In der Software- und Multimedia-Branche werden von Projektleitern die unterschiedlichsten Fähigkeiten gefordert, und häufig müssen während der Projektdurchführung gegensätzliche Interessen miteinander in Einklang gebracht werden. Unter dem Druck des "Daily Business" trübt sich manchmal der Blick für das Wesentliche, die eigenen Grundregeln des Projektmanagements oder des persönlichen Stils werden aus den Augen verloren.
In dieser Situation kann Ihnen eine Merkliste helfen, auf der Sie häufig gemachte Fehler sammeln oder Arbeitsschritte, die im Grunde selbstverständlich sein sollten, zu Ihrer Erinnerung auflisten. Als Projektleiter können Sie diese Liste regelmäßig zu Rate ziehen, um Ihren eigenen Führungsstil und den Projektzustand zu überprüfen. Ist die Liste nach Projektabschnitten gegliedert, finden Sie sich schnell darin zurecht und können kontrollieren, ob Sie von früher bekannte Fehler womöglich gerade erneut begehen.
Im Folgenden werden einige dieser typischen Fehlersituationen beschrieben und entsprechende Lösungsansätze aufgezeigt. Der vorliegende Artikel kann somit als Grundlage für eine eigene, individuell gestaltete "Stolperfallenliste Projektmanagement" dienen.
Viele Projektleiter erliegen der Verlockung, bei Termindruck immer noch mehr Mitarbeiter ins Projekt zu holen, um "Massenarbeiten" schneller zu erledigen oder Arbeitspakete zu teilen und parallel zu bearbeiten. Häufig erreicht man auf diese Weise aber keine wirkliche Entlastung: Die Aufwände für Einarbeitung der neuen Projektmitglieder und Organisation der Arbeit sowie für Zusammenführung der Ergebnisse steigen mit der Anzahl der neuer Mitarbeiter oft exponentiell an. Andere Maßnahmen eignen sich besser, um das Projekt zu retten: Beispielsweise sollten übergeordnete Stellen oder der Kunde rechtzeitig über auftretende Engpässe oder zu erwartende Verzögerungen informiert werden. Auch strategische Überlegungen zur generellen Änderung des Projektablaufs oder des Workflows können notwendige Planungsänderungen für alle Beteiligten transparenter und akzeptabler machen.
Wird während der Projektdurchführung eine Strategieanpassung notwendig, kann man das am besten erkennen, wenn man sich eine festgelegte Zeit in einem bestimmten Turnus gönnt (z.B. einmal in der Woche), um das Projekt aus der Vogelperspektive ("Metaebene") zu betrachten; ansonsten läuft man Gefahr, sich wie ein Wadenbeißer nur in tagesaktuelle Aufgaben zu verkrampfen und alle neu auftretenden Probleme im unreflektierten alten Trott abzuarbeiten. Wer Übung hat, kann seinen alltäglichen Standpunkt ganz alleine verlassen, um sein Projekt von außen zu betrachten. Allen anderen hilft der Austausch mit außen stehenden Personen, beispielsweise mit einem Kollegen, Coach oder Supervisor.
Der Zeitplan ist eng, der Kunde drängt auf Fertigstellung noch in diesem Jahr und die weihnachtlichen Betriebsferien rücken immer näher. Wenn sich alle anstrengen, kann die Übergabe zum 23.12. geschafft werden. Doch Vorsicht - hier ist Ärger vorprogrammiert! In der letzten Adventswoche stecken Ihre Mitarbeiter in den Weihnachtsvorbereitungen und werden kaum in der Lage sein, sich voll auf das Projekt zu konzentrieren und 100% Einsatz zu bringen. Lassen Sie deshalb die Finger von der letzten Adventswoche. Was bis zum 15. Dezember nicht fertig werden kann, sollte gleich für das nächste Jahr geplant werden. Es macht keine Freude, einen Notfalldienstplan für die Feiertage mit einem Projektteam abzustimmen, das eigentlich noch Geschenke einkaufen oder schon längst im Skiurlaub sein wollte. Außerdem kann es mit einem frisch an den Kunden übergebenen Projekt immer unvorhergesehene Schwierigkeiten geben, die aber über die Weihnachtsfeiertage nicht bearbeitet werden können.
Schlagen Sie dem Kunden also stattdessen eine Teilfertigstellung oder eine temporäre Zwischenlösung vor. Im neuen Jahr können Sie dann mit voller Konzentration weiterarbeiten. Erkundigen Sie sich, wann der Kunde welche Ergebnisse benötigt und warum. Es droht großer Frust im Team, wenn man mit äußerster Anstrengung den Termin zum 23.12. gehalten hat, um dann festzustellen, dass der Kunde sich das Ergebnis wegen eigener Betriebsferien erst am 10. Januar ansehen kann und die Fertigstellung im alten Jahr nur zur Rechnungslegung benötigt hat.
Wenn Sie die Zeitplanung für Ihr Projekt erstellen, berücksichtigen Sie den Urlaub der Mitarbeiter - vor allem den Urlaub, der noch nicht eingereicht wurde. Bei langfristigen Projekten, die zum Jahresende oder zum 31.3. beendet werden sollen (dem Tag, an dem in vielen Unternehmen der Resturlaub des Vorjahres verfällt), kann es sonst zu einer überraschenden Urlaubsflut kommen. Diese Gefahr besteht vor allem dann, wenn es keine firmeninterne Möglichkeit zur Fortschreibung von nicht genommenen Freitagen gibt.
Beachten Sie bei Ihrer Zeitplanung auch die Wochentage. Inbetriebnahmen am Wochenende sind immer kritisch, weil die Mitarbeiter sie unter Umständen nicht überwachen können. Auch der Freitag ist kein günstiger Termin, da Probleme, die mit zeitlicher Verzögerung auftreten, über das Wochenende nicht bearbeitet werden können. Geeignete Termine für Inbetriebnahmen sind die Tage von Montagnachmittag bis Donnerstag; auch Kundenmeetings und Präsentationstermine sollten Sie so legen. Auf diese Weise haben Sie zeitlichen Spielraum, um auf Probleme und Verzögerungen zu reagieren. Den Montagvormittag sollten sie freihalten, um sich über die neuesten Entwicklungen am Wochenende zu informieren; in vielen Firmen werden während dieser Zeit auch Meetings abgehalten, um die Woche zu planen.
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