Egal ob es sich um Berichte, Besprechungsprotokolle, Telefonnotizen oder sonstige Notizen handelt: Projektdokumentation ist notwendig und wichtig. Sie dient der Informationsweiterleitung und hat die Aufgabe, den jeweiligen Sachverhalt knapp und treffend zu beschreiben - getreu dem Grundsatz "In der Kürze liegt die Würze".

Oft dienen die Dokumente bei den Empfängern als Arbeitsunterlage; sie werden ausgedruckt, wichtige Aussagen werden markiert, unterstrichen oder kommentiert. Sie werden vielleicht auch weitergeleitet, kopiert oder zur Klärung eines Sachverhalts von Dritten durchforstet. Je klarer und verständlicher sie formuliert sind, desto besser.

Denken Sie beim Schreiben an die Meldungen der Nachrichtenagenturen - Verzichten Sie auf alles Überflüssige, gewöhnen Sie sich klare, sachliche, kurze Sätze an und vermeiden Sie verschachtelte Nebensätze und Einschübe. Komplizierte Konstruktionen verstecken nur die enthaltene Information, anstatt sie schnell preiszugeben. Lange in Klammern gesetzte Erklärungen oder viele Fremdworte stören ebenfalls mehr als sie nützen.

Ergebnisprotokolle

Besprechungsprotokolle werden wesentlich kürzer, wenn darin nur die Ergebnisse protokolliert sind. Fassen Sie die Beschlüsse zusammen, anstatt sie zu beschreiben. Nennen Sie knapp die weitere Vorgehensweise, beschränken Sie den Text darauf, wer was zu tun hat und zu welchem Termin. Konzentrieren Sie sich darauf, alles wegzulassen, was nicht den Informationsgehalt des Protokolls im Sinne des Projekts erhöht. Je kürzer das Dokument ausfällt, um so besser.

Ein Besprechungsprotokoll, das den Hergang ausführlich darstellt, beschreibt Details, die für das Verständnis des Lesers nicht erforderlich sind. Damit wird es unübersichtlich und schwierig zu lesen. ("Über die Gestaltung des Parallelbetriebes wurde hitzig diskutiert. Teilnehmer X bezweifelte, ob eine längere Phase bei den Anwendern durchsetzbar wäre. Teilnehmer Y brachte überdies die mit längerer Dauer zunehmenden Kosten als Gegenargument in die Diskussion ein ... und somit konnten sich die Teilnehmer darauf einigen, einen Parallelbetrieb von 4 Wochen durchzuführen...")

Als Ergebnisprotokoll formuliert könnte das Protokoll lauten: "Es wurde beschlossen, für 4 Wochen in Parallelbetrieb zu gehen. Hauptargumente gegen eine längere Dauer: hohe Kosten und fragliche Akzeptanz der Anwender." Damit wird das Ergebnis der Diskussion klar (und nur das zählt) und aus welchen Gründen die Entscheidung so und nicht anders getroffen wurde. Mehr muss der Leser nicht erfahren, um alle für das Projekt notwendigen Informationen zu erhalten.

Berichte

Machen Sie sich klar, dass Ihr Bericht nicht der einzige ist, der gelesen werden soll. Steht wenig Zeit zur Verfügung, wird der Leser das Dokument nur kurz überfliegen.

Wenn Sie wollen, dass ihre Berichte gelesen werden, bündeln Sie die im Dokument enthaltenen Informationen und fassen Sie das Wesentliche auf der ersten Seite zusammen. Wer liest sich gerne durch lange Einleitungen und Details und erfährt, was an Teilaufgaben bereits geschafft wurde und wie sich die Kosten bisher zusammensetzen, um irgendwann auf Seite 8 das Fazit des Berichts zu finden, nämlich dass alles in Ordnung ist? Ist z.B. der Projektstatus im Augenblick stabil, liegen die Kosten im Toleranzbereich und lässt sich der Endtermin voraussichtlich halten, dann schreiben Sie dies klar und deutlich auf Seite 1.

Besuchsberichte sollten ähnlich fokussiert abgefasst werden: Der Zweck des Besuchs und das dabei erzielte Ergebnis sollten am Anfang des Dokuments stehen. Der Empfänger erkennt auf diese Weise sofort, ob er den Bericht komplett durchlesen muss oder nicht. Alle weiteren Erkenntnisse, Kontaktinformationen, etc. können auf den restlichen Seiten Platz finden.

Telefonnotizen

Telefonnotizen müssen sein, um mündliche Vereinbarungen und Absprachen zu dokumentieren. Meist reicht es völlig, neben den Gesprächspartnern das Thema in einem Wort oder Satz zu nennen und im Anschluss daran, das wesentliche Ergebnis kurz zusammenzufassen. Es interessiert meistens nicht, was sonst noch im Gespräch enthalten war, welche Argumente genannt wurden oder ob ein Punkt zunächst strittig war: "Herr X sagte zu, die Fehlerbehebung spätestens in KW 13 nachzuholen". Dieser Satz reicht in der Regel, um das Ergebnis eines länger dauernden Streitgesprächs zu dokumentieren, das mit vielen Argumenten dafür und dagegen geführt wurde.

Zusammenfassung

• Haben Sie Mut zur Kürze - die Konzentration auf das Wesentliche verschafft Ihnen und den Empfängern Klarheit. Die Häufigkeit von Nachfragen und Missverständnissen wird reduziert.
• Ergebnisse statt Entwicklungen: Ein Fazit oder eine Zusammenfassung ist besser als eine Beschreibung. Die Beschlüsse zählen, nicht deren Entwicklungsgeschichte. Es reicht, wenn Argumente und Begründungen in einer kurzen Aufzählung genannt werden.
• Das Wichtigste zu Beginn! Details und Erläuterungen, soweit erforderlich, können nachfolgend übersichtlich dargestellt werden. Der erste Absatz auf der ersten Seite - darauf kommt es bei Berichten und Notizen an.