Wenn es um PM-Software geht, ziehen viele Projektarbeiter das Tabellenkalkulations-Programm Microsoft Excel komplexen und damit schulungsintensiven PM-Systemen vor. Dieser zweiteilige Beitrag zeigt, wie Sie Excel für die Erfassung, Planung und Fortschrittskontrolle kleiner bis mittelgroßer Projekte verwenden können. Als Beispielprojekt dient die Entwicklung eines innovativen Händetrockners.

Nachdem Sie im ersten Teil den zugrunde liegenden Projektplan für eine einfache Fortschrittsüberwachung in Excel erstellt haben, zeigt dieser Beitrag des Zweiteilers, wie Sie aus den Daten eine übersichtliche Kostentrend- und Meilensteintrend-Analyse erzeugen.

Um die einzelnen Schritte nachzuvollziehen, nutzen Sie die Arbeitshilfe Projekt_Magic_AirStar.xlsx, die beim Artikel als Download zur Verfügung steht.

Die Kostentrend-Analyse

Um die Projektkosten zu überwachen, wurde im ersten Teil der Artikelserie im Projektplan die SVERWEIS()-Funktion genutzt. Damit erhält der Projektplan in jeder als Phase ausgewiesenen Vorgangszeile eine Verknüpfung auf die Plankosten der Phase. In der Istkosten-Spalte werden die tatsächlich angefallenen Kosten erfasst. Hier können Sie natürlich auch die Summe der Vorgangskosten in der jeweiligen Phase berechnen. Tragen Sie die Kosten dazu in die Vorgangszeilen ein und summieren Sie diese mit SUMME(). Auch die Restkosten werden wieder manuell erfasst, die Sollkosten berechnen sich aus der Addition von Istkosten und Restkosten (Bild 1).

Bild 1: Istkosten und Restkosten werden erfasst oder in einzelnen Phasen als Summe der Vorgangskosten berechnet.
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PivotTable-Bericht erstellen

Legen Sie zunächst einen PivotTable-Bericht an, der nur die Phasen und die Kosten der Phasen anzeigt. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

• Markieren Sie den Projektplan mit allen Spalten von der Überschrift bis zum letzten Meilenstein.
• Wählen Sie Einfügen / Tabellen / PivotTable. Bestätigen Sie den Vorschlag für die Datenquelle (die Markierung $A$3:$K$38). Die Option Neues Arbeitsblatt ist als Ziel für den Bericht ebenfalls bereits voreingestellt, bestätigen Sie mit OK.
• Der PivotTable-Bericht wird angelegt. Solange der Zellzeiger im Pivot-Bereich steht, wird eine neue Registergruppe PivotTable-Tools mit zwei Registern aktiv. In Excel 2010 heißt das erste Register Optionen, ab Excel 2013 Analysieren.
• Am rechten Rand wird die Feldliste eingeblendet. Im oberen Bereich finden Sie die Felder (Spaltenbeschriftungen aus dem Projektplan). Der untere Teil repräsentiert das Pivot-Layout mit den vier Bereichen "Filter", "Zeilen", "Spalten" und "Werte".
• Ziehen Sie das Feld ID in den Filterbereich, das Feld Vorgang in den Zeilenbereich und alle Kostenfelder in den Wertebereich.
• Die Wertefelder verwenden für die Aggregation der Werte automatisch die Funktion Anzahl. Klicken Sie jedes Feld einzeln an, wählen Sie Wertfeldeinstellungen im Kontextmenü und schalten Sie um auf die Formel Summe. Da die Spalten der Wertefelder auch leere Zellen enthalten, kann der PivotTable-Bericht nicht automatisch auf Summe schalten, eine Voreinstellung für die Summe in allen neuen PivotTable-Berichten ist auch nicht möglich.

Sie haben nun einen PivotTable-Bericht mit allen Vorgängen und Kosten erstellt. Klicken Sie auf den Filterpfeil des ID-Feldes und wählen Sie "P" als einzige angezeigte ID, um den PivotTable-Bericht auf die Anzeige der Phasen zu reduzieren (Bild 2).

Bild 2: Der PivotTable-Bericht zeigt die Kosten der Projektphasen an.
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PivotTable-Berichte aktualisieren sich nicht selbständig. Öffnen Sie im Kontextmenü der rechten Maustaste die PivotTable-Optionen und schalten Sie um auf das Register Daten. Wählen Sie hier die Option Aktualisieren beim Öffnen der Datei aus. Wenn Sie die Daten ändern, während der PivotTable-Bericht aktiv ist, aktivieren Sie diesen (und alle weiteren) mit Daten / Verbindungen / Alle aktualisieren.

Kosten kumulieren

Im Prinzip ist der PivotTable-Bericht noch nicht von großem Nutzen, denn die Phasenkosten ließen sich auch durch Filtern der Phasen-ID im Projektplan anzeigen. Erst die Kumulation der Felder bietet die Möglichkeit, einen Kostentrend zu erkennen. Den ersten PivotTable-Bericht sollten Sie trotzdem behalten, kopieren Sie ihn einfach:

• Geben Sie dem Register die Bezeichnung “Pivot Kosten”.
• Ziehen Sie das Register mit gedrückter Strg-Taste nach rechts, lassen Sie zuerst die Maustaste los.
• Geben Sie dem neuen Tabellenblatt die Bezeichnung “Pivot Kostentrend”.
• Markieren Sie anschließend das erste Wertefeld in der Feldliste und wählen Sie im Kontextmenü der rechten Maustaste Wertfeldeinstellungen. Die Werte werden mit der Funktion Summe zusammengefasst. Schalten Sie um auf das zweite Register Werte anzeigen als. Suchen Sie die Anzeigeform Ergebnis in. Das ist die Kumulation der Werte, das Basisfeld Vorgang ist bereits markiert.
• Bestätigen Sie mit OK und passen Sie die Wertfeldeinstellungen der restlichen Kostenfelder analog dazu an.