Die ERP-Software (Enterprise Resource Planning) Deltek Maconomy des US-Unternehmens Deltek wurde exklusiv für die Bedürfnisse von Dienstleistungsunternehmen im Projektgeschäft entwickelt. Funktionen für Lagerhaltung, Fertigungssteuerung oder Handelsprozesse, die für andere ERP-Systeme typisch sind, bietet Maconomy nicht. Stattdessen zielt das Programm auf das Management von Kundenprojekten ab, in denen eher wissensbasierte Leistungen erstellt werden, wie z.B. individuelle Software, Beratungsergebnisse oder Ingenieurleistungen. Das Personal- und Ressourcenmanagement ist in solchen Fällen besonders wichtig.

Zu den Referenzen von Deltek in rund 80 Ländern zählen neben kleineren Unternehmen ab etwa 100 Mitarbeitern insbesondere größere, international ausgerichtete Wirtschaftsprüfer – z.B. pwc, KPMG und Deloitte –, internationale Rechtsanwaltskanzleien, Engineering-Dienstleister, Softwarehersteller, Marketing-Agenturen und Consulting-Unternehmen im Allgemeinen. Bei ihnen arbeiten mitunter tausende Anwender mit der Software. Im deutschsprachigen Raum ist Deltek allerdings noch nicht so bekannt wie in anderen europäischen Ländern. Dieser Beitrag stellt die Software aus der Projektmanagement-Perspektive vor.

Projektmanagement mit Schwerpunkt auf Finanzen und Personal

Deltek Maconomy unterstützt den kompletten Lebenszyklus von Kundenprojekten – vom ersten Kundenkontakt im Customer Relationship Management (CRM) über die Projektplanung, Angebotserstellung und Projektabwicklung bis zur Rechnungsstellung und Zahlungsverfolgung. Der Schwerpunkt der modular aufgebauten Software liegt, wie bei einem ERP-System üblich, auf dem Finanz-Controlling mit integriertem Rechnungswesen. Anders als bei den meisten ERP-Systemen sind die Projektmanagement-Module allerdings ein zentrales Element der Software und nicht nur ein Aspekt unter vielen (Bild 1). Die Funktionalitäten umfassen Budgetierung und Projektplanung ebenso wie Ressourcenplanung, Leistungserfassung und Faktura.

Bild 1: Projektmanagement ist ein zentraler Bestandteil des Funktionsumfangs von Deltek Maconomy

Projektmanagement und Rechnungswesen sind in Deltek Maconomy eng verzahnt: Die Projektdaten sind mit denen der Aufbauorganisation, des Kunden und des Finanzwesens verbunden. Wird etwa einem Mitarbeiter eine Projektaufgabe zugewiesen, steht dadurch automatisch dessen Abteilung als umsetzende Organisationseinheit fest. Durch die Zuordnung des Projekts zu einer verantwortlichen Abteilung und ggf. einem externen Kunden ist auch klar, für wen die Leistungen erbracht werden. Zusammen mit dem Leistungs- und Kostenschlüssel der Aufgabe kann die Software die Aufwände des entsprechenden Mitarbeiters im Kontenplan richtig zuordnen und automatisch entsprechende Buchungssätze erstellen.

Neben der kaufmännischen Projektabwicklung verbindet die Software das Ressourcen- mit dem Personalmanagement. So können langfristige Ressourcenbedarfe und Trends aus den Projekten analysiert werden, um Neueinstellungen und Weiterbildungen zu planen.

Deltek Maconomy unterstützt sowohl Kleinaufträge als auch komplexe Projekte. Bei ersteren werden lediglich die erforderlichen Mitarbeiter eingeplant sowie die Leistungen erfasst und abgerechnet. Ein komplexes Projekt kann einen umfangreichen Angebotsprozess erfordern, der bereits für sich mit Projektmanagement-Methoden geplant und gesteuert werden muss.

Vom Angebot zur Ausführungsplanung

Bei Dienstleistungsunternehmen entstehen neue Projekte typischerweise im CRM-Modul als Vertriebschance. Dateien und Telefonnotizen werden hier abgelegt, damit später im Projekt nachvollziehbar ist, was in der Angebotsphase mit dem Kunden abgestimmt wurde. Das CRM-Modul fasst alle Angebote und Vertriebschancen in übersichtlichen Grafiken zusammen (Bild 2).

Von hier aus ist der Sprung in die einzelnen Projekt-Angebote möglich, um Details auszuwerten und die Angebote zu bearbeiten. Im einfachsten Fall schreibt der Vertrieb lediglich ein Standardangebot oder passt die einzelnen Angebotspositionen ein wenig an. Für größere Projekte wird eventuell ein Projektplan als Kalkulationsgrundlage erstellt. Auf diese Weise stimmen sich Vertrieb und Projektmanagement schon vor Beginn eines potentiellen Projekts ab.

Bild 2: Die Vertriebsübersicht zeigt alle potentiellen Projekte
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