Im Projektalltag verbringen wir viel Zeit damit, uns mit anderen Beteiligten abzustimmen und diese Abstimmungen zu organisieren. Oft kommt dabei Microsoft Outlook mit seinen Funktionen für E-Mail und Kalender zum Einsatz. Doch dessen rudimentäre Aufgabenverwaltung reicht selbst für einfachste Projekte kaum aus. InLoox bietet dagegen als spezialisierte Projektmanagement-Software leistungsfähige Funktionen, um das operative Projektmanagement zu unterstützen. Die Software wird in Outlook eingebunden und erweitert dieses so zu einem universellen Werkzeug für Projektmitarbeiter. Dank mobiler Anwendungen für Tablets und Smartphones sowie einer Web-App ist der Zugriff auf die Projektdaten auch ohne Outlook möglich, was insbesondere für externe Teammitglieder hilfreich ist.

Das ganze Projekt in Outlook

Nach der Installation von InLoox für Outlook findet der Anwender dort eine neue Symbolleiste. Auf dieser sind alle InLoox-Funktionen gesammelt, wie etwa die Projektliste mit allen Projekten, auf die der Anwender zugreifen darf. Ein Doppelklick auf eines der Projekte in der Liste öffnet ein neues Fenster. Dort wird das Projekt dann bearbeitet.

Von der ersten Ideen-Mindmap bis zum Projektplan

Für die Ideensammlung zu Beginn des Projekts bietet sich die Mindmap-Funktion an. Per Mindmap werden z.B. Projekt-Ziele gesammelt, die Lieferobjekte strukturiert oder der Projektstrukturplan mit seinen Arbeitspaketen erstellt. Einzelne Zweige der Mindmap können als Aufgaben definiert werden, um sie dann mit Start- und Endterminen zu versehen und an Teammitglieder zu delegieren. Bei kleinen Projekten kann das schon ausreichen, um mit einer strukturierten Aufgabenverwaltung die erforderlichen Tätigkeiten zu koordinieren. Die Kanban-Board-Ansicht der Aufgaben hilft dann, den Bearbeitungsstatus im Blick zu behalten.

Eine genauere Terminplanung mit Phasen und Vorgängen ist in InLoox mit Hilfe des Gantt-Diagramms möglich (Bild 1). Unterste Planungsebene sind auch hier die Aufgaben. Deren Start- und Endtermine legt man allerdings nicht von Hand fest, sondern sie werden aus den berechneten Terminen des übergeordneten Vorgangs übernommen. Bei Bedarf kann man die Zeiten dann immer noch ändern.

Bild 1: Der Terminplan mit den Projektaufgaben in InLoox für Outlook

Wer seine Projektplanung in der Mindmap beginnt, kann die dort geplanten Aktivitäten per Knopfdruck in den Terminplan kopieren. Die Zweige aus der Mindmap werden dann – je nach ihrer Hierarchie in der Map – im Terminplan als Vorgänge bzw. Sammelvorgänge eingefügt. Hatte man vorher in der Map einzelne Zweige als Aufgaben definiert, erzeugt InLoox durch das Kopieren daraus gleichnamige Vorgänge. Unter demselben Namen existieren dann also sowohl die als Aufgaben markierten Elemente der Map als auch die daraus erzeugten Vorgänge im Terminplan – denen man nun wiederum Aufgaben zuordnen müsste. Das kann verwirren.

Besser ist es, Schritt für Schritt vorzugehen und die Mindmap nur zum Sammeln der Projekt-Aktivitäten zu verwenden. Im Gantt-Diagramm werden Phasen und Vorgänge geplant. Dann ordnet man die per Mindmap erfassten Aufgaben, die sich in der Gantt-Ansicht in einem Seitenpanel einblenden lassen (Bild 1), den einzelnen Vorgängen manuell zu, indem man sie aus dem Panel in den Terminplan zieht. Das stellt sicher, dass der Terminplan alle per Mindmap gesammelten Aufgaben abdeckt. Alternativ kann man selbstverständlich auch ganz ohne Mindmap arbeiten und direkt im Gantt-Diagramm damit beginnen, Vorgänge, Meilensteine und Aufgaben zu erstellen.

Eine flexiblere Vernetzung wäre dennoch toll: Könnte man Aufgaben sowohl einem Gantt-Vorgang als auch mehreren Zweigen der Mindmap gleichzeitig zuordnen, wären verschiedene Gliederungen im Projekt möglich. Neben einer phasenorientierten Struktur im Terminplan könnten die Aufgaben in der Mindmap z.B. nach betroffenen Bauteilen, beteiligten Abteilungen oder Vertragspositionen gruppiert werden, um den Fortschritt unter diesen Gesichtspunkten im Blick zu behalten. Die Mindmap wäre dann nicht nur Kreativitätswerkzeug, sondern auch Steuerungshilfe.

Mindmap, Gantt, Kanban: Aufgaben im Blick

Egal in welcher Darstellungsform: Die Aufgaben sind in InLoox die zentralen Elemente. Sie werden Teammitgliedern zugeordnet, für sie kann Aufwand geplant und der Projektfortschritt an ihnen gemessen werden. Auch die Zeiterfassung erfolgt anhand der Aufgaben. Dementsprechend viele Wege bietet die Software, um Aufgaben zu bearbeiten: