International kaum beachtet, fristet die Meilenstein-Trendanalyse (MTA) ein bescheidenes Dasein in einigen deutschen Lehrbüchern und Schulungsunterlagen. Nur wenige PM-Tools verfügen über dieses Leistungsmerkmal, die meisten benötigen dazu ein Add-On. Zu Unrecht, denn die MTA ist einfach anzuwenden und erfüllt eine wichtige Funktion: Sie symbolisiert das persönliche Bekenntnis ("Commitment") der Mitarbeiter zum Terminplan bzw. den Meilensteinen, für die sie zuständig sind.

Meilensteine: Die Manager-Sicht auf das Projekt

Geschäftsverantwortliche brauchen einen schnellen Gesamtüberblick über das Projektportfolio. Sie können und dürfen nicht ins Detail gehen. Einen Abteilungsleiter oder Geschäftsführer, der für das operative Liniengeschäft und gleichzeitig für mehrere Projekte verantwortlich ist, interessieren Balkenpläne mit einigen hundert Vorgängen und mehreren Basisplänen nicht.

Auch für die Projektbeteiligten, gleich ob verantwortlich oder ausführend, ist der Blick auf das Projekt aus der Vogelperspektive wichtig, um sich nicht in Einzelheiten zu verzetteln und das Projektziel im Auge zu behalten.

Unverzichtbar wird der Überblick über die wesentlichen Stationen eines Projekts, sobald mehrere Organisationseinheiten (Abteilungen, Unternehmen) ihre Planung aufeinander abstimmen müssen. Werden in der Planungsphase zentrale Meilensteine vereinbart und in der Durchführungsphase mittels MTA überwacht, erhält das Management die nötige Übersicht über Termine und Ergebnisse. Die Kostenkontrolle muss parallel dazu erfolgen, ist aber nicht Gegenstand dieses Beitrags.

Bild 1: Grundgerüst der traditionellen Meilenstein-Trendanalyse zu Projektbeginn.

Die Meilenstein-Trendanalyse soll

• sicherstellen, dass das Projektergebnis zum vereinbarten Zeitpunkt vorliegt
• den Projektablauf realistisch prognostizieren
• Terminrisiken reduzieren
• Verzögerungen frühzeitig anzeigen
• die persönlichen Identifikation der Verantwortlichen mit ihren jeweiligen Meilensteinen schaffen
• den Projektverlauf für die abschließende Auswertung dokumentieren
• bei Fehlplanungen die frühzeitige Neuplanung des Projekts ermöglichen
• dafür sorgen, dass aussichtslose Projekte rechtzeitig abgebrochen werden.

Termin-Controlling für Vorgesetzte

Um diese Ziele zu erreichen, ist es allerdings erforderlich, dass die Meilenstein-Trendanalyse konsequent durchgehalten wird.

Die traditionelle Form des MTA-Charts zu Beginn eines Projekts zeigt Bild 1.

• Die senkrechte Achse ist die Road-Map des Projekts. Auf ihr sind die wesentlichen Stationen als Meilensteine in ihrem zeitlichen Ablauf eingetragen. Geschäftsverantwortliche, die nicht unmittelbar in den Projektablauf eingebunden sind, nehmen maximal diese Meilensteine wahr.
• Auf der Zeitskala am oberen Rand des Charts sind die Berichtszeitpunkte markiert. An jedem Berichtszeitpunkt geben die Meilensteinverantwortlichen eine neue Schätzung über den tatsächlichen Termin ab, an dem ihr Meilenstein erreicht wird. So entsteht mit jeder Berichterstattung eine neue Road-Map.
• Die Dreiecksform des Charts ergibt sich daraus, dass unerledigte Meilensteine immer erst nach dem jeweiligen Berichtszeitpunkt liegen können. Erledigte Meilensteine werden in dieser Darstellung genau auf der Diagonalen platziert: Soll- und Ist-Zeit stimmen überein.
• Die verschiedenen Prognosen der Meilensteine verbindet man zu Trendlinien. Jeder Meilenstein erhält so im Lauf des Projekts seine eigene "Fieberkurve". Bild 2 zeigt die Trendlinien der sieben Meilensteine zum Abschluss des Projekts.

Bild 2: Die Meilensteintrendanalyse visualisiert den zeitlichen Status des Projekts auf einen Blick.

Typische Verläufe und ihre Interpretation

Im folgenden Abschnitt finden Sie einige Kurvenverläufe, die in bestimmten Situationen typischerweise auftreten.

Die ideale Kurve