Herr Hausmann, Projektleiter eines mittelgroßen Industrie-Projekts, sitzt seit einer knappen halben Stunde am Computer und versucht in der mittlerweile verworrenen Ordnerstruktur eines aktuellen Projekts eine ganz bestimmte Datei zu finden. Auch die Suchfunktion entpuppt sich dabei als nicht besonders hilfreich, da jene Datei offenbar von den Kollegen umbenannt und mit einem unpräzisen Dateinamen versehen wurde. Der letzte Bearbeiter ist gerade im Urlaub, andere Kollegen haben auf Rückfrage auch keine Ahnung. Wertvolle Zeit geht mit mühsamer Suche verloren, während ein Teammitglied auf die Datei zur weiteren Bearbeitung wartet.

Abhilfe für das Chaos in der Ordner- und Dateistruktur kann in diesem Fall die S5-Methode schaffen. Bei regelmäßiger Anwendung lässt sich damit Ordnung in der Datenablage halten, aufwändiges Suchen und lange Wartezeiten können verringert werden und Arbeitsprozesse laufen effizienter. Dieser Tipp zeigt, was sich hinter 5S verbirgt und wie sich diese Methode einsetzen lässt.

Das Grundprinzip von 5S

Bei 5S handelt es sich (wie so häufig) um ein japanisches Produktionskonzept, das ursprünglich aus der Industrie stammt. Inzwischen findet die Methode aber auch in der Dienstleistungsbranche sowie in der IT immer mehr Verwendung. Ziel von 5S ist es, den Arbeitsplatz so zu gestalten, dass alle für die Produktion benötigten Einsatzmittel, wie z.B. Einzel- und Ersatzteile, Geräte oder Werkzeuge, immer griffbereit sind und der Arbeitsablauf nicht gestört wird. Die fünf Grundsätze dabei lauten:

• Sortiere aus: Alles, was der Arbeiter am Arbeitsplatz nicht benötigt, wird entfernt.
• Stelle ordentlich hin: Alles, was der Arbeiter am Arbeitsplatz benötigt, erhält einen festen Platz.
• Säubere: Den Arbeitsplatz von Grund auf reinigen.
• Sauberkeit bewahren: Der Arbeitsplatz wird kontinuierlich sauber gehalten.
• Selbstdisziplin: Nicht von dem Konzept abweichen.

5S für die Datenablage

Diese Grundprinzipien lassen sich auch auf die Arbeit mit elektronischen Medien übertragen. So können Sie 5S z.B. einsetzen für die Datenablage, die Organisation Ihres Mail-Postfachs oder für das individuelle Einrichten häufig genutzter Software. Nachfolgend ein Beispiel, wie der Einsatz der Methode für die Datenorganisation aussehen kann.

Herr Hausmann hat eine Idee

Schon seit längerer Zeit ist Herr Hausmann unzufrieden mit der Datenablage in seinen Projekten. Dabei ist der Wildwuchs an Dateien und Ordnern nicht nur seinen Kollegen geschuldet, sondern er selbst ist mit dem Anlegen eines neuen Ordners oder dem unbedachten Benennen einer Datei schnell bei der Sache. Zufällig stolpert er bei einer Recherche über einen Artikel zu den 5S und findet, dass sich dieses Vorgehen doch auch auf die Datenablage in seinen Projekten anwenden lässt.

Als Basis sucht sich Herr Hausmann zunächst drei Projektordner erst kürzlich abgeschlossener Projekte heraus. Auf diese Ordner wendet er die 5S-Methode an, um so eine feste Ordner- und Dateistruktur für seine zukünftigen Projekte aufzubauen. Dabei achtet er besonders darauf, Projektordner auszuwählen, die im Hinblick auf die Projektdurchführung sowie die Art der Projektdaten (Statusberichte, Risikoanalysen etc.) typisch für das Unternehmen sind. Dadurch kann er alle notwendigen Dateien und Ordner für eine einheitliche Datenstrukturierung identifizieren.

Schritt 1: Sortiere aus

Als erstes betrachtet Herr Hausmann die Ordnerstruktur der Projektordner. Wo verbergen sich die "Ordner-Leichen"? So geht er z.B. bei einem der Projektordner alle 18 Ordner auf der obersten Ebene einmal durch und findet dabei welche, die thematisch dort eigentlich nichts verloren haben. Für Herrn Hausmann stehen zwei Fragen im Vordergrund: "Lassen sich die Dateien in diesen Ordnern auch in anderen Ordnern ablegen?" bzw. "Ist es nicht sinnvoll, diese Ordner als Unterordner an andere Stelle zu verschieben?"

Auf diese Weise identifiziert er sieben Ordner, die Dateien enthalten, die sich auch gut in andere Ordner einfügen lassen; die nicht mehr benötigten Original-Ordner löscht er im Anschluss. Vier Ordner verschiebt er und fügt sie als Unterordner an anderer Stelle ein (z.B. den Ordner "Business Case" in "Projektmanagement"). Damit liegt ihm eine erste grobe Ordnerstruktur vor.

Als nächstes sieht sich Herr Hausmann die anderen beiden Projektordner genauer an, die er sich als Vorlage herausgesucht hat. Dabei gleicht er die Inhalte dieser beiden Ordner mit der neu erstellten Ordnerstruktur ab und prüft sie auf Gemeinsamkeiten. So findet sich z.B. der Ordner "Konzeption" in allen drei Projektordnern auf oberster Ebene wieder. Auf diese Weise kristallisiert sich die neue Ordnerstruktur auf oberster Ebene heraus (s. Bild 1).

Bild 1: Eine neue Ordnerstruktur als Standardvorlage.

Schritt 2: Stelle ordentlich hin