Je genauer und konkreter Projektrisiken formuliert werden, desto effektiver und effizienter ist das Risikomanagement. Das klingt banal, in der Praxis werden Projektrisiken aber oft ungenau, missverständlich oder sogar falsch formuliert. Dies kann zu späteren Mehraufwänden oder sogar zum völligen Scheitern des Risikomanagements führen. Nur wenn man die Risiken sorgfältig formuliert, kann man sicherstellen, dass

• jeder versteht, um welches Risiko es sich konkret handelt,
• das identifizierte Risiko als relevant akzeptiert wird,
• die richtigen Maßnahmen vorbeugend ergriffen werden,
• keine Schuldzuweisungen erfolgen, sondern konstruktiv über die Problemlösung diskutiert wird.

Konkrete Formulierung - konkrete Maßnahmen

Jeder, der ein Risiko formuliert, tut dies aus seinem eigenen Vorwissen heraus. Man kann aber nicht davon ausgehen, dass andere über dasselbe Wissen verfügen und sofort verstehen, was gemeint ist. Die Formulierung muss deshalb konkret und eindeutig sein.

Ein Beispiel:

Bei der Einführung einer neuen IT-Lösung meldet der Projektleiter frühzeitig ein "Schulungsrisiko". Ohne eine weitere Erläuterung oder Analyse stellt er dies in die Liste der bekannten Risiken ein, da er davon überzeugt ist, "dass eh jeder weiß, was Schulungsrisiko bedeutet". Tatsächlich sind nun aber den verschiedenen Interpretationen Tür und Tor geöffnet. Diese können z.B. lauten:

• Die Anwender können trotz der Schulung nicht oder nicht effizient genug mit der Applikation umgehen.
• Schulungen können aufgrund eines Mangels an Trainern und unzureichender Trainingsinfrastruktur nicht im erforderlichen Maß durchgeführt werden.

Im ersten Fall bezieht sich das Risiko auf ein mangelndes Ergebnis, im zweiten Fall auf den Projektprozess. Dementsprechend sind auch die Maßnahmen zur Risikovermeidung unterschiedlich: Im ersten Fall kann man z.B. daran arbeiten, die Schulungsmaßnahmen zu verbessern. Unter Umständen ist es aber auch sinnvoll, Unzulänglichkeiten bei der Schulung hinzunehmen und diese zu kompensieren, indem man eine Anwenderdokumentation bereitstellt, ein User-Help-Desk einrichtet oder Änderungsmanagement betreibt. Im zweiten Fall beschränkt sich das Risiko und somit auch die Lösung auf den Schulungsaspekt. So könnte man den Engpass an Trainern überwinden, indem man interne Mitarbeiter in einer Kurz-Schulung zu Trainern ausbildet.

Grundsätzlich gilt: Je klarer das Risiko formuliert ist, desto leichter lassen sich konkrete Maßnahmen zur Vorbeugung ableiten. Die Formulierung des Projektrisikos stellt die Weichen für den Problemlösungsprozess.

Sachliches Risikomanagement - sachliche Diskussionen

Risikomanagement wird oft missbraucht, um Verantwortung auf andere abzuwälzen und Schuldige zu suchen. Klare Formulierungen und eine offene Kommunikation können solchen "politischen" Taktierungen entgegenwirken und das Risikomanagement versachlichen.

Insbesondere wenn Risiken bestimmten Team-Mitgliedern zugeordnet werden, sollte die Kommunikation nicht allein über das Risikomanagement-Tool erfolgen. Denn so besteht die Gefahr, dass Verantwortlichkeiten als Schuldzuweisungen verstanden werden und langwierige Grundsatzdebatten folgen. Der Projektleiter sollte deutlich kommunizieren, dass Verantwortlichkeiten im Risikomanagement keine Schuldzuweisungen sind. Wer sich um ein Risiko kümmert, braucht mit den Ursachen überhaupt nichts zu tun haben. Vielmehr sollte er der beste, greifbare Kenner der Materie im Projektteam sein. Es nützt nichts, die Verantwortung für Risiken Personen zuzuordnen, die zwar für die Ursachen dieser Risiken verantwortlich sind, aber außerhalb des Projekts stehen und zu keiner Lösung beitragen können.

Wird die Diskussion über Risiken sachlich geführt, lassen sich blockierende Abwehrhaltungen verhindern bzw. leichter überwinden. Die konstruktive Kommunikation über Risiken im Projekt wird gefördert - und damit erhöht sich die Chance, vorbeugende Maßnahmen zu identifizieren und erfolgreich umzusetzen.