Erinnern Sie sich noch an den NSA-Skandal? Der sollte – obwohl offiziell schon lange beendet – plötzlich wieder aufleben, als herauskam, dass das Telefon der Kanzlerin abgehört wurde. Dabei galt die Spähaktion sicher niemals Frau Merkel persönlich, sondern ihrer Rolle als Kanzlerin. Und wenn ein Staat vor seinen besten Partnern nichts zu verbergen hat, warum sollte er dann etwas gegen das Abhören haben?

Doch… vergessen. Kurz darauf schauten die zuvor noch Empörten auf das Mautsystem. Wer kann schon etwas dagegen haben, wenn die von den Mautbrücken schon heute kurzzeitig erfassten PKW-Kennzeichen künftig zentral gespeichert und den Behörden zur Verfügung gestellt würden? Autofahrer, die nichts zu verbergen haben, sollten damit doch kein Problem haben.

Bei der Einführung der Maut war die Datenweitergabe noch kategorisch ausgeschlossen worden, nun wurde sie für die Fahndung nach Schwerkriminellen in die Diskussion gebracht. Plötzlich schien es nicht unwahrscheinlich zu sein, 2020 über die Nutzung für Sektor-Geschwindigkeitsüberwachung und Versicherungsrabatte zu diskutieren.

Wer fordert von wem Transparenz?

Was das mit Projektmanagement zu tun hat? Die verbindenden Worte aus meiner Sicht lauten "Daten", "Transparenz" und "Vertrauen". Offenbar ist es leichter, Transparenz zu fordern als sie zu ertragen. Wer fordert also von wem Transparenz? Wer erwartet für sich Vertrauen?

Das sind auch immer heiße Themen bei der Einführung von PM-Tools. Wer Transparenz fordert (Politiker oder das PMO), ist sich sicher, damit aus seiner Sicht verantwortungsvoll umzugehen. Wer transparent sein soll (Politiker, Projektleiter, Teammitglieder) befürchtet unabsehbare Konsequenzen.

Braucht man wöchentliche Projektstatusberichte von allen, nur weil einige ihr Projekt nicht im Griff haben? Oder reichen monatliche Berichte? Bei manchen Projektleitern funktioniert es prima, wenn man sie einfach machen lässt – die melden sich bei Problemen rechtzeitig. Weil das aber selten für alle gilt, braucht es meist Statusberichte. So weit, so gut – doch je detaillierter sie verlangt werden, desto stärker das Kontrollgefühl.

Keine Überwachungsangst schüren

Wie genau muss die Zeiterfassung sein? Sicherlich muss man dort, wo Projektleistungen gegenüber dem Kunden abgerechnet werden, die Zeiterfassung anders sehen, als wenn vor allem die zukünftigen Schätzwerte für interne Projekte verbessert werden sollen. Gerade bei diesem Thema gilt es, die Überwachungsangst zu bedenken. Wir haben beispielsweise einmal in zwei Projekten eine extrem detaillierte Zeiterfassung eingeführt, um verlässliche Erfahrungswerte für ähnliche Projekte in der Zukunft zu haben. Das lief gut; vermutlich auch, weil der damit verbundene Aufwand und die mögliche Kontrolle klar auf diese zwei Projekte begrenzt waren.

Doch wie überzeugt man seine Stakeholder davon, dass Zeiterfassungsdaten auch später nicht zur Mitarbeiterkontrolle herangezogen werden? Höre ich da ein: "Wer nichts zu verbergen hat, muss eine detaillierte Zeiterfassung nicht fürchten?" Ich glaube, es sind die Erfahrungen im Großen, die zeigen, dass die Balance aus Transparenz und Vertrauen auch im Kleinen, in Projekten, permanent abgewogen werden muss. Wer Prozesse, KPIs und Tools einführt, sollte überlegen, wie transparent es werden soll – und ob er Transparenz fordert oder auch selber bietet.

Eine Musterlösung gibt es sicher nicht. Die politische Diskussion um Überwachung macht deutlich, dass die Überwachten die Kontrolle immer anders sehen, als die Überwachenden. Das gilt auch in Projekten. Wie kann man diese Balance wahren – was sind Ihre Tipps und Erfahrungen?