Warum ist das Projekt nötig; wieso ist es wertvoll; wozu brauchen wir das? Das "Why" klärt die Existenzfrage des Projekts! Es ist die Frage nach dem Sinn und Zweck eines Vorhabens. Der Zweck ist das Motiv, der Beweggrund, warum das Projekt initiiert wird. Daher kann diese Frage auch nur vom Projektinitiator bzw. den Projektinitiatoren beantwortet werden – d.h. Auftraggeber oder Projekteigentümer. Damit der Projektzweck geklärt werden kann, ist die Mitwirkung aller Auftraggeber / Projekteigentümer zwingend erforderlich. Faustregel: Ohne Auftraggeber / Projekteigentümer kein Projektzweck – ohne Zweck kein Projekt!

Die Why-What-Balance ist zunächst ein Verfahren, um den Zweck eines Projekts und das angedachte Projektergebnis auf wechselseitige Stimmigkeit zu prüfen. Doch die Why-What-Balance ermöglicht darüber hinaus noch zwei weitere Aspekte:

1. Wird die Durchführung der Methode mit einer intensiven und unvoreingenommenen Besprechung des Projektzwecks ("Why?") begonnen, weckt dies strategisches und kreatives Potenzial.
2. Wird die Methode nach den Prinzipien des "langsamen Denkens in Projekten" eingesetzt (Habermann, Frank und Schmidt, Karen: Langsames Denken in Projekten – ein Manifest, Projekt Magazin, 2017), bietet sie eine wirkungsvolle Unterstützung des dialogischen Denkens. Gerade in Projekten mit mehreren Eigentümern / Auftraggebern verfolgen diese zuweilen unterschiedliche, manchmal sogar widersprüchliche Zielsetzungen. Die Why-What-Balance deckt verschiedene (professionelle) Standpunkte auf, erkennt diese an und bietet ein Verfahren, damit konstruktiv umzugehen – in unaufgeregter und sachorientierter Atmosphäre.

Im Folgenden wird der Ablauf für die umfassende Anwendung der Methode beschrieben, d.h. inkl. der beiden oben genannten Aspekte. Dabei hat sich die Dialogform des Thinkers Trio bewährt, die durch die folgenden drei Elemente definiert ist:

Musterbrechender Dialog

Jede Why-What-Balance dient einem konzentrierten und dennoch entspannten Dialog auf Augenhöhe zwischen den Beteiligten. Zeitraubende Debatten und unproduktive Diskussionen werden vermieden. Erreicht wird dies durch ein Brechen der sonst oft anzutreffenden Gesprächsmuster. Hierzu dienen wenige aber strikte Kommunikationsregeln.

Agilität

Gespräche, die mittels der Why-What-Balance durchgeführt werden, liefern Resultate in kurzer Zeit. Um dies zu gewährleisten, folgt der gesamte Ablauf agilen Praktiken, insbesondere dem Timeboxing, d.h. engen, bindenden Zeitvorgaben samt Ergebnisreview und wiederholter Anwendung (Iteration).

Definierte Dauer

Ein Why-What-Workshop dauert typisch 90 Minuten. Nach dem Workshop wissen alle Beteiligten, ob sie ein Projekt mit dieser Zweck-Ergebnis-Kombination starten sollen oder ob andere Schritte folgen sollen (z.B. ein Vorprojekt oder ein ganz anderes Projekt).

Schritt 1: Klärung des "Why" (Zweck)

Im Folgenden wird vom Beispiel eines typischen IT-Projekts ausgegangen, an dem neben der Projektleiterin zwei Auftraggeber mitwirken, nämlich der IT-Owner des Projekts (E.H. Mueller, Leiter IT) und die Leiterin des Fachbereichs (C. Bennett, Leiterin Controlling) als Business-Owner.

Zielsetzung und Instrument

Nennen Sie nach der Begrüßung die Aufgabe des Workshops. Sie können beispielsweise formulieren: "Ziel ist es, uns (noch einmal) den Zweck des Projekts zu vergegenwärtigen. Am Ende wollen wir ein gemeinsames Bild des tatsächlichen Projektzwecks besitzen." Weisen Sie auf das bekannte Prinzip des fünfmaligen Nachfragens bei der Fehlersuche hin, das die Grundlage für das von Ihnen gewählte Vorgehen liefert. Falls die "Fünf Warum" nach Taiichi Ohno den Teilnehmenden nicht bekannt sind, erläutern Sie kurz, dass das Verfahren bei Toyota entwickelt wurde, um die Ursache von technischen Fehlern zu analysieren. Erklären Sie, dass Sie das Prinzip auf den Zweck ihres Meetings übertragen haben, um eine verlässliche gemeinsame Basis für das Projekt sicherzustellen.

Whiteboard und Materialien

Bereiten Sie ein Whiteboard vor (alternativ: Pinnwand). Schreiben Sie die Frage auf: "Wozu brauchen wir dieses Projekt"? (nennen Sie den konkreten Projektnamen, falls vorhanden). Sobald das Whiteboard fertig ist, bereiten Sie die Haftzettel vor (alternativ: Moderationskarten), fünf pro Teilnehmer, nummerieren Sie die Zettel von 1 bis 5 auf der Rückseite. Verteilen Sie auch Stifte an die Teilnehmenden.

