manager und Testmanager hinzu). Bei 20 oder mehr Rollen sollten Sie den Workshop als ganztägige Veranstaltung planen.

Legen Sie ausreichend Haftnotizen oder Stattys und Stifte zum Beschriften bereit. Drucken Sie pro Projektrolle ein Canvas-Poster aus (mindestens DIN A 2) und hängen Sie die Poster im Workshop-Raum auf. Achten Sie bei der Auswahl des Raums auf genügend freie Flächen, um die Poster nebeneinander platzieren zu können. Notieren Sie die vorgesehenen Rollennamen in der Titelzeile der Canvas.

Befüllen der Canvas

In der ersten Phase des Workshops versammeln sich die Teammitglieder vor den Canvas mit der Ihnen jeweils zugedachten Rolle. Es empfiehlt sich, pro Rolle mehrere Mitarbeiter einzuladen, die diese Rolle ausfüllen können, um das Rollenbild durch unterschiedliche Meinungen zu bereichern. Bitten Sie die Teammitglieder, die Felder ihres Canvas zu befüllen. Dazu kleben die Teammitglieder die Haftnotizen mit Ihren Anmerkungen und Assoziationen in die jeweiligen Felder.

Ich empfehle, für das Ausfüllen die in Tabelle 1 genannte Reihenfolge einzuhalten und die aufgeführten Schlüsselfragen vor der Bearbeitung des jeweiligen Feldes vorzulesen. Pro Feld sollten Sie mindestens 8-10 Minuten einplanen. Sollte die Methode neu für Ihr Team sein, sind 15 Minuten durchaus realistisch.

Nehmen Sie sich als Projektleiter mit Ihrer Meinung zurück. Nicht Sie sollen die Rollen definieren, sondern die betroffenen Personen. Greifen Sie nur dann ein, wenn Ihnen Ungereimtheiten auffallen oder Sie Aspekte vermissen.