Bei traditionellen Produktentwicklungen besteht Akzeptanzmanagement aus Marktforschung und Marketing.

Eine andere Herangehensweise und darüber hinausgehende Maßnahmen sind jedoch bei Organisationsentwicklungsprojekten und Software-Einführungen erforderlich. Bei diesen Projektarten haben die Betroffenen des Projektergebnisses nicht dieselbe Entscheidungsfreiheit wie bei einem Produktkauf. Gleichzeitig bestimmen sie den Projekterfolg vollständig dadurch, dass sie das Projektergebnis entweder in vollem Umfang akzeptieren oder ablehnen. Dementsprechend müssen sie im Rahmen des Akzeptanzmanagements von Betroffenen zu Beteiligten gemacht werden. Das Akzeptanzmanagement sollte in diesen Fällen so früh wie möglich, im Idealfall bereits bei der Definition des Projektziels und der Wahl des Lösungsansatzes (z.B. Software-Auswahl) beginnen.

Bei Projekten, die Gesellschaft oder öffentliche Räume verändern (z.B. Straßenbau, Gesundheitsreformen usw.) ist das Akzeptanzmanagement ausschlaggebend sowohl für das Zustandekommen des Projekts als auch für seinen Erfolg. Meinungsbildung, Willensbildung und Akzeptanz sind bei diesen Projekten gesellschaftliche Lern- und Entscheidungsprozesse, auf die die verschiedenen Interessensgruppen Einfluss nehmen.

Mögliche Maßnahmen des Akzeptanzmanagements in Projekten:

Bei Software-Entwicklungen und z.T. auch bei SW-Einführungen ist Requirements Engineering eine wesentliche Voraussetzung dafür, dass die Anwender das Produkt als nutzbringend erleben.

Verfahren zum Test der Anwenderakzeptanz (User Acceptance Testing, UAT) gewährleisten während der SW-Entwicklung, dass die Bedienungsoberflächen und die erstellten Funktionalitäten von den Anwendern verstanden und verwendet werden.

Quality Function Deployment ist die anspruchsvollste Methode, um die Produktfunktionen auf die Kundenanforderungen abzustimmen.

Frühzeitige Einbeziehung der späteren Anwender des Projektergebnisses. Bei PRINCE2 ist ein Benutzervertreter obligatorisches Mitglied des Lenkungsausschusses, was dieses Vorgehensmodell besonders geeignet für IT-Projekte und Organisationsentwicklungsprojekte macht.

Mediationsverfahren zur frühzeitigen Überwindung von Interessenskonflikten und Widerständen. Dies ist insbesondere bei Projekten mit gesellschaftlichem Konfliktpotential sinnvoll, z.B. bei großen Infrastrukturprojekten (Straßen, Flughäfen, Kraftwerken usw.).

Aktive Information der Betroffenen über Projektziele und Projektstatus

Vorbereitung der Betroffenen auf die Anwendung des Projektergebnisses bzw. die neue Situation, z.B. mit Schulungen.

Unterstützung der Betroffenen nach Projektende bei der Anwendung des Projektergebnisses