Individuelle Antworten

Laden Sie alle Teilnehmenden ein, die Frage auf dem Whiteboard zu beantworten. Jeder soll stillschweigend für sich selbst nachdenken und die Antwort auf den Zettel mit der Nummer 1 schreiben. Geben Sie max. 2 Minuten Zeit. Wenn alle fertig sind, schreiben Sie eine zweite Frage unter die erste. Die zweite Frage lautet: "Warum ist das bedeutsam und wichtig?". Laden Sie die Teilnehmenden ein, diese Frage in Bezug auf ihre vorherige Antwort zu bedenken. Wieder stillschweigend, wieder max. 2 Minuten Zeit zum Aufschreiben (Zettel 2). Wiederholen Sie diese Frage noch bis zu dreimal für die übrigen Zettel (Sie können auch früher aufhören, wenn die Teilnehmenden keine Energie mehr haben).

Hinweis: Wenn Sie jemanden fragen: "Warum machen Sie dieses Projekt?", werden Sie in den meisten Fällen nicht einen Grund (z.B.: "Wir haben Kunden verloren"), sondern einen Zweck (z.B. "Wir wollen Kunden gewinnen") genannt bekommen. Die Fragen nach dem "Warum" ist genau genommen in die Vergangenheit gerichtet und untersucht die Ursachen, während die Frage "Wozu" in die Zukunft gerichtet ist und die gewünschte Wirkungen ermittelt. Je nach Unternehmenskultur und Projektszenario kann es sinnvoll sein, eher "Warum" oder eher "Wozu" zu fragen – oder eben auch beide Fragen miteinander zu kombinieren.

Die Antworten präsentieren

Laden Sie einen Teilnehmenden ein, seine Ergebnisse vorzustellen. Hierzu soll er an das Whiteboard gehen und Haftzettel für Haftzettel seine Lösung vortragen (in der Reihenfolge 1-5). Bitten Sie den Teilnehmenden, seine Überlegungen zu jeder Antwort kurz auszuführen. Die anderen Teilnehmenden hören stillschweigend zu und machen sich ggf. Notizen. Danach geht der nächste Teilnehmende an das Whiteboard und tut es der ersten Person nach. Wieder wird nicht unterbrochen.

Perspektivwechsel: Die Antworten der anderen verstehen

Sobald alle Haftzettel am Whiteboard sind, bitten Sie den ersten Teilnehmenden die Ergebnisse des / der anderen wiederzugeben. Dies erfolgt unter Verwendung des Gesprächsmusters "Ich habe verstanden, ... ". Sollten noch Dinge unklar sein, kann die Person dies mit dem Gesprächsmuster "Ich habe noch nicht verstanden, ... " adressieren. Sollten solche "Noch-Nicht-Verständnisse" geäußert werden, können diese in einer anschließenden Runde durch die jeweils adressierten Personen erklärt werden. Führen Sie diese Dialogrunden – nach den beschriebenen Gesprächsmustern – solange durch, bis alle Teilnehmenden alle Ausführungen aller anderen verstanden haben.

Hinweis: "Ich habe verstanden, ... " wirkt völlig anders als "Du hast gesagt, ... ", nämlich konstruktiv und wertschätzend. Das eigene Verständnis kann einem schließlich niemand nehmen. Somit ist die Gesprächsformel "Ich habe verstanden, ... " eine gute Grundlage, um echtes gegenseitigen Verständnis herzustellen – insbesondere bei unterschiedlichen Perspektiven.

Gemeinsamer Standpunkt

Im Falle mehrerer Projekteigentümer / Auftraggeber deckt "5 Whys" die (natürlichen) professionellen Unterschiede in der Argumentation der beteiligten Akteure auf. Die Haftzettel auf dem Whiteboard demonstrieren dies oft eindrucksvoll. So benennt im Beispiel C. Bennett den Zweck des Projekts "IT Service Innovation" mit "Prozesse in der IT verbessern", während E. H. Mueller dafür "Kundenorientierung" angab (siehe Bild 1).

Der abschließende Schritt besteht darin, die unterschiedlichen Perspektiven zu diskutieren. Dies basiert auf dem zuvor hergestellten gegenseitigen Verständnis. Nicht immer ist hierbei ein "Kompromiss" zwischen unterschiedlichen Projektzwecken sinnvoll und hilfreich. Zuweilen kann ein Projekt auch von mehreren nebeneinander bestehenden Zwecken geleitet sein. Dies ist immer dann möglich, wenn sich die Zwecke nicht gegenseitig ausschließend. Im Fall mehrerer Projektzwecke kann der nachfolgende Prozess für jeden einzelnen Zweck durchlaufen werden.

Bild 1: Die fünf Zwecke für das Vorhaben aus Sicht der Schlüsselpersonen