Rückblick: Die Projektmitarbeiter haben engagiert gearbeitet, die Zwischenergebnisse wurden zufriedenstellend erreicht, die Stimmung im Team war in Ordnung. So war es, doch zwischenzeitlich hat sich einiges verschlechtert. Die Bereitschaft, sich in gleichem Maße einzubringen, hat nachgelassen, der nächste Meilenstein wird nicht erreicht und im Team hat sich eine negative Stimmung verbreitet.

Die Ursachen sind klar: Die Ziele sind in letzter Zeit häufig geändert geworden. Die Priorität des Projekts scheint gesunken, jedenfalls hat die Aufmerksamkeit der Entscheidungsträger nachgelassen. Erschwerend kommt hinzu, dass einige Teammitglieder zusätzlich andere Aufgaben übernehmen mussten. Nicht verwunderlich, dass sich diese Einflüsse negativ auf die Stimmung im Team und die Einsatzbereitschaft des Projektmitarbeiters auswirken. Die Projektleitung muss handeln, Aussitzen gilt nicht.

Was kann die Projektleitung unternehmen, wenn im Team die Luft rausgeht?

1. Veränderungen sensibel wahrnehmen und die Symptome operationalisieren

Negative Veränderungen kündigen sich häufig durch kleine Signale frühzeitig an. Das ist in Projektteams nicht anders wie in einer Zweierbeziehung. Achtsamkeit und Zeit sind erforderlich, um solche Frühwarnindikatoren einer Fehlentwicklung aufzunehmen und zu nutzen. Ich möchte die beiden Kernregeln zuerst nennen, die ich anschließend konkretisiere:

• Achte auf den gruppendynamischen Prozess.
• Höre und sehe die Botschaften des einzelnen Projektmitarbeiters.

Typische Symptome beachten

Auf den gruppendynamischen Prozess zu achten, ist kein Hexenwerk. Einige Symptome sollen verdeutlichen, was damit gemeint ist:

• Die Unlust, an Sitzungen teilzunehmen, steigt. Im Gegensatz zu früher kommen die Projektmitarbeiter häufiger zu spät.
• Termine werden nicht mehr so zuverlässig eingehalten.
• Die Kommunikation im Team ist gereizt.
• Die Bereitschaft sich zu unterstützen lässt nach.
• Spott und Ironie über Entscheidungsträger oder über das Projekt treten auf.
• Die Entscheidungsbereitschaft im Team ist gesunken.

Die Liste lässt sich leicht erweitern.

Ursachen ermitteln

Denken Sie über mögliche Ursachen der negativen Veränderung nach. Unterscheiden Sie zwischen strukturellen und personellen Ursachen?

• Strukturelle Ursachen sind beispielsweise laufende Zieländerungen, unklare Rahmenbedingungen, Ressourcenprobleme oder unklare Prioritäten.
• Zu den personellen Ursachen gehören das mangelnde Interesse eines Projektmitarbeiters am Projektziel oder persönliche Probleme.

Natürlich können die Ursachen auch in beiden Feldern liegen bzw. sich gegenseitig verstärken. Diese Unterscheidung kann Ihnen nutzen, die richtigen Lösungen zu finden.

Zur Führungsaufgabe der Projektleitung gehört es, mit den Mitarbeitern zu reden – und das nicht nur in Meetings, sondern auch informell am Kaffeeautomaten.

• Fragen Sie sich selbstkritisch, ob Sie genügend Zeit für Gespräche verwenden.
• Hören Sie aufmerksam zu und fragen Sie nach, welche Bedenken die Kollegen haben.
• Das bedeutet nicht, in eine Hypersensibilität zu verfallen; zu viel Aufmerksamkeit kann nerven oder Misstrauen produzieren.

2. Über den Gruppenprozess reden – die Veränderungen im Team ansprechen

Sprechen Sie im Team die Veränderung an, denn dadurch kommen die Themen auf den Tisch. Allerdings sollten Sie im Vorfeld genau überlegen, ob es sich bei den Problemen wirklich um ein Teamproblem handelt oder ob z.B. nachlassende Motivation nur bei einem oder zwei Projektmitarbeitern auftreten.