Budgetplanung: Ab wann trägt sich ein Projekt?

Für ein Unternehmen ist das Budget ein Kalkulationsfaktor, der das gesamte Vorgehen hinsichtlich Vermarktung, Wachstum und Wettbewerbsfähigkeit beeinflusst. In der Praxis regiert jedoch sehr oft der Markt und ein Budget wird meist nicht ermittelt. Sei es, weil es zu aufwändig erscheint oder das dafür notwendige betriebswirtschaftliche Wissen fehlt. Petra Meier zeigt in ihrem leicht verständlichen Artikel, dass die Ermittlung von Kennzahlen weder aufwändig noch schwierig sein muss und sich auch für kleine Projektgrößen lohnt. Denn in manchen Fällen kann es besser sein, sich gegen ein Projekt zu entscheiden.

Budgetplanung: Ab wann trägt sich ein Projekt?

Für ein Unternehmen ist das Budget ein Kalkulationsfaktor, der das gesamte Vorgehen hinsichtlich Vermarktung, Wachstum und Wettbewerbsfähigkeit beeinflusst. In der Praxis regiert jedoch sehr oft der Markt und ein Budget wird meist nicht ermittelt. Sei es, weil es zu aufwändig erscheint oder das dafür notwendige betriebswirtschaftliche Wissen fehlt. Petra Meier zeigt in ihrem leicht verständlichen Artikel, dass die Ermittlung von Kennzahlen weder aufwändig noch schwierig sein muss und sich auch für kleine Projektgrößen lohnt. Denn in manchen Fällen kann es besser sein, sich gegen ein Projekt zu entscheiden.

Der prozentuale Anteil von "In Time and Budget" abgewickelten Projekten ist nach wie vor noch sehr niedrig. Eine Studie der Standish Group bezifferte den Wert 1995 mit 9% bei Großprojekten und mit 16% bis 28% bei kleineren und mittleren Projekten. Betrachten wir Nachrichten aus der aktuellen Presse über E-Business und E-Strategie-Projekte, so sieht das Ergebnis in diesem Umfeld nicht besser aus.

Was hat das mit dem Ermitteln von Budgets zu tun?

Der Kunde entscheidet nach dem Preis, der sich nach seinen Vorstellungen richtet und vom Wettbewerb sowie von der jeweiligen Branche abhängig ist. Dieser Preis bewegt sich weniger nach oben sondern meist mehr nach unten. Hier gilt es, die Tiefstgrenze zu ermitteln und bei Realisierung des Projekts diese nicht zu unterschreiten. In manchen Fällen kann es die bessere EntscheidungEntscheidungEine Entscheidung ist die Auswahl einer von mehreren möglichen Optionen und die verbindliche Anweisung, diese Option umzusetzen. sein, ein Projekt nicht abzuwickeln.

Für ein Unternehmen, das sich mit der Entwicklung von Individualsoftware, auch E-Commerce-Lösungen beschäftigt, ist das Budget in Verbindung mit dem ProjektmanagementProjektmanagementProjektmanagement ist die Anwendung eines Projektmanagementsystems auf ein Projekt durch den Projektleiter bzw. durch die Projektleiterin sowie weitere Projektbeteiligte . ein Kalkulationsfaktor, der das gesamte Vorgehen hinsichtlich Vermarktung, Wachstum und Wettbewerbsfähigkeit deutlich beeinflusst.

Aus meiner Praxistätigkeit weiß ich jedoch, dass in der Software-Entwicklung sehr oft der Markt regiert und eine Budgetermittlung äußerst selten existiert. Sei es, weil es zu aufwändig erscheint oder das dafür notwendige betriebswirtschaftliche Wissen fehlt. Aus diesen Gründen habe ich diesen Artikel unter dem Motto "Keep it simple!" aufgebaut. Er soll aufzeigen, dass die Ermittlung von Kennzahlen weder aufwändig noch schwierig sein muss und sich auch für kleine Projektgrößen lohnen. Die hier besprochenen Punkte stellen ein Minimum an Kalkulation dar; Varianten sind selbstverständlich möglich.

Der Begriff "Budget" und die Ermittlung der Werte

Das "Budget" ist ein zielorientierter, in Werten formulierter Plan, der einem bestimmten Vorhaben in einer definierten zeitlichen Periode zugeordnet wird. Diese Periode kann ein am Geschäftsjahr ausgerichtetes oder übergreifendes Projekt sein. Das Budget dient immer zur zielorientierten SteuerungSteuerungPlanen, Überwachen und Steuern sind die Haupttätigkeiten des/der Projektmanager(in). Überwachung und Steuerung sind eine untrennbare Einheit, "Controlling" integriert sie weitgehend zu einem einzigen Begriff. Dabei umfasst Controlling alle Aspekte der Überwachung. Steuerung kann jedoch deutlich über Controlling hinausgehen, insbesondere wenn man den in der HOAI definierten Begriff der Projektsteuerung (s.d.) betrachtet. des Vorhabens und als Vergleichswert im Verhältnis zur Realisierung.

So wird z.B. ein Businessplan für eine Neugründung über einen eingegrenzten Zeitraum erstellt, wobei hier das "Budget" das Investitionsvolumen für die Aktivitäten des Unternehmens darstellt. Diese Neugründung kann als "Projekt" bezeichnet werden, wobei dedizierte Aufgabenbereiche als separate Projekte mit ausgegliedertem Budget behandelt werden können, was sich zur Abgrenzung auch als sinnvoll erweist.

Kostenarten des Budgets

Verfügt das Unternehmen über eine Kostenrechnung, so sind hier unterschiedliche Kostenstellen hinterlegt. Die Strukturierung und Gliederung dieser Kostenstellen hängt von der Zielsetzung der Kostenrechnung bzw. des Controllings ab. So wird z.B. ein Produktionsbetrieb wesentlich mehr Kostenstellen enthalten, die sich auf die Produkterstellung beziehen als ein Unternehmen im Dienstleistungssektor. Meist werden in Großprojekten für die Budgetermittlung Kennzahlen aus dem Controlling geliefert wie z.B. durchschnittliche Mitarbeiterkosten, Arbeitsplatzkosten, Nutzung der EDV, Reisekosten, Wartung und SupportSupportFür den Begriff "Support" im Zusammenhang mit der Kundenbetreuung nach dem Kauf (After Sales Customer Relationship Management) gibt es keine exakte deutsche Übersetzung. Es handelt sich dabei um ggf. kostenpflichtige Unterstützung des Kunden bei der Benutzung des Produktes. Üblich ist ein Support durch den Hersteller oder Verkäufer bei Softwareprodukten aller Art, ebenso bei komplexen technischen Geräten. von installierten SW-Produkten etc. Wobei diese Kennzahlen bereits den kalkulatorischen Mittelwert für eine ProjektkalkulationProjektkalkulationProjektkalkulation ist die Kalkulation des für ein Projekt erforderlichen Budgets. Je nachdem, aus welchen Bestandteilen sich das Projektbudget zusammensetzt, in welchen Detaillierungsschritten die Budgetierung erfolgt und mit welcher Genauigkeit die Prognosen benötigt werden, sind hierbei unterschiedliche Kalkulationsaufgaben auszuführen. auf der Basis von Personentagen darstellen.

Die Firmen, die wir hier ansprechen, verfügen meist nicht über ein Unternehmens-Controlling. Somit gehen wir für die Ermittlung eines Software-Budgets pragmatisch vor und nutzen die Kennzahlen, die wir aus der Buchhaltung bzw. dem Rechnungswesen ermitteln können wie folgt:

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